Eine E-Mail kann nicht versandt werden, weil der Anhang zu groß ist, oder: Im Team wird an unterschiedlichen Versionen eines Dokuments gearbeitet und am Ende herrscht vollständiges Chaos. Diese und weitere Probleme lassen sich beheben, wenn Dateien als Links zu einem Cloud-Speicher verschickt werden und nicht als lokaler, „physischer“ Anhang.
Nach wie vor ist es beim Versenden von Dateien via E-Mail üblich, diese als „physische“, lokale Anhänge beizufügen. Das Problem: Diese Methode ist vergleichsweise langsam, unübersichtlich und mit einer Reihe von Sicherheitsrisiken verbunden.
Doch es gibt eine gute Alternative: Anstatt als Anhang können Sie Dateien auch als Links zu einem Cloud-Speicher Ihrer Wahl per E-Mail versenden.
Was sind Cloud-Anhänge?
Unter Cloud-Anhängen versteht man Dateien, die zuerst auf einen Cloud-Speicherdienst hochgeladen und anschließend als Link in einer E-Mail verschickt werden. Der Empfänger klickt nach Erhalt der E-Mail einfach auf den Link und kann sich die gewünschten Dateien entweder vom Cloud-Server herunterladen oder sie lediglich dort ansehen.
Besonders vorteilhaft ist es, wenn ein E-Mail-Client möglichst viele verschiedene Cloud-Anbieter unterstützt. Schließlich nutzen die verschiedenen Leute, mit welchen man per E-Mail kommuniziert, auch verschiedene Cloud-Anbieter. Der eM Client etwa unterstützt derzeit OneDrive, Google Drive, DropBox, OwnCloud und Nextcloud.
Je nach Fähigkeiten des jeweiligen Cloud-Anbieters gibt es verschiedene Optionen und Funktionen, was genau Sie mit einem Cloud-Anhang tun können. Oftmals ist der volle Funktionsumfang nur mit einem Premium-Abonnement des Cloud-Speicherdienstes verfügbar.
Warum sollte man Cloud-Anhänge verwenden?
Die Verwendung von Cloud-Anhängen bietet viele Vorteile gegenüber lokalen Anhängen. Hier sind die drei wichtigsten:
- Größe: E-Mails mit Cloud-Anhängen sind deutlich kleiner als solche mit lokalen Anhängen. Das ist vor allem dann sehr nützlich, wenn es darum geht, große Dateien wie etwa Bilder oder Videos oder eine große Anzahl an Dateien zu versenden. Außerdem vermeiden es Anwender, dass die E-Mail vom Empfänger wegen eines zu großen Anhangs blockiert wird oder im Spam-Ordner landet. Zudem kann die E-Mail wegen der geringeren Größe deutlich schneller geöffnet werden, was insbesondere Nutzer in Gebieten mit schlechter Internetverbindung zu schätzen wissen. Schließlich gibt es keine Obergrenze für die Gesamtgröße der von Ihnen gesendeten Dateien – ganz im Gegensatz zu lokalen Anhängen. Die einzige Begrenzung ist die Ihres Cloud-Speichers.
- Aktualität: Bereits gesendete Dateien können jederzeit weiter aktualisiert oder auch entfernt werden. So sieht der Empfänger automatisch stets die neueste Version der von Ihnen gesandten Datei beziehungsweise kann mit dieser weiterarbeiten. Da man nicht bei jeder Änderung bzw. Aktualisierung eine neue E-Mail mit neuem Anhang schicken muss, greift der Empfänger garantiert immer auf den richtigen Anhang zu. Gerade für Teams, die oft an gemeinsamen Dokumenten arbeiten, ist das ein großer Vorteil.
- Sicherheit: Cloud-Anhänge ermöglichen einem deutlich mehr Sicherheitseinstellungen als lokale Anhänge. So können Benutzer beispielsweise durch einen Kennwortschutz und ein Verfallsdatum eine zusätzliche Sicherheitsebene für ihre Dateien hinzufügen. Des Weiteren können sie definieren, wozu genau der Empfänger berechtigt sein soll, etwa ob er ein Dokument nur lesen oder auch bearbeiten darf. Das ermöglicht einem eine bessere Kontrolle über die eigenen Daten und macht das Senden von Dateien insgesamt sicherer.
Durch die Verwendung von Cloud-Anhängen anstatt lokaler Anhänge wird die E-Mail-Kommunikation schneller und einfacher. Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten fällt leichter, zumal alle Teammitglieder stets die aktuellste Version erhalten. Das Plus an möglichen Sicherheitseinstellungen macht Cloud-Anhänge zur Methode der Wahl, wenn ein hohes Maß an Sicherheit bei der Zusammenarbeit im beruflichen oder privaten Umfeld gefordert ist.
Michal Bürger ist CEO und Mitgründer von eM Client.
