Digitale Projektakten mit automatisierten Workflows machen Teams schneller, flexibler und unabhängiger. Alle Dokumente eines Projekts sind stets transparent einsehbar und sicher archiviert. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) kann die digitale Projektakte ein wichtiges Tool für den digitalen Einstieg sein, um bei der fortschreitenden Digitalisierung das vorgegebene Tempo mitzugehen und auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.
Die Zahl der Projekte steigt. Um angestrebte Ziele zu erreichen, sind digitale Workflows von zentraler Bedeutung. Vielerorts sind Abläufe im Projektmanagement jedoch noch manuell angelegt, geprägt von Papier und damit von Medienbrüchen. Dies belegt der aktuelle Digital Office Index 2022 des Digitalverbandes Bitkom, nachdem lediglich acht Prozent der befragten Unternehmen vorangehen und ihre Papierakten digitalisiert haben. Immerhin planen mehr als die Hälfte, ihren Papiereingang zu digitalisieren und im nächsten Schritt die damit verbundenen Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Aber es zeigt sich eben auch, dass 92 Prozent der Befragten in ihren Büros mindestens teilweise noch papierbasiert arbeiten.
Die Gründe hierfür sind vielfältig, aber nicht selten herrscht vielerorts immer noch die Fehlannahme, dass die Digitalisierung komplett alleine gestemmt werden muss – wodurch Prozesse unnötig aufgeschoben werden. Dabei ist die Zeit der digitalen Alleingänge längst vorbei: Mit der Unterstützung eines erfahrenen Implementierungspartners eignet sich die digitale Projektakte als optimaler Einstieg in die Digitalisierung.
Die digitale Projektakte ist ein Modul einer ECM-Lösung, einem Softwaresystem für das digitale Dokumentenmanagement. Ihre Aufgabe besteht darin, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Workflows zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer worauf zugreifen darf, regeln Authentifizierungen. Die digitale Projektakte lässt sich zudem individuell anpassen– sei es an eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung.
Digitale Projektakten ermöglichen ortsunabhängige Zusammenarbeit
Digitale Projektakten begleiten und steuern Projektabläufe durchgängig elektronisch. Ihre Stärken zeigen sich insbesondere, wenn mehrere Abteilungen involviert sind oder standortübergreifend gearbeitet wird. Da alle Beteiligten jederzeit auf die für sie wichtigen Dokumente zugreifen können, kann unabhängig voneinander gearbeitet und das Projekt so schneller vorangetrieben werden. Zugleich ermöglicht die offene Kooperation, Entwicklung und Fortschritte jedes einzelnen Teilschritts transparent mitzuverfolgen.
Diese Transparenz verhindert ungewollte Wendungen, denn eines ist allen Projektmanagern klar: Komplexere Projekte entwickeln nicht selten eine Eigendynamik. Mögen Ziel und Meilensteine anfangs noch schlüssig festgelegt worden sein: Man lernt dazu und justiert im Prozess nach. Solche müssen offen kommuniziert werden, denn schlecht koordinierte Projekte kosten Zeit, Geld und Manpower – und versanden irgendwann im Nirgendwo.
Integrative Teamarbeit durch ein gemeinsames Projektverständnis
Um einer solchen Entwicklung entgegenzuwirken, sorgen digitale Projektakten durch ihre standardisierten Abläufe und klaren Strukturen für ein gemeinsames Projektverständnis bei allen Beteiligten – egal von welchem Ort die Teammitglieder arbeiten. Darüber hinaus ermöglichen digitale Projektakten eine automatisierte Ablage aller Dokumente in einem zentralen digitalen Archiv.
Das vereinfacht nicht nur deren Dokumentation, sondern stellt zudem über eine komfortable, selbsterklärende Suchfunktion das schnelle Auffinden dieser für alle Beteiligten sicher. Projektlaufzeiten lassen sich auf diese Weise verkürzen und Kosteneinsparungen erzielen. Digital archivierte Projektdokumente bilden zudem die Grundlage für transparente und sichere Geschäftsprozesse, weil diese so konzipiert sind, dass Unternehmen ihre Compliance-Richtlinien einhalten können und dies unabhängig davon, ob die Angestellten remote von unterwegs oder zuhause arbeiten oder in Präsenz im Büro.
Relevante Informationen mit einem Klick verfügbar
In der digitalen Projektakte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Projekt-relevante Informationen und Dokumente aus Systemen wie ERP, Finanzbuchhaltung oder CRM werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. Neue Dokumente – intern erarbeitet, oder aus externen Quellen – werden sicher verarbeitet und den passenden Ordnern der Projektakte zugeordnet.
Das gilt auch für eingescannte Papierdokumente oder für E-Mails mit Anhängen. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management und Projektleiter jederzeit informiert. Sie können sich durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand bringen lassen.
Wie die digitale Projektakte den Projektablauf steuert
Jedes Projekt ist anders. Warum die digitale Projektakte gerade deshalb beim Projektmanagement unverzichtbar ist, zeigen diese vier Vorteile.
- Digitale Archivierung: In Projekten müssen alle relevanten Informationen und Dokumente so abgelegt werden, dass Mitarbeiter später sofort darauf zugreifen können. Das Problem: Woher sollen diese wissen, was in einigen Wochen oder Monaten „relevant“ ist? Die Lösung: alles archivieren. Dabei hilft die digitale Projektakte mit ihrer Ordnerstruktur und einer intelligenten wie auch selbsterklärenden Suchfunktion. Zudem werden alle Änderungen protokolliert, sodass sich sämtliche Versionen eines Dokuments rekonstruieren lassen. Bei jeder Änderung wird genau festgehalten, wer was gemacht hat.
- Zentraler Zugriff auf Informationen: Alle Dokumente und Informationen werden zentral gespeichert. Die Projektbeteiligten haben jederzeit und von überall aus Zugriff auf die für sie wichtigen Unterlagen. Ein Rechtesystem sorgt für Zugriffsberechtigungen und -verweigerungen.
- Automatisierte Abläufe: Die digitale Projektakte legt Dokumente automatisiert an den richtigen Stellen ab. Sie werden indexiert und sind im Volltext durchsuchbar. Zusätzlich kann über Metadaten wie Datum, Rechnungsnummer oder Dokumententyp gesucht werden.
- Erleichterte Dokumentation: Über die digitale Projektakte lassen sich alle Informationen für die abschließende Projektdokumentation problemlos zusammenstellen. Alle Zahlen und Informationen sind rasch über die Suchfunktion zu finden.
Digitale Projektakten können Unternehmen befähigen, mit Firmeninformationen effizienter zu arbeiten. Zudem befähigen sie Mitarbeitende in Zeiten von Hybrid Work, orts- und zeitunabhängig miteinander zu arbeiten.
Gerade für den Mittelstand ist die digitale Projektakte somit ein geeigneter Einstieg in die Digitalisierung, da die eingeführten Maßnahmen schnell einen merkbaren Effekt mit sich bringen können. Das wiederum fördert die Akzeptanz digitaler Prozesse bei Mitarbeitenden, wodurch die digitale Transformation des gesamten Unternehmens künftig noch einfacher vorangetrieben werden kann.
Stefan Halupka ist Director der Business Unit ECM & ICT DACH bei TA Triumph-Adler.
