Eine digitale, automatisierte Verwaltung von Geschäftsunterlagen ist ein Kernelement einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie. Als Ansatzpunkt gelten dokumentenbezogene Prozesse, deren Automatisierung schnell einen wirtschaftlichen Nutzen bringt. Dazu gehören Angebote, Opportunity Reports, Rechnungen und Account-Pläne.
Die Digitalisierung von Dokumenten bringt nachweislich Vorteile. Das belegt die Studie „The State of Digital Document Transformation“ von Conga. So gaben Vertriebsfachleute an, dass die Kundenzufriedenheit um mehr als 40 Prozent stieg, nachdem ihr Unternehmen Dokumente digitalisiert hatte. Rund 45 Prozent der Unternehmen verzeichneten als direkte Konsequenz einer Digital-Document-Transformation-Strategie deutliche Umsatzsteigerungen.
Ein Grund dafür ist, dass Mitarbeiter Kundenanfragen schneller beantworten können, wenn Dokumente zentral in einem cloudbasierten, digitalen Dokumentenmanagement-System vorliegen. Außerdem entlastet eine solche Lösung die Nutzer von zeitaufwendigen Routineaufgaben. Dazu gehören das manuelle Erstellen von Angeboten und Unterlagen sowie das Überprüfen und Anpassen von Vertragsklauseln.
Mit diesen Dokumenten starten
Um möglichst schnell einen Nutzen aus der Automatisierung von Dokumenten zu ziehen, empfiehlt es sich, mit folgenden Unterlagen zu starten.
- Pipeline Reports und Opportunity Reports: Vertriebsabteilungen benötigen ein Reporting, das Aufschluss über Auftragseingänge und Umsätze gibt. Das Problem: Es stehen zwar viele Daten über Vertriebsaktivitäten zur Verfügung. Diese fließen jedoch nicht in aussagekräftige Berichte ein. Das gilt auch für Objekte, die CRM-Lösungen wie Salesforce bereitstellen sowie für Daten in ERP-Systemen und Datenbanken. Eine Lösung zur Digital-Document-Transformation ermöglicht es, Daten mit unterschiedlichen Objekten in Berichten zusammenzufassen. Diese Reports werden automatisch erzeugt und an die entsprechenden Mitarbeiter versendet. Wichtig ist, dass die Dokumentenvorlagen dynamische Einstellungen vorsehen, damit sich die Inhalte der Berichte an die Zielgruppen anpassen lassen.
- Angebote: Verwenden Mitarbeiter automatisierte Angebotsunterlagen, müssen sie nicht mehr Daten mittels „Copy and Paste“ in Vorlagen einfügen. Denn das kann dazu führen, dass falsche Templates oder Quelldaten verwendet werden. Außerdem lässt sich mit „intelligenten“ digitalen Dokumenten nachvollziehen, auf welche Resonanz ein Angebot stößt („Tracking“). Dadurch kann eine Vertriebsabteilung Angebote optimal auf die Zielgruppe abstimmen.
- Verträge: Unternehmen benötigen bis zu einem Monat, um einen Vertrag zu erstellen und freizugeben. Das ist für Kunden nicht akzeptabel. Schneller und einfacher lässt sich ein Vertrag erstellen, wenn beispielsweise vertragsrechtliche Standardbedingungen in einer Klausel-Bibliothek vorliegen. Der Bearbeiter kann nach Bedarf die passenden, von der Rechtsabteilung freigegebenen Klauseln in das Dokument einfügen. „Red-Lining“-Tools machen zudem alle Änderungen transparent, die ein Kunde oder Interessent im Vertragsentwurf vornimmt. Nutzer von CRM-Lösungen wie Salesforce haben zusätzlich die Option, eine Versionierung von Vertragsdokumenten durchzuführen.
- Account-Pläne: Solche Pläne sind wichtig, um die Entwicklung des Geschäfts mit Bestandskunden zu überprüfen und zu planen. Zu den größten Herausforderungen zählt dabei, die richtigen Daten zusammenzustellen. Denn bei CRM-Plattformen wie Salesforce sind diese Informationen häufig unterschiedlichen Objekten und „Views“ zugeordnet. Eine Digital-Document-Transformation-Lösung erfasst automatisch alle relevanten Daten und integriert sie in den Account-Plan. Die zugrunde liegenden Quelldaten geben die Mitarbeiter in der CRM-Datenbank ein. Dadurch sind die Pläne stets auf dem aktuellen Stand.
- Project Report Cards: Mit Report Cards lässt sich der Fortschritt eines Projekts überprüfen, etwa die Implementierung eines Cloud-Dienstes. Allerdings ist es nicht nötig, Daten wie Projektergebnisse und Termine von Hand in Prüfunterlagen einzugeben. Denn diese Informationen liegen meist bereits in CRM-Lösungen wie Salesforce vor. Eine Digital-Document-Transformation-Lösung integriert die Daten in automatisierte Dokumente und übermittelt die Unterlagen selbstständig an die Projektbeteiligten. Das macht es einfacher, den Überblick über Projekte zu behalten und Reports zu erstellen.
- Rechnungen: Auch bei der Rechnungsstellung kommen oft manuelle Prozesse zum Einsatz. Die Folge: Es können Fehler auftreten, etwa falsche Angaben im Dokument oder eine mehrfache Ausstellung einer Rechnung. Außerdem haben nur 16 Prozent der Unternehmen das Mahnwesen automatisiert. Dadurch können unbezahlte Rechnungen offenbleiben. Abhilfe schafft eine automatisierte Erstellung von Rechnungen, inklusive der Erinnerung an offene Forderungen. Automatisierte Rechnungsdokumente binden zu diesem Zweck Informationen aus mehreren Objekten eines CRM-Systems wie Salesforce ein. Kommt eine Stapelfakturierung zum Einsatz, lässt sich außerdem der Rechnungsversand automatisch abwickeln.
- Vertragsverlängerungen und Business Reviews: Regelmäßige Business Reviews sind ein wichtiges Mittel, um den Nutzen von Produkten und Services gegenüber Kunden deutlich zu machen. In Verbindung mit einer professionellen Vorbereitung einer Vertragsverlängerung können Business Reviews den Umsatz und Ertrag eines Unternehmens erhöhen. Digital-Document-Transformation-Lösungen unterstützen Vertriebs- und Customer-Success-Manager dabei, Verträge, erbrachte Leistungen und mögliche Anpassungen ohne Zeitverzögerung zu überprüfen. Die Grundlage sind auch in diesem Fall Daten aus unterschiedlichen Objekten von Salesforce, etwa wie viele Nutzerlizenzen einem Kunden in Rechnung gestellt wurden. Diese Informationen fließen automatisch in Dokumentvorlagen ein. Diese erstellten Unterlagen kann der Bearbeiter zudem mit wenigen Mausklicks personalisieren.
Ein digitales, automatisiertes Dokumentenmanagement ist ein guter Startpunkt für Unternehmen, die interne Abläufe straffen und die Zufriedenheit ihrer Kunden erhöhen wollen. Hinzu kommt, dass sich eine Digital Document Transformation nachweislich auszahlt, etwa in Form einer höheren Produktivität der Mitarbeiter und von Umsatzsteigerungen.
Peter Fuhrmann ist Regional Vice President South Europe & DACH bei Conga.
