Ceyoniq im Interview: Ein ECM-System ist die entscheidende Brücke bei der ERP-Migration

Marc Brudzinski ist Bereichsleiter Marketing bei der Ceyoniq Technology GmbH. Im MIDRANGE-Interview stellt er sich unseren Fragen zu ERP-Migration – insbesondere von SAP HANA zu SAP S/4HANA. Er gibt entscheidende Tipps für Unternehmen, die vor der Migrations-Entscheidung stehen, und erläutert, wie ein ECM-System dabei helfen kann.

Was ist aus Ihrer Sicht der größte Unterschied zwischen SAP HANA zu SAP S/4HANA?

SAP S/4HANA ist aus Sicht von SAP die Software der Zukunft, auf die alle Unternehmen setzen sollten, die langfristig mit SAP planen. Jede mittel- und langfristige Unternehmensinvestition muss in SAP S/4HANA einzahlen.

Warum sollten Unternehmen umsteigen? Was sind die größten Vorteile des neuen Systems?

Mit SAP S/4HANA sichern Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit. SAP S/4HANA bietet ihnen die Möglichkeit, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, insbesondere durch eine schnellere Datenverarbeitung, Echtzeitanalysen und den Einsatz neuer Technologien. Durch die Nutzung der Plattform SAP HANA kann SAP S/4HANA komplexe Daten in Echtzeit verarbeiten, Vorhersagen treffen, Daten visualisieren und Simulationen durchführen. SAP S/4HANA bietet zudem mit SAP Fiori eine neue, benutzerfreundliche Oberfläche.

Wie steht’s im Markt? Zögern noch viele Unternehmen oder sind alle bereits überzeugt und werden migrieren?

Die Unternehmen sehen grundsätzlich die Vorteile, die sich durch eine Migration zu SAP S/4HANA ergeben und planen diese für die Zukunft ein. Viele Unternehmen zögern, weil sie die Komplexität und Dauer eines Migrationsprojektes scheuen. Neben den Aufwänden der technischen und der Datenmigration ist auch die Abbildung der Unternehmensprozesse zu berücksichtigen, die im Rahmen einer Migration allesamt auf den Prüfstand sollten.

Welche Art von Migration empfehlen Sie? Greenfield oder Brownfield? Warum?

Um die Vorteile von Echtzeit- und Predictive-Analysen besser nutzen zu können, raten wir zu einem Brownfield-Ansatz. Allerdings geht unsere Empfehlung weiter: Unternehmen sollten prüfen, welche historischen Daten zurückgelassen werden können und welche Unternehmensprozesse neu bewertet und optimiert werden können. Somit sprechen wir eine starke Empfehlung für einen goldenen Mittelweg aus, den sogenannten Bluefield-Ansatz. Ein ECM-System wie nscale kann hierbei eine entscheidende Brücke für die Migration der Daten und Dokumente darstellen.

Was versteht man unter ECM? Oft findet man auch den Begriff EIM. Worum geht’s denn nun und wo liegen hier die Unterschiede?

Enterprise Content Management (ECM) ist ein weitreichender Begriff, hinter dem sich weder eine einzelne Technologie, noch eine Methodik oder ein Prozess verbirgt. Unter ECM ist zunächst die systematische Sammlung und Organisation von Informationen bzw. Dokumenten zu verstehen, die von einer spezifischen Nutzergruppe verwendet werden sollen.

Konkret umfasst ECM ein Set von Technologien, die zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten in Verbindung mit den jeweiligen Prozessen innerhalb der Organisation genutzt werden.

Dabei verbindet ECM im Optimalfall die gesamte Prozesskette der Informationsverarbeitung: vom Input- und Dokumentenmanagement über Collaboration und Business-Process-Management bis hin zur rechtssicheren, elektronischen Archivierung.

Das Enterprise Content Management muss hierbei vom Dokumentenmanagement und den entsprechenden Systemen (DMS) abgegrenzt werden. Dieser Begriff bezieht sich auf die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente und ist ein Teil des ECM.

Das Enterprise Information Management (EIM) wiederum ist die Weiterentwicklung von ECM. Hier sind eine ganzheitliche und strukturierte Verwaltung und die Organisation von Informationen aller Art im Unternehmen das Ziel. Im Vergleich zum ECM sind hier zusätzliche Funktionalitäten wie Collaboration und kommunikative Elemente vorhanden, die gegebenenfalls an einem Prozess orientiert sind.

Warum ist das für Unternehmen wichtig?

Systeme für das Enterprise Content Management gehören zu den wesentlichen Treibern bei der Digitalisierung innerbetrieblicher Prozesse. Sie sind das zentrale Tool für das digitale Handling von Informationen und Dokumenten aller Art. Über eine im Optimalfall offene Architektur können sie sich nahtlos in die bestehende Softwarelandschaft einfügen und so einen spürbaren Mehrwert für die Organisation schaffen.

Ein ECM-System ist die Schaltzentrale der digitalen Transformation von Unternehmen. Denn die verschiedenen Systeme und Einzellösungen – etwa das ERP oder eine Finanzbuchhaltungssoftware – benötigen Zugriff auf strukturierte Daten, um effizient zu arbeiten und Mehrwerte im Geschäftsalltag zu erzeugen. Es stellt nicht nur sämtliche Informationen im Unternehmen zentral und strukturiert zur Verfügung; es integriert zudem Einzellösungen und ermöglicht deren Zusammenspiel im Rahmen einer unternehmensweiten digitalen Prozessautomatisierung.

Unter dem Strich werden Prozesse beschleunigt, effizienter und transparenter. Das macht sich nicht nur in den Workflows, sondern auch monetär bemerkbar: Investitionen in ECM-Systeme amortisieren sich bereits nach kurzer Zeit.

Was bedeutet das in Bezug auf Compliance und Aufbewahrungspflichten?

Mit dem Einsatz des ECM-Systems nscale von Ceyoniq erfüllen Unternehmen alle Anforderungen an die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), die das Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgelegt hat. nscale sichert damit die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, die Vollständigkeit, die Richtigkeit, die zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung sowie die Ordnung und die Unveränderbarkeit. Außerdem unterstützt das System bei den Pflichten an einen sauberen IT-Betrieb und bei integren Erfassungs- und Verarbeitungsprozessen.

Welche Rolle spielen ECM-Systeme im Rahmen der Migration?

Ein ECM-System wie nscale stellt bei der Migration von Daten und Dokumenten eine entscheidende Brücke für den Brownfield-Ansatz zur Verfügung. Dieser ermöglicht es, die bestehende Daten- und Dokumentenbasis direkt in das migrierte System zu übernehmen. Der Low-Code-/No-Code-Ansatz von nscale gibt Unternehmen die Fähigkeit, wichtige Prozesse in kürzester Zeit zu digitalisieren, um damit ganze Unternehmen effizienter und wettbewerbsfähiger zu machen.

Und SAP kann das nicht selbst?

nscale dient als mehrfacher Beschleuniger bei der Digitalisierung und als entscheidendes Bindeglied in der heterogenen Systemlandschaft von Unternehmen. Mit einem ECM-System erhalten Unternehmen die Möglichkeit, Systembrüche bei den Prozessen zu eliminieren, auf diese Weise die Digitalisierung eines Unternehmens auszubauen und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. SAP ist in diesem Sinne ein angebundenes Repository-System unter mehreren.

Ihr Produkt heißt nscale. Warum sollten Unternehmen auf Ihre Lösung setzen?

Die Informationsplattform nscale ist eine leistungsstarke, hochintegrierte und überaus flexible Lösung, um Daten zur rechten Zeit verfügbar zu machen, sie mit Geschäftsprozessen zu verknüpfen und Anwendern zum Wissensaustausch und zur Diskussion zur Verfügung zu stellen. Die Lösung bietet einen großen Funktionsumfang für alle Bereiche des Informations- und Dokumentenmanagements. Damit ist sie für sämtliche Unternehmensanforderungen optimal aufgestellt und deckt unterschiedlichste Anforderungen zuverlässig ab. Dank intelligentem Zugriffsmanagement können Benutzer jederzeit und von überall mit definierbaren Rollen und Berechtigungen auf die für sie relevanten Informationen zugreifen. Und sollten die Anforderungen sich einmal ändern, wächst nscale ganz einfach mit dem Unternehmen mit. Ob eine einzelne Abteilung oder die gesamte Organisation: Dank der Skalierbarkeit passt sich die Lösung individuellen Bedürfnissen optimal an.

Hauptgedanken von nscale sind die Unterstützung des teamorientierten Arbeitens sowie eine maximale Nutzerfreundlichkeit für alle Anwender. Das Team tauscht sich aus, diskutiert, wägt ab und trifft Entscheidungen auf Basis des konsolidierten Wissens. Dabei bleiben alle Teammitglieder frei und beweglich, da sie zu jeder Zeit von überall aus zusammenarbeiten können.

Ein weiterer wichtiger Schwerpunkt ist die hohe Integrationsfähigkeit der Informationsplattform: nscale integriert sich nahtlos in die bestehende Architektur von Unternehmen und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf. Der entscheidende Faktor ist, den fachlichen Bezug der Informationen mit Geschäftsprozessen passgenau herstellen und verknüpfen zu können.

Das sieht das SAP Integration Certification Center ähnlich, richtig?

Alle nscale Integrationslösungen sind von SAP offiziell zertifiziert, um unserem hohen Anspruch an die Integrationsfähigkeit und Qualität gerecht zu werden.

Welche Schnittstellen bietet nscale?

nscale ist ein offenes und modernes System. Neben der Bereitstellung von passenden Lösungen und intuitiven Anwenderoberflächen bietet es verschiedenste Schnittstellen auf allen Ebenen an: Schnittstellen zur datenbasierten Kommunikation wie auch vollständige Software Development Kits (SDK) mit web- und Windows-basierten Masken. Die Informationsplattform nscale bietet Anwendungsentwicklern sowohl nscale-eigene als auch standardisierte Industrie-Schnittstellen an.

nscale stellt beispielsweise eine zertifizierte Schnittstelle für CMIS zu Verfügung, aber auch für Archive Link und viele weitere Systeme, zum Beispiel DATEV.

S/4HANA in der Cloud oder On-Premise? Was würden Sie empfehlen?

Alle zukünftigen Entwicklungen und Innovationen bei SAP zahlen immer mehr auf S/4HANA in der Cloud ein. Die Bereitstellungszeiten und die Kadenz der Implementierung von neuen Funktionen und kontinuierlichen Innovationen sind bei S/4HANA in der Cloud deutlich geringer. Ein wichtiger Aspekt ist der Individualisierungsgrad der Anforderungen an S/4HANA und damit die Entscheidung für ein System aus der Private oder der Public-Cloud.

nscale wird sowohl On-Premises als auch in einer Cloud-Variante angeboten – der Kunde erhält hier jede mögliche Flexibilität und Skalierbarkeit.

Ein Unternehmen will nun migrieren – welche Tipps geben Sie mit?

1. Anforderungskatalog: Evaluieren der Ausprägung von Anforderungen an eine individualisierte Lösung vs. Möglichkeiten der Nutzung einer Standardlösung von SAP.
2. Datenanalyse: Taggen von wichtigen Daten und Informationen und Herausfiltern von historischen, nicht mehr relevanten Daten.
3. Prozessdefinition: Definieren von unternehmensrelevanten Prozessen, Erstellen einer Übersicht, Priorisieren von Prozessen.
4. Pilotphase: Erstellen einer Anforderungsbeschreibung an die Datenmigration und Prozesserstellung, Aufsetzen eines ersten Piloten.
5. Lessons Learned: Identifizierung von Verbesserungspotenzialen aus der Pilotphase.
6. Migration: Migration der priorisierten Daten- und Prozess-Items.
7. Go Live: Festlegung auf eine Big-Bang- oder Stufenmethodik, Anwenderschulung und Bereitstellung von Support, Erstellen eines Backout-Plans.

Hier geht’s zur Website von Ceyoniq.