Dokumentation spielt in allen Bereichen eines Unternehmens eine wichtige Rolle – doch vielfach fristet sie ein Dasein als Mauerblümchen. Mit einer intelligenten Dokumentenlenkung lassen sich viele Aufgaben abdecken und der komplette Lebenszyklus eines Dokuments abbilden. Im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) erläutert Andreas Schmidt, Geschäftsführer der VSB IT Services GmbH, die Vorteile der „gelenkten Dokumentation“.
MM: Was verstehen Sie unter „gelenkter Dokumentation“?
Schmidt: Darunter verstehen wir Dokumente und Inhalte, die von der Erstellung über die Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung bis zur Archivierung oder Außerkraftsetzung einem kontrollierten und nachvollziehbaren Ablauf unterliegen.
MM: Wie lässt sich daraus ein nachvollziehbarer Prozess für Handbücher oder sonstige Dokumentationen aufbauen?
Schmidt: Der Prozess bei gelenkten Dokumentationen stellt sicher, dass Dokumente einen vordefinierten Workflow durchlaufen, der auch vollständig nachvollziehbar sein muss. Meistens werden die Schritte Erstellung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung absolviert. Bei der Veröffentlichung wird eine bereits gültige Version des Dokuments automatisch archiviert. Die Nachvollziehbarkeit entsteht aus der Protokollierung aller Schritte und Änderungen, die ein Dokument während des Lebenszyklus durchläuft.
MM: Welche Vorteile können Anwender aus einer derartigen Lösung ziehen?
Schmidt: Der größte Vorteil ist die Sicherheit, dass nur geprüfte und freigegebene Dokumente an eine Leserzielgruppe ausgeliefert werden. Denken wir an Dokumente im Bereich Pharma oder Lebensmitteltechnik, dann wird schnell klar, dass zum Beispiel eine fehlerhafte Veröffentlichung einer Medikamentenbeschriftung oder Rezeptur zu schlimmen gesundheitlichen Folgen führen kann. Hier ist die Sicherheit wichtig, dass keine alten oder fehlerhaften Dokumente verwendet werden können. Außerdem muss nachvollziehbar sein, wer wann welche Änderungen vorgenommen oder das Dokument geprüft oder freigegeben hat.
MM: Wie spielt ihre Dokumentenlenkung mit WEBCON BPS zusammen?
Schmidt: WEBCON BPS ist eine moderne und flexible Software für die programmierfreie Implementierung von Geschäftsprozessanwendungen. Letztlich ist auch die Dokumentenlenkung nur eine Kombination verschiedener Prozesse, zum Beispiel für Bearbeitung, Prüfung, Archivierung etc. Wir haben uns die Tatsache zu Nutze gemacht, dass WEBCON BPS bereits im Standard sehr viele Funktionen mitbringt, die wir für eine umfassende Lösung einer Dokumentenlenkung benötigen. WEBCON BPS hat es uns ermöglicht, die Dokumentenlenkung in wenigen Monaten vollständig zu entwickeln – und das ohne eine Zeile Programmierung, abgesehen von SQL.
Andreas Schmidt, Geschäftsführer der VSB IT Services GmbH: „Der größte Vorteil von gelenkter Dokumentation ist die Sicherheit, dass nur geprüfte und freigegebene Dokumente an eine Leserzielgruppe ausgeliefert werden.“ – Quelle: VSB IT Services GmbH
MM: Wie passt diese „Teildisziplin der Dokumentenverwaltung“ in eine unternehmensweite „Prozesslandkarte“?
Schmidt: Gelenkte Dokumentationen finden wir in vielen Unternehmensbereichen, so etwa in Form unterschiedlicher Management-Handbücher für Umwelt, Energie, Arbeitsschutz, ISO etc. Meistens entstehen durch Audits auch Maßnahmen, die strukturiert und nachvollziehbar umgesetzt werden müssen. Die Verwaltung von Maßnahmen ist ein zentraler Prozess, der wiederum an viele andere Prozesse angeknüpft werden kann, beispielsweise an Personal-, IT- oder Finanzprozesse.
MM: Welche Schnittstellen stehen bereit, um eine Integration in bestehende Geschäftsprozesse zu realisieren?
Schmidt: Einige Geschäftsprozesse sind oftmals direkt in ERP- oder CRM-Systeme integriert, was meistens auch sinnvoll ist. Durch DB-Konnektoren und Webservices können wir WEBCON BPS an bestehende Systeme anbinden. WEBCON BPS übernimmt die Rolle eines Enterprise Process Bus, der Menschen und Systeme nahtlos miteinander zu homogenen Abläufen verbindet.
