Für den internationalen Versand von Waren in das EU-Ausland gelten seit dem 01.01.2020 verschärfte Nachweispflichten: Innergemeinschaftliche Lieferungen sind nur noch von der inländischen Umsatzsteuer befreit, wenn der Lieferant bestimmten erweiterten Anforderungen Folge leistet. Dazu gehört neben einer qualifizierten Prüfung der USt-IdNr. auch der Beweis, dass die Ware tatsächlich am Zielort angelangt ist – die sogenannte Gelangensbestätigung.
Um die Logistik- und Abstimmungsprozesse im Zusammenhang mit der Gelangensbestätigung digital, rechtssicher und effizient zu erledigen, nutzt die renommierte Seeger-Orbis GmbH individualisierte SAP-Lösungen der Xaption GmbH. Die anwenderfreundlichen Software-Module ermöglichen beispielsweise die automatisierte Abwicklung der Gelangensbestätigung sowie die Einbindung von Tracking-Protokollen der Spediteure.
So konnten die juristisch komplexen Geschäftsprozesse für Lieferungen ins EU-Ausland reibungslos und rechtssicher in den Arbeitsalltag bei Seeger-Orbis eingebunden werden. Der modulare Aufbau der SAP-Add-ons und der kundennahe Service von Xaption erleichtern zukünftige Anpassungen.
Bereits 2014 begann die Zusammenarbeit zwischen Xaption und Seeger-Orbis mit der erfolgreichen SAP-Einführung für sämtliche internen Prozesse beim weltweit führenden Hersteller für Sicherheitsringe. Im Fokus stand zunächst die Einbindung und Anpassung der gebräuchlichen Add-ons ins SAP-System.
„Xaption unterstützte uns bisher mit ihren SAP-Sonderlösungen vor allem für das Rechnungs- und Finanzwesen“, berichtet Jürgen Schneegold, Systemadministrator bei der Seeger-Orbis GmbH. „Somit war es uns möglich, die Migration sämtlicher Daten problemlos durchzuführen und unsere Strukturen digital zu optimieren. Seitdem begleitet uns Xaption bei allen notwendigen Aktualisierungen und SAP-Umsetzungen modulübergreifend.“ Als Anfang des Jahres 2020 die Nachweispflichten verschärft wurden, konnte das Unternehmen auf ein eingespieltes Experten-Team zurückgreifen, das mit den internen Strukturen von Seeger-Orbis bereits vertraut war.
Gelangensbestätigung vollständig digitalisiert in SAP integriert
Im Zentrum der jüngsten Anpassungen stand das SAP-Add-on XGLB von Xaption. „Über zahlreiche Einstellungen kann es äußerst flexibel auf Prozesse im Unternehmen abgestimmt werden. Alles lässt sich individuell einstellen: von Gelangensbestätigungen über Spediteurs-Bescheinigungen bis hin zu Tracking-Protokollen von verschiedenen Kurier-Express-Paket-Diensten (KEP) als Nachweisdokumente“, erläutert Frank Wolf, CEO der Xaption GmbH. „XGLB ermöglicht damit die vollständig automatisierte Abwicklung der aktuell erforderlichen Gelangensbestätigung.“ Dadurch kann Seeger-Orbis in diesem Themenumfeld auf alle manuellen Schritte verzichten und ist im Prüfungsfall trotzdem vollkommen abgesichert.
„Sobald die Ware jetzt bei unserem Kunden angekommen ist, erhält dieser die Gelangensbestätigung direkt aus unserem SAP-System als interaktives multilinguales PDF, wählt eine Sprache aus und bestätigt die im Dokument bereits aufgeführten Lieferungen“, erläutert Schneegold. „Dieser Vorgang wird durch einen Klick auf den Versand-Button abgeschlossen und das Add-on unternimmt daraufhin alle weiteren Schritte automatisch.“ Dank der modularen Struktur der Add-ons von Xaption besteht außerdem die Möglichkeit, auf spätere Veränderungen der Gesetzeslage mithilfe einer Vererbungsmethodik zu reagieren.
USt-IdNr.-Prüfung ohne unübersichtliche Belegsammlungen
Auch die Nachweispflichten im Bereich der Umsatzsteuer bei ausländischen Empfängern von Waren und Dienstleistungen wurde verschärft, um zu verhindern, dass sich Privatpersonen als Unternehmen ausgeben und somit die Abführung der landeseigenen Umsatzsteuer umgehen. Es muss nun jede USt-IdNr., die mit der zusammenfassenden Meldung (ZM) übermittelt wurde, gültig sein und zum entsprechenden Geschäftspartner passen.
„Die neuen Vorschriften bringen aber zusätzliche bürokratische Formalitäten für alle Beteiligten. So muss etwa nachgewiesen werden, dass vor der Erstellung der Rechnung eine Überprüfung der USt-IdNr. zusammen mit Namen und Adresse erfolgt ist“, so Wolf. „Mit unserem SAP-Add-on XVAT werden diese Schritte automatisch abgewickelt. Dabei bedient sich XVAT des für deutsche Unternehmen verpflichtenden Online-Verfahrens des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt.) und vergleicht die Umsatzsteuer-Ident-Nummer mit dem eingetragenen Unternehmen. Das Prüfergebnis wird als Log-Eintrag in einer Datenbanktabelle für den Abgleich im Fall einer Wirtschaftsprüfung hinterlegt. Da das BZSt. ebenfalls intern entsprechende Aufzeichnungen führt, ist die Authentizität sichergestellt.“ Damit erspart XVAT dem Nutzer eine oftmals manuelle und dadurch komplizierte Überprüfung von Dokumenten.
Die gesamte Abwicklung läuft automatisch sowie vollständig in die SAP-Prozesse integriert und erleichtert auf diese Weise alle Prozesse im Zusammenhang mit Lieferungen ins EU-Ausland. „So unterstützt uns XVAT etwa bei allen prüfungsrelevanten Geschäftsvorgängen wie unserer aktuellen Auftragslage oder der Fakturierung, aber auch bei der Stammdatenpflege und der Buchung von debitorischen Finanzbelegen“, ergänzt Schneegold. „Dank dieser digitalen Hilfe wird der bürokratische Mehraufwand drastisch reduziert, den eine Überprüfung dieser Schritte üblicherweise darstellt.“ Damit das Add-on stets aktuell bleibt, stellt Xaption bei Bedarf Updates bereit und für Seeger-Orbis entsteht kein zusätzlicher Aufwand.
Service vor Ort und cloudbasiertes Ticketsystem
Während die Experten von Xaption zur SAP-Einführung noch mehrfach vor Ort waren, werden mittlerweile alle Lösungen und Anpassungen über Remote-Control und die Internet-Cloud bearbeitet. „Da wir die Strukturen und Prozesse bei Seeger-Orbis gut genug kennen, werden normale Anfragen über unser gut vernetztes Cloud-Ticketsystem abgewickelt“, so Wolf. „Dies hat sich auch während der Corona-Krise trotz der dadurch erhöhten Anforderungen für internetbasierte Kommunikation als stabil und effizient erwiesen.“
Auf diese Weise wird von Xaption die Funktion aller eingesetzten SAP-Add-ons garantiert. Dazu gehören auch Module für die automatische Überprüfung von Währungskursen (XCRL), für das interne Bestellwesen (XIPP) sowie die Neuanlage und Pflege von Kreditoren (XPAM) nach Compliance-Richtlinien. Aufgrund der erfolgreichen Zusammenarbeit beider Unternehmen sind bereits weitere Projekte in enger Kooperation geplant. (rhh)