Flexibel und agil reagieren – so lautet das Gebot der Stunde, nicht nur für den Mittelstand. Die Anforderungen der Kunden ändern sich und sie fordern vor allem mehr Flexibilität in den Prozessen. Digitalisierung macht zwar vieles möglich, aber wie entscheidet man, was im eigenen Unternehmen sinnvoll ist?

Schaut man hinter die Buzzwords Digitalisierung und Automatisierung, wird klar, dass es immer um die End-to-End Unterstützung von Prozessen durch IT geht. Ziel ist es, möglichst agil und flexibel zu sein, um jederzeit schnell auf neue Anforderungen reagieren zu können.

Nur was man kennt, kann man verbessern und digitalisieren

Erste Voraussetzung für eine sinnvolle Digitalisierung ist das Wissen über die bestehenden Prozesse und Abläufe. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen gerade erst mit der Digitalisierung begonnen oder bereits Digitalisierungsvorhaben umgesetzt hat, Prozessmanagement ist das Mittel der Wahl zur Vorbereitung und Umsetzung sinnvoller und nachhaltiger Digitalisierungsstrategien.

In der Unternehmenspraxis sollte eine Digitalisierungsoffensive immer einen Teil Prozessmanagement enthalten, kombiniert mit einer definierten Strategie und einer fundierten technischen Basis in Form einer Digitalisierungsplattform. So wird gewährleistet, dass die zur Digitalisierung und Automatisierung identifizierten Prozesse auch entsprechend implementiert werden können. Dazu setzen sich kombinierte Low-Code-/Pro-Code/Integrations-Plattformen am Markt immer mehr durch. Diese ermöglichen die Optimierung und Anreicherung bestehender Prozesse und IT-Systeme.

Quelle: Scheer PAS
Vor allem in mittelständischen Unternehmen kommt es sehr häufig zu Problemen hinsichtlich der durchgängigen IT-Unterstützung von Geschäftsprozessen. Insbesondere wenn mehrere IT-Systeme beteiligt sind. Weiterhin kommt es häufig vor, dass sich Geschäftsprozesse je nach aktueller oder künftiger strategischer Ausrichtung eines Unternehmens verändern. Natürlich haben auch neue Regularien Einfluss auf die Reorganisation von Geschäftsprozessen.

Dies stellt vor allem mittelständische Unternehmen permanent vor die Herausforderung einen entsprechenden Trade-Off zu finden. Auf der einen Seite stehen unbedingt benötigte strategische und regulatorische Änderungen und auf der anderen Seite die kontinuierliche Effizienzsteigerung. Vor allem der Mittelstand benötigt also die Möglichkeit, schnell, agil und dabei maximal effizient auf solche Änderungen zu reagieren.

Wie hilft effizientes Prozessmanagement bei der Digitalisierung im Mittelstand?

Getreu dem Motto „think big, act small“ kann man das komplex anmutende Thema Prozessmanagement passend zum Lifecycle in einzelne Teilaspekte untergliedern (vgl. Houy et al. 2010). Dadurch erhält man konkrete und hilfreiche Schritte für das Digitalisierungsprojekt:

  • Das bestehende Geschäftsmodell wird grundsätzlich oder aufgrund äußerer Einflüsse (Regularien, Customer Experience, etc.) überdacht. Veränderungen werden beschlossen, die sich in den Prozessen widerspiegeln müssen.
  • Änderungen der Prozesse werden definiert und modelliert. Die sprachunabhängige Darstellung in Modellen gewährleistet eine einfache Kommunikation im Unternehmen, sei es in der IT oder im Fachbereich.
  • Die Veränderungen in den Prozessen werden umgesetzt. Im Weiteren konzentriert sich dieser Artikel dabei auf die Prozessunterstützung/-optimierung durch IT. Dabei können beispielsweise Low-Code-/Pro-Code-Plattformen schnell und flexibel unterstützen, da sie es ermöglichen Applikationen zu entwickeln, unabhängig von den Release-Zyklen der klassischen „Systems of Record“ wie ERP-Systeme, etc. Die Prozessschritte werden direkt mit einer einfachen Bedienoberfläche und der entsprechenden Business- sowie Applikationslogik ausgestaltet und können sofort eingesetzt werden.
  • Sobald die Prozesse im Unternehmen genutzt werden, kann ein Monitoring mit festgelegten Kennzahlen etabliert werden. Dies legt die Grundlage für den letzten Schritt.
  • Grundsätzlich müssen Geschäftsprozesse in einem digitalen Ökosystem immer wieder auf ihre bestehende Validität und Effizienz geprüft und gegebenenfalls verbessert werden. Permanentes Monitoring durch Process Mining spürt z.B. „Bottlenecks“ in den Prozessen auf. Bei der weiteren Optimierung einzelner Schritte sollte ein besonderer Fokus auf den Gesamtprozess gelegt werden, um keine neuen Insellösungen zu produzieren.

Umsetzung mit Augenmaß

Die Realisierung eines solchen Ökosystems kann durch den Einsatz einer Process Automation & Integration Plattform gewährleistet werden. Gebaut für die flexible End-to-End Unterstützung individueller Prozesse, unterstützt diese Plattform Digitalisierung und Automatisierung, unabhängig davon, wie viele Menschen, Systeme oder Unternehmen eingebunden werden müssen.

Über den Low-Code-/Pro-Code-Ansatz entwickeln Unternehmen einfach und flexibel genau die Applikationen, die sie benötigen, um schnell und agil zu handeln. Klassische „Systems of Record“, wie ERP-Systeme, können diese oft nicht oder nicht in der benötigten Geschwindigkeit oder Flexibilität bereitstellen. Durch die Integration aller Dritt- und Legacysysteme gewährleistet eine solche Plattform darüber hinaus die perfekte Einbindung der neuen Applikationen in die bestehende IT-Infrastruktur – egal ob intern, extern, Cloud oder On-Premises.

Fazit

Digitalisierung ist spätestens seit COVID-19 keine Option mehr, ihre gründliche Planung und sinnvolle Umsetzung schon. Die Fähigkeit eigene Softwarelösungen zu entwickeln und dadurch schnell und flexibel auf die verschiedensten Herausforderungen reagieren zu können, wird für den zukünftigen Erfolg von Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein.

Quelle: Scheer PAS
Nur so können die wachsenden und wechselnden Ansprüche, Erwartungen und Vorlieben der Kunden erfüllt werden. Essentiell für den Erfolg dieser Strategie ist es, dass neu entwickelte Applikationen in die unternehmenseigenen IT-Systeme und Prozesse integriert werden. Nur so schaffen Unternehmen wirklichen Mehrwert für ihre Kunden, z.B. mit digital optimierten Produktangeboten und Dienstleistungen.

Der Fokus liegt also nicht nur auf der schnellen Prozessautomatisierung durch eine Kombination aus Low-Code- und Pro-Code-Applikationsentwicklung, sondern auch auf der intelligenten Integration, der flexiblen Anbindung von Fremdsystemen, der sicheren Dokumentenübertragung und der sinnvollen Einbindung von KI zur Entscheidungsunterstützung.

Nur das gesamte Paket wird die Effizienz der operativen Prozesse und die Rentabilität des Unternehmens signifikant verbessern und sowohl den Kunden als auch den Mitarbeitern eine digital verbesserte Benutzererfahrung bieten. Vor allem die Kernprozesse eines Unternehmens sollten bestmöglich durch digitale Prozesse unterstützt werden, damit sich gerade der Mittelstand auf die Wettbewerbsfähigkeit seiner Kernprodukte und seine Nische fokussieren kann.

Sharam Dadashnia ist Chief Data Scientist und Head of Advanced Technologies bei der Scheer PAS Deutschland GmbH.

Scheer PAS Deutschland GmbH