Unternehmen müssen eine Fülle an Content effizient verwalten. Unabdingbar hierfür ist ein leistungsfähiges ECM-System. Dieses sollte durchdachte Funktionen für eine rechtssichere, digitale Archivierung enthalten.
Laut der Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ des Bundesverbands Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) setzen 96 Prozent der Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern Lösungen für Dokumentenmanagement oder Enterprise Content Management (ECM) ein. Signifikant dabei: 98 Prozent der Befragten verbinden mit ECM vor allem eines – die Archivierung von Dokumenten.
Dabei können die Systeme noch viel mehr: Sie führen strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen auf einer zentralen Plattform (Single Source of Truth) konsistent zusammen. Eine Herausforderung hierbei ist es, relevante Inhalte aus digitalen und physischen Dokumenten zu konsolidieren und in einem einheitlichen Format zur Verfügung zu stellen. Ein wichtiges Ziel moderner ECM-Systeme besteht darin, Redundanzen von Daten und Dokumenten in der Informationslandschaft eines Unternehmens zu vermeiden.
Dokumente rechts- und revisionssicher aufbewahren
Ein wichtiger Funktionsbaustein fortschrittlicher ECM-Lösungen ist die digitale Archivierung. Sie muss gewährleisten, dass Informationen und Dokumente im Unternehmen rechts- und revisionssicher aufbewahrt werden können. Das elektronische Archiv bietet im Vergleich zur physischen Ablage zahlreiche Vorteile: Es optimiert die Prozesse und ermöglicht ein durchgängiges Management von Informationen ohne Medienbrüche – unabhängig von der jeweiligen Quelle. Alle legitimierten Nutzer können schnell, einfach, ortsunabhängig und zu jeder Zeit auf relevante Inhalte zugreifen.
Dies erleichtert die teamübergreifende Zusammenarbeit von Mitarbeitern, die von unterschiedlichen Orten und Abteilungen aus agieren. Zudem lassen sich E-Mails verlässlich archivieren und bei Bedarf unkompliziert abrufen. Dank digitaler Datenträger werden die Informationen über einen langen Zeitraum sicher abgespeichert. Und nicht zuletzt steuern elektronische Archivierungssysteme das Berechtigungsmanagement, sodass nur legitimierte Nutzer Zugang zu den Daten haben.
Unternehmen können von all diesen Vorteilen nur profitieren, wenn sie in die richtige Archivierungssoftware investieren. enaio, eine ECM Suite des Berliner Softwareherstellers Optimal Systems, beispielsweise bietet eine optimierte Dokumentenverwaltung und Archivierung aus einer Hand. Dies gewährleistet insbesondere ein hohes Maß an Revisionssicherheit. Denn die Aufbewahrung von Dokumenten in Unternehmen ist einer Vielzahl gesetzlicher Regelungen unterworfen: So kommen für die digitale Archivierung die Richtlinien der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sowie einige Regelungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO) zur Anwendung. Die Bestimmungen regeln die revisionssichere Archivierungspflicht sowie Aufbewahrungsfristen für Bücher und Aufzeichnungen, Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie E-Mails.
Mit enaio gesetzliche Archivierungsrichtlinien einhalten
Mit der Archivierungssoftware enaio lassen sich alle diese Vorgaben im Sinne der Finanzbehörden eins zu eins abdecken. Damit werden die wichtigsten Prozesse durchgängig automatisiert und alle erforderlichen Informationen jederzeit transparent verfügbar gehalten. Sämtliche Zugriffe und Veränderungen an einem Dokument lassen sich entlang des gesamten Lebenszyklus lückenlos nachvollziehen und nachprüfen. Dies ermöglicht eine ordnungsgemäße Buchführung und optimiert Arbeitsabläufe, sowohl intern als auch im Kontakt mit den Finanzbehörden.
Darüber hinaus stellen die automatische Archivierung und fristgerechte Löschung von Informationen die Einhaltung wichtiger Datenschutzvorgaben sicher. Zudem realisieren Hersteller wie Optimal Systems durch einen Rundum-Service auch die Migration von analogen Altarchiven in flexible digitale Archive. Durch die Kombination von ECM- und Archivierungsfunktionen profitieren Unternehmen im Ergebnis von deutlichen Kosteneinsparungen.
