Die Kooperation eines führenden Zulieferers für Dach- und Fassadenbau mit einem smarten österreichischen ERP-Softwarehaus im Bereich des Finanzwesens zeigt: Es muss nicht immer Goliath sein, David kann’s auch.
Es kommt nicht immer auf die Größe an: Deutschlands führender mittelständischer Fachhändler rund um den Dach- und Fassadenbau entschied sich bei der softwareseitigen Neuorganisation des Finanzwesens bewusst gegen einen Branchenriesen. In enger Abstimmung mit dem Kunden stellte IGS Systemmanagement aus Oberösterreich mit deren innovativer ERP-Software auf IBM i-Basis die Weichen in die digitale Zukunft und für die strategische Neuausrichtung des Unternehmens. Eine Erfolgsgeschichte.
Die Melle Gallhöfer Dach GmbH betreibt vom Hauptsitz im nordrhein-westfälischen Neuss aus deutschlandweit ca. 50 Standorte und beschäftigt über 700 Mitarbeiter. Das Unternehmen punktet mit Fachwissen, Service und einem riesigen Sortiment. Der Fuhrpark umfasst ca. 400 Fahrzeuge. Bei der Steuerung und Organisation der komplexen internen Finanzprozesse ist Effizienz der entscheidende Erfolgsfaktor. Neben einem hohen Automatisierungsgrad und der Digitalisierung zentraler Prozesse sorgt die neue Unternehmenssoftware der IGS Systemmanagement zusätzlich für eine sehr gute Informationsqualität. So sind zum Beispiel steuerungsrelevante Kennzahlen on demand verfügbar. Darüber hinaus begeistert die Software der österreichischen ERP-Experten mit einem hohen Integrationsgrad und einem modernen Look and Feel.
Operation am schlagenden Herzen
In Abstimmung mit dem Projektteam der Melle Gallhöfer Dach GmbH und der für die Hardware-Konfiguration verantwortlichen Wilsch-Gruppe aus Grünwald bei München plante IGS eine Projektumsetzung im laufenden Betrieb und entschied sich für eine vollständige Übernahme der Buchungsdaten für das laufende Geschäftsjahr – und das kurz vor dem Jahreswechsel.
Gleichzeitig wurden alle historischen Buchungsdaten in ein modernes Datenbanksystem übertragen. Definiertes Ziel war es, bis zum Jahresende perfekt für den Jahresabschluss sowie für das Controlling und die Planung im neuen Geschäftsjahr gerüstet zu sein. Im Bereich Workflow wurde der standortübergreifende Prozess der Eingangsrechnungsprüfung für die digitale Abwicklung abgebildet und zwar vom Scan bis zur Bezahlung.
Vernetztes Denken der Projektpartner
Ausschlaggebend für die erfolgreiche Projektumsetzung war nicht zuletzt die partnerschaftliche Zusammenarbeit der Hard- und Software-Experten. Sie ermöglichte den unkomplizierten und schnellen Austausch und damit die Projektrealisierung innerhalb der ambitionierten Zeitvorgabe.
Vorteilhaft war auch, dass die Münchner Wilsch-Gruppe seit 20 Jahren Hardware-Lieferant der Melle Gallhöfer Dach GmbH ist und daher die IT-Landschaft des Kunden in und auswendig kennt. „Das bereichsübergreifende Denken ist ein wichtiger Hebel für die erfolgreiche Umsetzung eines nachhaltigen Projektes“, konstatierte Mag. Marc Weginger, Geschäftsführer von IGS Systemmanagement.
Nur zwei Monate bis zur Zukunft
Nach erfolgreichen Tests der Datenübernahme gingen innerhalb von zwei Monaten die Finanzbuchhaltung, das Anlagenmanagement, das Bilanzmanagement und das monatliche Reporting erfolgreich in Echtbetrieb. Parallel dazu wurde der gesamte Kostenrechnungsprozess standortübergreifend mit dem interaktiven IGS Workflow- und Dokumentenmanagement digitalisiert und hoch automatisiert.
Der integrierte Mailservice übernimmt die direkte Erkennung elektronischer Rechnungen, wobei die Bearbeitung und die Verarbeitung durch die Buchhaltung erfolgten. Die Integration geht so weit, dass direkt im Workflow über einen intelligenten Buchungsdialog kontiert werden kann. Die Bereiche der Finanzbuchhaltung laufen jetzt automatisiert, der drill-down auf den digitalen Beleg ist jederzeit möglich. Das Controlling zeichnen eine aussagekräftige Kostenstellenrechnung sowie ein Profit-Center-Modell aus.
Plädoyer für den Branchen-David
„Unser Ziel ist es, mit einer hochfunktionalen und integrativen Software, die genau auf die Bedürfnisse und Anforderungen unserer Kunden abgestimmt ist, standardisierte Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten“, erklärt IGS-Geschäftsführer Mag. Marc Weginger. Beste Maßzahl sei dabei die Zufriedenheit des Kunden, die im Falle der Melle Gallhöfer GmbH auf die bestmögliche Weise zum Ausdruck gebracht wurde:
Von dem Unternehmen gab es bereits mehrere Folgeaufträge für IGS. Der CFO Steffen Hirsch begründet diese Entscheidung so: „In IGS haben wir einen Geschäftspartner gefunden, der mit seinen innovativen Lösungsansätzen überzeugt und mit dem wir unsere ehrgeizigen Ambitionen in Richtung Digitalisierung weiter vorantreiben können.“
Mag. Marc Weginger
