Welche Vorteile bringt ein „DMS aus der Cloud“ für bestehende DMS-Anwender? Stellungnahmen zu dieser Frage liefern vier DMS-Experten: Josef Grünbichler, Geschäftsführer der Toolmaker Advanced Efficiency GmbH, Dr. Olaf Holst, Chief Technology Evangelist bei Optimal Systems, Karl Heinz Mosbach, CEO der ELO Digital Office GmbH sowie Manfred Terzer, Gründer und CEO der Kendox AG.
Quelle: ELO Digital OfficeKarl Heinz Mosbach, CEO der ELO Digital Office GmbH
„Gerade für virtuelle und verteilte Arbeitsplätze bietet DMS aus der Cloud eine sichere Infrastruktur out-of-the-box“, so lautet das Resümee von Karl Heinz Mosbach. „Der Lockdown hat gezeigt, welch hohen Aufwand IT-Abteilungen darin haben, Homeoffice-Arbeitsplätze anzubinden und arbeitsfähig zu machen. Hier entlasten die bei Cloud-Lösungen integrierten Managed-Services die eigene IT-Abteilung enorm. Letztlich ist es aber immer kundenspezifisch zu bewerten, was kaufmännisch, technisch und vor allem in Bezug auf die Datensicherheit sinnvoll ist.“
Für Manfred Terzer spielt Agilität eine große Rolle: „Zum einen bietet ein DMS aus der Cloud eine hohe Flexibilität in der Verfügbarkeit von Funktionen und mögliche Ausbauoptionen. Das erlaubt es den Anwenderunternehmen, schneller auf neue Anforderungen zu reagieren und neu benötigte Abteilungs- und Geschäftsbereichsfunktionalität sehr rasch umzusetzen.“
Zum anderen, so der DMS-Experte weiter, könne man Personal und Verantwortung für System- und Verwaltungsaufgaben an den Provider abgeben: „Auch Themen wie Hardware-Upgrade, Sicherheit der Zugangssysteme via Firewall, etc. liegen beim Provider. Diese Sicherheit ist zum Beispiel dann gegeben, wenn das Anwenderunternehmen keine Möglichkeit hat, die gesetzeskonform archivierten Dokumente zu manipulieren. Zudem sind die Software-Kosten auf die jeweiligen Nutzungsperioden umlegbar, Vorabkosten fallen weg.
Quelle: Toolmaker Advanced Efficiency GmbH;Josef Grünbichler, Geschäftsführer der Toolmaker Advanced Efficiency GmbH;
„Ein DMS in der Cloud ist nicht zu verwechseln mit einem DMS in einem Rechenzentrum, welches die eigene IT hostet“, wirft Josef Grünbichler ein. „Eine richtige DMS-Cloud-Lösung bedeutet nämlich, dass man als User bzw. Kunde nicht wissen muss, wo die eigenen Daten und Dokumente gespeichert werden. Und man muss sich darüber im Klaren sein, dass die Dokumente unter Umständen. auch von Leuten einsehbar sind, die es nichts angeht. Das betrifft nicht nur den Hacking-Fall.“
Daher rät er dazu, regelmäßig eine Kopie der Daten und Dokumente ins eigene Haus zu holen, denn im Ernstfall sei man auf sich gestellt: „Dann braucht man seine Daten und Dokumente. Hinzu kommt die in der Regel erschwerte und verlangsamte Integration der Dokumentanzeige direkt in den eigenen Anwendungen, denn dafür müssen andere APIs integriert und aufgerufen werden. Für IBM i-Anwender ist das in der Regel keine Option.
Quelle: Optimal SystemsDr. Olaf Holst, Chief Technology Evangelist bei Optimal Systems
Für den Chief Technology Evangelist bei Optimal Systems, Dr. Olaf Holst, bieten Cloud-Lösungen meist eine schnelle Implementierung, niedrige Betriebskosten und eine hohe Verfügbarkeit: „Bevor sich ein Unternehmen final dazu entscheidet, sollte es eine Lösung erst in eine private Cloud-Instanz migrieren. So profitiert es bereits von der Kostenreduktion, Verfügbarkeit und Sicherheit. Später ist es ratsam, eine Plattform zu suchen, die sich unkompliziert an die bestehenden Unternehmensprozesse angleichen lässt. Gleichwohl ist es unabdingbar, bestehende Strukturen zu überdenken, denn ein ineffizienter Prozess bleibt digital auch ineffizient.“
Rainer Huttenloher
