Entgeltabrechnungen sind für Verbände, öffentliche Einrichtungen und andere Organisationen besonders komplex. Das liegt nicht nur an einem Netz weit verzweigter Unterorganisationen, sondern auch an unterschiedlichen Tarifgruppen und Zusatzversorgungen der Mitarbeiter.
Wer Lohnabrechnungen und Personalakten noch auf Papier führt, steht vor großen Herausforderungen. Erstens, weil viel Zeit, Raum für Archiv und weitere Ressourcen investiert werden müssen und zweitens, weil qualifiziertes Fachpersonal zunehmend schwieriger zu halten und zu finden sein wird. Denn das System der Entgeltabrechnung wird ununterbrochen komplexer. Die Lösung für effizienteres Arbeiten in der Personalwirtschaft lautet daher Digitalisierung. Innovative digitale Lösungen automatisieren sich wiederholende Vorgänge und tragen zu einer effizienteren Arbeitsweise bei.
Einen Weg, den auch das Diakonische Werk in Württemberg gegangen ist. Aus der Zentrale in Stuttgart steuert die zentrale Gehaltsabrechnungsstelle ihren Service für alle 575 internen Einrichtungen und externen Kunden. Die Personalkosten für die insgesamt 40.000 Mitarbeiter betragen 1,2 Milliarden Euro brutto jährlich. Alles gestaffelt nach den Entgeltgruppen des Tarifvertrags der Evangelischen Kirche und dem TvÖD. Als die Entgeltabrechnung noch auf Papier erledigt wurde, mussten 90.000 bis 100.000 DIN-A4-Seiten pro Monat doppelt gedruckt und verschickt werden. Neben enormem Aufwand fiel dabei auch die Ökobilanz besonders unschön aus.
Mit digitaler Strategie von Quantität auf Qualität umschwenken
„Unser Anliegen war es also, von Quantität auf Qualität umzuschwenken. Das war der Startpunkt für unsere digitale Strategie“, erinnert sich Sascha Busch, Leiter Personalservice und IT der Diakonie Württemberg. Alle Mitarbeiter haben sich transparent an der Ideensammlung beteiligt und damit aktiv das neue Geschäftsmodell mitbegleitet.
Nach dem Feinschliff stellte sich anschließend die Frage: Welches Produkt kann unsere Anforderungen umsetzen?
So kam die Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller GIP GmbH aus Offenbach am Main und seiner HR-Software-Lösung Kidicap zustande, einem Spezialisten für HR-Software für den öffentlichen Dienst. Als erstes galt es, das Wissen, was in Papierform und bei den Sachbearbeitern vorhanden war, in Softwareeinstellungen zu übersetzen und ergänzend ein Regelwerk zu erstellen welches mit einem weiteren Softwarepartner umgesetzt wurde. Alles unter dem Gesichtspunkt: Was kann automatisiert werden?
Nach dem Rollout sind Busch, seine internen Mitarbeiter und Kunden überzeugt von der digitalen Lösung und dem Zusatznutzen für die Geschäftsprozesse. So entlastet die Kidicap Payroll die Entgeltspezialisten von der händischen Erfassung der unterschiedlichen Tarifgrundlagen der Mitarbeiter. Mit der Anbindung an die Private Cloud von Kidicap lassen sich stattdessen die zahlreichen Tarife und Vorgaben, per Mausklick aus der Cloud via Datenpaketen abrufen und so für jede Beschäftigtengruppe automatisch die passenden Berechnungen vornehmen, was neben einem Zeitvorteil vor allem auch die Richtigkeit der Berechnungen gewährleistet. Durch die Automatisierung werden zudem Kapazitäten frei und den Sachbearbeitern bleibt mehr Zeit, sich auf Details zu konzentrieren. Dazu kommt eine garantierte Datensicherheit mit End-to-End Verschlüsselung und Skalierbarkeit der Lösung in der Kidicap-Cloud für neue Kunden.
Effizienz durch elektronische Personalakte
Zeitraubende Archivsuchen in Papierbergen gehören somit der Vergangenheit an. Jedes Dokument wird nun in Bruchteilen von Sekunden digital gefunden und alle Einrichtungen können dezentral darauf zugreifen. So entfällt die Notwendigkeit zur doppelten Aktenstruktur und die Kunden der Diakonie brauchen selbst keinen Aktenschrank mehr, da in der Zentrale die Archivierung der Dokumente per Software automatisch in der Datenbank erfolgt. So werden die gesetzlichen Fristen für das Aufbewahren von Lohnunterlagen eingehalten ohne den vorher nötigen Platzbedarf.
Der neue Service für die Entgeltabrechnung sollte allerdings noch nicht alles sein. Die Kidicap-Lösung für die Personalwirtschaft der Diakonie Württemberg beinhaltet außerdem einen niederschwelligen Zugriff für die Mitarbeiter auf Teile der elektronischen Personalakte, die Gehaltsmitteilungen, Verträge und Schriftverkehr sicher speichert.
Die in Kidicap integrierte Personalakte hat das Arbeiten effizienter gemacht, wie Busch betont: „Wir brauchen keine weiteren Kommunikationsebenen mehr, sondern nur noch die eAkte. Wenn wir zum Beispiel hier vor Ort Änderungen vornehmen, sieht das der Kunde direkt, ohne eine E-Mail verfassen oder anrufen zu müssen. Die echtzeitbasierte Verwendung und Aktualisierung gemeinsamer Dokumente, gerade in verwaltungstechnisch aufwändigen Bereichen wie der Personalwirtschaft ist eine deutliche Entlastung.“ Um mehr Services zu zentralisieren bietet die Dokumentenverarbeitung zusätzlich ein Werkzeug zur Erstellung von Vorlagen, die dann automatisch nach Regeln mit Daten aus Kidicap gefüllt werden. Nach vorgegebenen Kriterien kann so automatisiert beispielsweise beim Ausscheideprozess ein Zeugnis erstellt werden, das dem Mitarbeiter dann zur Prüfung über sein Postfach in der Personalakte digital zugestellt wird.
Auch kurzfristige Reaktionen auf Krisen wie derzeit während der Corona-Pandemie werden mit der Software möglich. „Die Mitarbeiter des Personalservice für die Diakonie Württemberg können mit der Lösung die Arbeiten nahtlos und unterbrechungsfrei aus dem Home Office fortsetzen“, so Busch. „Die sonst zwangsläufige Einrichtung von Kurzarbeit konnten wir so erfolgreich abwenden. Mit digitalen Lösungen steigen daher auch die Attraktivität und Sicherheit unserer Arbeitsplätze.“
Mit Künstlicher Intelligenz für die Zukunft rüsten
Jetzt, da Entgeltabrechnungen und Personalakte digitalisiert wurden, hat sich die Diakonie Württemberg zusammen mit dem Softwarepartner GIP weitere Digitalisierungsprojekte vorgenommen. Als erstes soll die Self Service APP Kidicap.Postfach bidirektional werden. Das heißt, auch Mitarbeiter haben künftig Zugriff und können so persönliche Dokumente wie Lohnsteuerbescheinigung per Endgerät ansehen, herunterladen oder digital an andere Behörden weitergeben.
Ändert sich zum Beispiel die Adresse oder Bankverbindung, kann der Mitarbeiter über die Self Service APP den direkten Weg gehen, um seinen Arbeitgeber die neuen Informationen mitzuteilen. Eine weitere Self Service APP Kidicap.Travel soll zudem die Reisekostenabrechnung vereinfachen. Hierfür werden das Landesreisekostengesetz und Reiserichtlinien der Diakonien bereits in der Software hinterlegt um Genehmigungen und Abrechnungen zu automatisieren bis in die Buchhaltung hinein.
„Wenn wir an die Zukunft denken, dann folgen auch wir dem Trend, wie wir mit Algorithmen und Künstlicher Intelligenz noch weiter automatisieren und so mehr Qualität erreichen können“, gibt Busch einen Einblick zu den nächsten Schritten in der Digitalisierungsstrategie, an denen die Diakonie gemeinsam mit GIP und den Kunden gerade arbeitet. So soll die Lösung künftig die hohe Komplexität, die die Entgeltrechnung im Öffentlichen Dienst erreicht hat und zunehmend fehlende Fachkompetenz, weiter abfedern.
Eben weil die Entgeltabrechnung immer komplexer wird, ist es optimal, einen integrierten Software as a Service (SaaS) für eine digitale Personalwirtschaft zu nutzen, um Mitarbeiter zu entlasten und sich für die Zukunft aufzustellen. Nur mit einer integrierten, dynamischen Software, die sämtliche Aspekte, wie Vorgaben, Tarife und Regularien beachtet, ist eine deutliche Effizienzsteigerung bei der Lohnabrechnung und allen damit in Verbindung stehenden Aufgaben möglich.
Bei der Diakonie Württemberg wurden diese Ziele erreicht; neben Effizienz und Zuverlässigkeit der Entgeltabrechnung wurden insbesondere der Aufwand zur Archivierung und eine vereinfachte Form des Dokumentenaustauschs erreicht. Mit Features zu Reisekostenabrechnung und Self-Service-Optionen für Mitarbeiter wird diese Strategie zukünftig weiter forciert.
Claudia Ballhause, IT-Journalistin für Wordfinder PR
GIP Gesellschaft für Innovative Personalwirtschaftssysteme mbH
