Die Arbeit aus dem Homeoffice ist und bleibt eine Herausforderung. Dazu macht sich in vielen Unternehmen bereits eine „digitale Müdigkeit“ breit – davon ist Nicolas Lange überzeugt. Für den Manager Team Strategy & Agile Organization bei der BTC Business Technology Consulting AG ist klar, dass viele Mitarbeiter das Springen von digitalem Meeting zu digitalem Meeting als ermüdender empfinden als den klassischen Büroalltag; sie seien gestresst und vermissten den persönlichen Austausch mit Kollegen und Kunden.
Nicht wenige Führungskräfte sehen die Arbeit im Homeoffice kritisch. In einer aktuellen Umfrage des IFO-Instituts gaben 37 Prozent der befragten Manager und Personalchefs an, dass sie die Arbeitsergebnisse ihrer Mitarbeiter weniger gut bewerten als zu Bürozeiten. Um dem entgegen wirken zu können und zugleich die Arbeitsleistung des Einzelnen in gleichbleibend hoher Qualität zu sichern, gibt es verschiedene Bereiche der Arbeit in denen Mitarbeiter von der Führungsetage aktiv angeleitet werden sollten: Ausstattung, Arbeitsweisen, Teamgefühl und Wohlbefinden.
„Zunächst ist die richtige Ausstattung und Hardware wichtig“, bekräftigt Nicolas Lange. „Ein hochwertiges, gutsitzendes Headset oder ein Bluetooth-Konferenz-Speaker sind für Gespräche aus dem Homeoffice ihr Geld wert. Gerade die Konferenz-Speaker sind angenehm, wenn man nicht den ganzen Arbeitstag über Kopfhörer auf den Ohren tragen möchte und zugleich Rückkoppelungen durch Mikrofon und Lautsprecher im Computer sicher ausschließen will.“
Dazu kommt für den BTC-Manager ein guter Bürostuhl und im Idealfall ein höhenverstellbarer Schreibtisch. „Da letzteres im Homeoffice höchst selten zu finden sein dürfte, nutze ich einen kleinen, aber effektvollen Kniff: Verschiedene Online-Konferenzen verfolge ich von der Küchenarbeitsplatte aus! Diese ist höher als ein regulärer Schreibtisch und ermöglicht so ein angenehmes Arbeiten im Stehen.“ Hier bleibt es auch noch spannend, wie zukünftige Arbeitsverträge diesen Herausforderungen Rechnung tragen werden. Es gibt nach seiner Erfahrung schon die ersten Entwicklungen mit speziellen Passagen, die die Ausstattung im Homeoffice adressieren.
Services für digitale Kommunikation
Ein „Must Have“ in Zeiten von Corona sind laut Lange Software und Services für digitale Kommunikation: „Gerade Enterprise Messenger wie MS Teams oder Slack erfreuen sich großer Beliebtheit. Hier ist es sehr wertvoll, neben den offenliegenden Funktionalitäten zum Austausch auch jene zu kennen und zu nutzen, die Mitarbeiter in der konzentrierten Bearbeitung von Aufgaben unterstützen.“
Die wenigsten nutzen nach seiner Einschätzung zum Beispiel die Status-Funktion in Messengern. Damit könne man ausdrücken, ob man gerade verfügbar, beschäftigt oder zum Beispiel abwesend ist. „Da wir aktuell nicht mit einer geschlossenen Bürotür den Wunsch nach Ruhe ausdrücken können, kann ich empfehlen, dieses Status-Features aktiv zu nutzen“, empfiehlt Lange. „Neben der reinen Vermittlung von Verfügbarkeit habe ich hier aber auch schon Personen und Teams gesehen, die Zitate, Sprüche oder auch Witze über ihren Status kommunizieren – eine ganz neue Form von Flurfunk.“
Zusätzlich fördern eigene Channels in Kommunikationsdiensten für den sozialen Austausch im Team nachweislich die Verbundenheit und das Wohlbefinden jedes Einzelnen. „Unter unseren Kunden gibt es beispielsweise sogenannte Good Vibes-Channels, in dem sie interne Erfolge, aber auch schöne Momente aus dem Alltag im Homeoffice teilen – wie das Foto von einem selbstgebackenen Kuchen, eine gemeinsame Playlist oder auch aktuelle Memes“, erzählt Lange. „Generell ist das Kommunizieren mit Memes, Gif-Dateien oder Emojis etwas, das den isolierten Alltag aus dem Homeoffice deutlich aufhellt. Für mich sind dies Techniken, die einfach und effektvoll das Persönliche und Nahbare im Kollegenkreis trotz räumlicher Distanz aufrechterhalten.“
Nach Einschätzung von Lange gibt noch ein paar weitere Tipps zur praktischen Zusammenarbeit. So sollten Meetings am besten so geplant werden, dass sie 5 Minuten vor der vollen oder halben Stunde aufhören oder auch 5 Minuten später beginnen.
Veränderte Arbeitsweisen in der „Neuen Normalität“
Quelle: BTC AGNicolas Lange, Manager Team Strategy & Agile Organization bei der BTC Business Technology Consulting AG.
„Ebenfalls wichtig ist das feste Einplanen von Mittags- oder Kaffeepausen mit Kollegen“, empfiehlt Lange. „Aktuell steigt die Anzahl der Meetings durch das Fehlen von informellem, spontanen Austausch an der Kaffeemaschine oder in Work Cafés. Daher ist es wichtig, auch diese sozialen Momente als feste Zeiten einzuplanen.“
Zudem rät Lange, ein Meeting beim Spazierengehen mit dem Handy zu machen: „Dann bewegt man sich gleich und bekommt frische Luft. Wir müssen uns daran gewöhnen, dass so etwas jetzt normal ist und zum Arbeiten in der ‚Neuen Normalität‘ gehört. Gleichzeitig braucht es dafür auch einen offiziellen Rahmen. Eine Ankündigung der Führung oder eine Netiquette, die gewissen Verhaltensweisen im Homeoffice Alltag festlegt und Freiräume erlaubt, gibt allen Kolleginnen und Kollegen hier eine Sicherheit neue Formte zu erproben.“
Der dringlichste Appell des BTC-Manager lautet: „Achten Sie auf Ihr persönliches Wohlbefinden und machen Sie dies zu einem täglichen To-Do! Das permanente Arbeiten im Homeoffice ist für uns alle neu und stellt eine potenzielle Stresssituation dar, der jeder von uns erst einmal losgelöst vom Team gegenübersteht. Daher ist es wichtig, achtsam zu agieren und zum Beispiel genügend Bewegung in den Arbeitsalltag einzubauen.“
Routinen steigern die Performance im Homeoffice
Diese Aussage belegt Lange mit eigenen Erfahrungswerten: „Ich habe zu Beginn des Lockdowns im Frühjahr zum Beispiel vermehrte Kreislaufprobleme bekommen, weil ich teilweise sechs Stunden am Stück saß. Daraufhin habe ich mir Bewegungsroutinen fest in den Arbeitstag eingebaut. Routinen sind generell ein wichtiges Stichwort. Sie helfen uns, besser im neuen Alltag klar zu kommen. Das gemeinsame Starten und Beenden des Arbeitstages ist so eine Routine im Team, die den Zusammenhalt stärkt.“
Dazu kommt nach seiner Einschätzung eine klare Trennung zwischen Arbeitszeit und privater Zeit. Das kann entweder bedeuten, das Arbeitszimmer nach dem Feierabend nicht mehr zu betreten oder aber mindestens die Arbeitsmittel nach Beendigung der Arbeit einzupacken und aus dem Wohnraum zu entfernen. Voll nach dem Motto: „Aus den Augen, aus dem Sinn.“
„Ein weiteres Ritual, das ich mir im Homeoffice ganz bewusst bewahre, ist meine Kleidungswahl“, gesteht Lange ein. „Zwar ist auch für mich der Gedanke an Jogginghose verlockend, ich habe aber für mich festgestellt, dass ich frisch geduscht, in Jeans, Hemd und ja, auch mit Parfüm, deutlich besser agiere als in meiner Freizeitkleidung. Für mich ist das allmorgendliche Fertigmachen ‚so wie zu Bürozeiten‘ eine wichtige mentale Übung, um meine volle Konzentration abrufen zu können – gerade auch bei wichtigen Terminen. (rhh)
