Komplexe Prozesse mit hohem Integrationsgrad in bestehende Systeme, wie ERP, abbilden – das gilt als die hohe Kunst im Bereich der Prozessdigitalisierung. Andreas Schmidt, Geschäftsführer der VSB IT Services GmbH, verdeutlicht im Interview mit dem Midrange Magazin (MM), welche Vorteile den Anwendern damit entstehen.

MM: Warum ist die Integration von Workflows in bestehende Anwendungen eines Unternehmens so wichtig?
Schmidt: Gerade ERP-Systeme punkten mit Kernprozessen, die das Unternehmen am Laufen halten. Aber Innovationen werden dort nicht umgesetzt, da die Prozesse zu starr und Anpassungen teuer sind. Hier spielen flexible BPM-Plattformen wie WEBCON BPS ihre Stärken voll aus. Aber da Prozesse niemals isoliert ablaufen, ist eine nahtlose Integration in die bestehenden Systeme von essenzieller Bedeutung für die Akzeptanz und damit den Erfolg.

Quelle: VSB IT Services

Andreas Schmidt ist Geschäftsführer der VSB IT Services GmbH.

MM: Welche Möglichkeiten müssen bei der Modellierung der Prozesse gegeben sein, damit Anwender davon schnell profitieren können?
Schmidt: Die Modellierung sollte nicht als separate Phase der Prozessimplementierung gesehen werden, sondern stellt ein iteratives Verfahren dar, welches nah an der Fachabteilung und gemeinsam mit den Anwendern stattfindet. Durch Sprints kann eine Prozessanwendung im Einklang mit den Vorstellungen der Anwender schrittweise und schnell entwickelt werden. Idealerweise hat ein Fachanwender die Möglichkeit, eine Prozessanforderung selbst über einfaches Drag & Drop zu visualisieren und dies der IT für die Umsetzung zu übergeben. WEBCON BPS bietet hierfür den Designer Desk an, ein webbasiertes Tool für die visuelle Beschreibung von Prozessanforderungen durch Fachanwender. Schluss mit Visio-Zeichnungen, die dann mühsam in Prozessmodelle übertragen werden müssen.

MM: Welche Rolle spielt dabei ein zentrales Datenmodell – vor allem aus Sicht der führenden Systeme?
Schmidt: Die führenden Systeme sind meistens ERP-Systeme. Diese haben oft eine lange Historie und daher sind die Datenmodelle dort nicht prozessorientiert, sondern Entitäten-orientiert. BPM-Lösungen ergänzen diese Datenmodelle durch prozessorientierte Informationen. Das sind z.B. Vorgangsinstanzen mit multimedialem Inhalt, wie Dokumente, Bilder, formatierte Texte, etc. Zusätzlich spielen die Daten zur Prozesssteuerung eine wichtige Rolle. All dies ist über geeignete Schlüssel mit dem Datenmodell in den führenden Systemen verknüpft und bietet dem Anwender dadurch ein durchgängiges Informationserlebnis.

MM: Welche Rolle können Plattformen wie WEBCON BPS dabei übernehmen?
Schmidt: WEBCON BPS ist eine Low-Code-Plattform für Prozessdigitalisierung und setzt dort an, wo ERP-Systeme enden. Hier werden Änderungsanforderungen und Innovationen schnell in lauffähige Prozesse umgesetzt. Wo das ERP starr und Anpassungen teuer sind, setzen wir mit WEBCON BPS beliebige Prozesse mit hoher Produktivität um. ERP und WEBCON BPS sind ein harmonisches Paar, die sich perfekt ergänzen.

MM: Wie lassen sich damit auch rechtssichere Archivierungsaufgaben abbilden?
Schmidt: Die rechtssichere Archivierung überlassen wir den Systemen, die dafür geschaffen wurden, den DMS. Auch hier gilt, dass wir mit WEBCON BPS eine nahtlose Integration in nahezu beliebige DMS bieten. Die automatische rechtssichere Archivierung von Dokumenten aus WEBCON-Prozessen ist ebenso möglich, wie das Laden und Anzeigen archivierter Dokumente aus einem DMS. Natürlich bieten fast alle DMS auch Workflow. Aber die Möglichkeiten der Workflow-Module der DMS-Anbieter sind erfahrungsgemäß begrenzt und mit der Flexibilität und Integrationsfähigkeit einer BPM-Lösung wie WEBCON BPS nicht vergleichbar.

MM: Welche Vorteile bringt der Einsatz von Low-Code-Funktionalitäten für die Flexibilität einer Lösung?
Schmidt: Erfahrungsgemäß setzen wir ca. 98 Prozent aller Prozessanforderungen unserer Kunden ohne eine Zeile Code um, ausgenommen SQL für Datenbankzugriffe. Alles läuft über Konfiguration und Drag & Drop. Das verstehen wir unter Low-Code und es versetzt den Kunden in die Lage, auch komplexe, systemübergreifende und unternehmensweite Prozesse ohne technische Kenntnisse, in hoher Geschwindigkeit und mit unglaublicher Wirtschaftlichkeit umzusetzen. Das gilt auch für nachträgliches Change-Management. Mit InstantChange bietet WEBCON BPS die Möglichkeit, auch aktive Prozesse im Nachhinein jederzeit unkompliziert anzupassen, ohne die Konsistenz der Daten und Workflowinstanzen zu gefährden.

MM: Welche Einsatzoptionen stehen bei WEBCON BPS zur Verfügung und für welche Art von Anwendungen eignen sich diese?
Schmidt: WEBCON BPS eignet sich grundsätzliche für alle Arten von Prozessen, also Kern-, Hilfs- und Managementprozesse. Kernprozesse sind aber meistens eine Domäne der ERP-Systeme, daher setzen unsere Kunden WEBCON BPS bevorzugt für Hilfs- und Managementprozesse ein. Dies betrifft alle Bereiche eines Unternehmens, z.B. HR, Vertrieb, Beschaffung, QM, etc.

Rainer Huttenloher

VSB IT Services GmbH