Intelligentes Planen und Steuern von Arbeitszeiten schafft Spielraum für Unternehmen und Mitarbeiter. Zudem lässt sich damit das EuGH-Urteil zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung umsetzen.
Das EuGH-Urteil zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung wird von allen Seiten stark kritisiert – sogar vom Untergang der Vertrauensarbeitszeit ist die Rede. Man kann darin jedoch auch eine Chance sehen, die Arbeitszeitgestaltung kritisch auf den Prüfstand zu stellen und die Zeitwirtschaft zu modernisieren. Cloudbasierte Workforce Management Lösungen integrieren Zeiterfassung, Arbeitszeitmanagement, Self Services, Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung. Sie unterstützen Organisationen also in jedem Fall dabei, das EuGH-Urteil rechtssicher in die Praxis umzusetzen.
Der Nutzen von digitalem Workforce Management geht aber weit über die administrative Ebene der Zeiterfassung hinaus. Es entsteht eine fundierte Basis, um Arbeitszeiten zu flexibilisieren und die Interessen von Unternehmen und Mitarbeitern in Einklang zu bringen. Das ist gerade in Krisenzeiten wie diesen eine Grundvoraussetzung für eine gesunde Wirtschaft und eine Arbeitswelt mit Zukunft.
Arbeitszeitmanagement als Basis für „mehr“
Eine Software für Arbeitszeitmanagement ermöglicht die lückenlose und differenzierte elektronische Erfassung der Arbeitszeit, so wie das EuGH-Urteil es vorschreibt. Die Zeiterfassung kann am Arbeitsplatz bzw. im Home Office per PC oder App erfolgen oder ganz klassisch über ein Software-Terminal. Unabhängig von der Art der Zeiterfassung weisen intelligente Automatismen auf fehlende Zeitbuchungen hin und machen die Zeiterfassung sicher und effizient.
Zeitkonten und Zuschläge lassen sich automatisch berechnen und gesetzliche Vorgaben wie etwa maximale Arbeitszeit oder Ruhezeiten überprüfen. Ein digitales Arbeitszeitmanagement ermöglicht also regelkonforme Prozesse und schützt damit gleichzeitig die Gesundheit der Belegschaft.
Personaleinsatz nach Unternehmensbedarf
Professionelles Workforce Management geht jedoch noch einen entscheidenden Schritt weiter und bedeutet letztlich die Integration von Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung. Die Lösungen nutzen die Ist-Daten aus der Zeitwirtschaft, um bedarfs-, kosten-, service- und mitarbeiterorientierte Dienstpläne zu erstellen. In der Produktion beispielsweise dienen die Auftragsdaten aus dem Produktionsplanungs- (PPS) oder Manufacturing Execution System (MES) als Berechnungsgrundlage für den Personalbedarf.
Diese werden über Standardschnittstellen an die Personaleinsatzplanung übertragen. Die Software gibt den Personalbedarf für ein Werk, eine Linie oder Schicht in einem bestimmten Zeitintervall vor. Bei der Berechnung der Nettokapazität fließen außerdem Abwesenheitsquoten, zum Beispiel Krankheit oder Urlaub, mit ein. Im Einzelhandel dienen zum Beispiel Kassendaten und Kundenfrequenzen als Berechnungsgrundlage. Der ermittelte Personalbedarf wird auf die vergleichbaren Verkaufstage im Vorjahr referenziert und unter Einbezug von Trends sowie geplanten Werbeaktionen prognostiziert. So entsteht ein fundierter Kapazitätsverlauf für eine bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung.
Mitarbeiterintegration – gut für Unternehmen und Belegschaft
Intuitive Self Services und mobile Apps tragen dazu bei, Aufwände und Kosten zu senken sowie die Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Die Mitarbeiter übernehmen Aufgaben rund um die Arbeitszeit selbst und können sich auch aktiv in die Einsatzplanung einbringen. Sie können ihre Stammdaten selbstständig ändern, vergessene Zeitbuchungen nachtragen oder Arbeitszeitwünsche äußern.
Über ihr persönliches Dashboard sehen sie jederzeit ihr aktuelles Zeitkonto und stellen bequem per Workflow Abwesenheitsanträge. Nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten wird das Ergebnis automatisch in die Zeitwirtschaft und die Personaleinsatzplanung übernommen. Eine weitere Möglichkeit, die sich durch Self Services eröffnet, ist die Tauschbörse. Über dieses Tool tauschen Mitarbeiter ihre Schichten selbständig nach definierten Spielregeln, ohne dass der Planer eingreifen muss. Das ermöglicht Unternehmen ein flexibles Arbeiten, ohne die Bedürfnisse der Mitarbeiter aus den Augen zu verlieren. Gleichzeitig werden die Selbstbestimmung und die Eigenverantwortung der Belegschaft gefördert.
Planungspower aus der Cloud
Wie sich Workforce Management in der Cloud optimal nutzen lässt, zeigt ein Beispiel aus der Praxis. Federal-Mogul, weltweiter Produzent von Komponenten und Systemen für die Automobilindustrie, plant und steuert an zwei deutschen Standorten der Division Powertrain mehr als 2.000 Mitarbeiter mit der ATOSS Cloud Solution. Über einen Connector wird die Personaleinsatzplanung mit der unternehmensweiten SAP ERP HCM PT Lösung verbunden. Auf Knopfdruck werden unter Berücksichtigung von Gesetzen, Tarifen, Qualifikationen und Zeitdaten regelbasierte Dienstpläne erstellt.
Für eine arbeitsplatzorientierte Disposition können die Planer Mitarbeiter ganz einfach per Drag&Drop direkt auf Maschinen einsetzen. Dabei haben sie über eine Qualifikationsmatrix zu jedem Zeitpunkt den Überblick über erforderliche Qualifikationen und deren Status. Mitarbeiter werden beispielsweise automatisch auf unterschiedliche Maschinen verplant, wenn Mehrfachqualifikationen es in bestimmten Zeitintervallen erfordern.
Drohen Qualifikationen abzulaufen, warnt das System proaktiv. Auch bei der Überwachung der Fristen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes und der Steuerung der Urlaubskonten setzt Federal-Mogul Powertrain auf das innovative Tool. Wenn Urlaubssalden zu einem Stichtag einen definierten Schwellenwert übersteigen, erfolgt automatisch eine Meldung. In einem nächsten Schritt soll mit digitaler Kapazitätsplanung die langfristige Planungsqualität optimiert werden,
Ganzheitliches Human Capital Management
Auch im Personalbereich liegt die digitale Zukunft in der Cloud. Unternehmen müssen also sicherstellen, dass sie eine HR-Lösung einführen, die sich über Standard-Schnittstellen nahtlos in die vorhandene Systemlandschaft einfügt, ob in der Cloud oder on Premises.
ATOSS Workforce Management lässt sich beispielsweise vollständig in SAP SuccessFactors Employee Central integrieren. Funktionen, Informationen und Anwendungsfälle können direkt unter der SAP SF EC Oberfläche aufgerufen und bearbeitet werden – ohne erneute Anmeldung. Doppelte Datenpflege entfällt, der Endnutzer hat einen zentralen Zugangspunkt, der jedoch durch ein ausgefeiltes Zugangsberechtigungssystem definiert ist. Das Ergebnis ist eine leistungsfähige Plattform in der Cloud, mit der alle HR-Prozesse durchgängig abgebildet werden können.
Workforce Management schafft Wettbewerbsvorteile
Ein digitales Arbeitszeitmanagement, eine flexible Personaleinsatzplanung und ein ganzheitliches Human Capital Management in der Cloud bilden die Basis für eine flexible und zukunftsfähige Arbeitszeitgestaltung. Organisationen profitieren von mehr Handlungsspielraum und Kosteneffizienz, gleichzeitig entstehen attraktivere Arbeitsplätze. Auf diese Weise haben Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorsprung in zwei hart umkämpften Märkten – beim Absatz und beim Arbeitnehmer.
Markus Wieser ist Executive Director Product Management bei der ATOSS Software AG.
