Auch wenn die offizielle Homeoffice-Pflicht nicht mehr gilt. Das Thema „Modern Workplace“ bleibt im Unternehmen aktuell. In einem „Mixed Interview“ mit Midrange Mail (MM) erläutert Robin Hartmann, Head of Modern Workplace bei der itmX GmbH, die Vorteile.
MM: Wie lautet Ihre Definition eines Modern Workplace?
Hartmann: Es ist wirklich schwer eine einheitliche Definition für den Modern Workplace wiederzugeben. Viele Unternehmen verstehen darunter die IT-Infrastruktur oder auch Arbeitszeitmodelle. Dies gehört für mich auch zum prinzipiellen Verständnis, aber mein persönlicher Fokus liegt auf der Modernisierung von Geschäftsprozessen in den Bereichen Marketing, Vertrieb, Service und Commerce.
Quelle: itmX GmbHRobin Hartmann ist Head of Modern Workplace bei der itmX GmbH
MM: Wie hängt das Thema Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit dem „Modern Workplace“ zusammen?
Hartmann: Gerade durch die Pandemie wurden in vielen Unternehmen neue Systeme in Rekordzeit eingeführt. In vielen Unternehmen wurde beispielsweise Microsoft Teams eingeführt und sollte nun von allen Abteilungen genutzt werden. In allen Abteilungen bestehen aber heute schon Prozesse, die mit angepasst werden müssen. Wir selbst sind ja auch Hersteller einer CRM-Lösung, deshalb möchte ich dies mit einem Beispiel aus unserem täglichen Business verbildlichen: Die Vertriebsmitarbeiter sind früher zur Angebotsfreigabe durch den Vertriebsleiter immer direkt ins Büro nebenan gegangen und haben die Angebote unterschreiben lassen. Durch Home Office und Remote Arbeit stellt sich aber nun die Frage, wie beispielsweise über Microsoft Teams dieser Prozess modernisiert werden kann um die digitale Angebotsfreigabe umzusetzen und bestmöglich auch noch im CRM nachzuhalten.
MM: Wie lauten die wichtigsten Vorteile für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern einen Modern Workplace zur Verfügung stellen?
Hartmann: Es geht aus meiner Sicht darum dem Anwender seine Arbeit so einfach wie möglich zu machen. Im Daily Business gibt es immer unterschiedliche Applikationen die genutzt werden: Die Business Applikationen (z.B. das CRM) und Office/Microsoft Anwendungen (Outlook, Teams, …). Die Anwender nutzen dabei während der täglichen Arbeit häufig verstärkt die Office/Microsoft Anwendungen. Deshalb stellt sich hier immer die Frage, wie bekommen wir die Business Applikationen bestmöglich integriert, z.B. durch automatisierte Informations-Flows oder Workflows die aus Business Applikationen und in den Office/ Microsoft Anwendungen aktiv genutzt werden können.
MM: Welchen Stellenwert nimmt der Modern Workplace ein, wenn es darum geht, die perfekte Arbeitsumgebung für Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen, selbst wenn verschiedene Services von unterschiedlichen Herstellern zu kombinieren sind?
Hartmann: Einem Mitarbeiter ist es normalerweise egal, woher gewisse Informationen kommen. Es ist eher wichtig, dass alle Informationen vorliegen und die Bearbeitung der Aufgabe schnellstmöglich stattfinden kann. Deshalb ist es für mich so extrem wichtig die Prozesse der Anwender zu betrachten und zu vereinfachen. Der Anwender soll sich nicht mehr an fünf verschiedenen Systemen anmelden wenn er Informationen braucht, sondern soll diese bestmöglich automatisiert erhalten.
MM: Wie lassen sich die Services eines Modern Workplace für die verschiedenen Fachabteilungen im Unternehmen passgenau abbilden?
Hartmann: Jede Fachabteilung hat seine eigenen Prozesse, die es gilt zu analysieren. Nicht für jeden Prozess besteht der Bedarf zur Modernisierung oder auch nicht jeder Prozess lässt sich modernisieren. Für mich ist es deshalb wichtig die Prozesse des Kunden zu verstehen, Schwachstellen und Stärken herauszuarbeiten und durch unsere Expertise zu entscheiden, ob es Sinn macht diesen Prozess mit neuen Tools anzupassen oder den bestehenden Prozess vielleicht auch nur etwas anzupassen.
Rainer Huttenloher
Hier geht es im Videoclip weiter mit dem Interview:
