Die Digitalisierung gilt für den Mittelstand als das Überlebenskriterium schlechthin. Wie der Einstieg in diese Organisations- und Prozess-Struktur gelingt, verdeutlicht Andreas Schmidt, Geschäftsführer der VSB Solutions GmbH, im Interview mit dem Midrange Magazin (MM).
MM: Wie wichtig ist der Drang zur Digitalisierung des Unternehmens im Mittelstand?
Schmidt: Digitalisierung bedeutet mehr Geschwindigkeit, mehr Transparenz, mehr Effizienz. Die Digitalisierung eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, mit bestehenden Ressourcen deutlich mehr Transaktionen abwickeln zu können und neue innovative Geschäftsmodelle zu entwickeln. Auch die Kundenbindung erhöht sich durch das Anbieten digitaler Schnittstellen zum Kunden. Besonders vor dem Hintergrund eines stetig steigenden Kostendrucks bietet die Digitalisierung einen vielversprechenden Ausweg aus dem Dilemma, mit stagnierenden Budgets mehr PS auf die Straße bringen zu müssen. Der Drang zur Digitalisierung ist daher besonders im Mittelstand sehr deutlich zu spüren.
MM: Mit welchen Zielvorstellungen gehen Anwenderunternehmen derartige Projekte an?
Schmidt: Unsere Kompetenz liegt in der Digitalisierung von Prozessen und Dokumenten, daher sind natürlich die Zielvorstellungen, mit denen wir konfrontiert werden, stark in diesem Umfeld angesiedelt. Ein durchgängiger Konsens betrifft die Reduzierung papierbehafteter Abläufe, da diese im Vergleich zu digitalen Lösungen aufwändig, träge und teuer sind. Weitere Zielvorstellungen variieren dann schon stark von Unternehmen zu Unternehmen.
MM: Welche Rolle spielt die lückenlose Dokumentation aller Prozesse eines Unternehmens im Vorfeld eines Digitalisierungsvorhabens?
Schmidt: Schlichtweg keine. Projekte zur Digitalisierung von Prozessen sind hochgradig agil. Noch während der Modellierung von Prozessen werden diese von den Fachabteilungen verändert und optimiert. Diese vorher zu dokumentieren ist völlig unnötig und führt eher dazu, dass die Prozesslandkarte veraltet ist, bevor diese überhaupt vollständig ist. Viel wichtiger sind zwei Aspekte. Zum einen: Nutze eine Software, die den agilen Charakter der Prozessdigitalisierung optimal unterstützt und die schnelle und einfache Änderung von Prozessen auch nach Produktivsetzung problemlos ermöglicht. Wir schwören hier auf WEBCON BPS. Und zum anderen: Mache den ersten Schritt! Jeder digitalisierte Prozess verbessert die Produktivität der Organisation und ist damit ein Erfolg. Es braucht keine vollständige Bestandsaufnahme vorab, sondern die Fachabteilungen haben erfahrungsgemäß sehr viele Prozessanforderungen und Ideen, die heute intransparent via E-Mail und Excel gelöst werden. Hier schlummern ganz viele Quick Wins.
MM: Wie sieht aus Ihrer Erfahrung der effektivste Einstieg in die Digitalisierung aus?
Schmidt: Einfach loslegen – und zwar mit kleinen, überschaubaren Prozessen, die einen schnellen Erfolg garantieren, aber möglichst viele Anwender betreffen. Das könnte z.B. ein Abwesenheitsprozess sein, für Urlaub, Krankheit, Schulungen etc. Wenn Sie hierfür die richtige Software einsetzen, mit der dynamische Formulare und flexible Prozesse durchgängig, programmierfrei und über alle Endgeräte hinweg einfach in Produktion gebracht werden können, haben Sie schnell viele Freunde in den Fachabteilungen. Auf Basis dieser Akzeptanz können Sie dann auch komplexere Prozesse wie Eingangsrechnungsverarbeitung, Personaleintritt / -austritt etc. in Angriff nehmen, bei denen mehr Unterstützung und Verständnis durch die Fachabteilungen erforderlich sind.
MM: Welche Rolle spielen die Fachabteilungen in einem umfassenden Digitalisierungsprojekt?
Schmidt: Eine sehr große, den das Wissen über die Prozesse und Abläufe liegt meistens bei den Fachabteilungen. Dort entstehen auch neue Anforderungen und Ideen, meistens verbunden mit der Erwartungshaltung, dass diese von der IT schnell umgesetzt werden. Hier spielt eine Digitalisierungsplattform wie WEBCON BPS seine Stärken aus, denn die Modellierung von Prozessen und die Erstellung von zugehörigen Formularen benötigt kein tiefes IT-Wissen, sondern kann nach einer Schulung auch von IT-affinen Anwendern aus Fachabteilungen übernommen werden. Die IT kann unterstützen, z.B. bei der Integration externer Daten, muss aber nicht die komplette Implementierung übernehmen.
MM: Wie lassen sich die Besonderheiten eines „Spezialprozesses“ abbilden und wie flexibel muss die Digitalisierungslösung dazu sein?
Schmidt: Die Frage ist schwer zu beantworten, da das Attribut „Spezialprozess“ sicherlich im Auge des Betrachters liegt. Für den einen ist es bereits speziell, wenn exotische Datenquellen zu integrieren sind, für den anderen kommt die Spezialität aus einer hohen Komplexität im Ablauf, vielleicht auch eine Kombination aus beidem. Auch sehr branchenspezifische Prozesse verdienen evtl. diesen Begriff, da sie Unikate sind. Damit eine Digitalisierungslösung nicht zum limitierenden Faktor wird und dennoch beherrschbar bleibt, muss diese möglichst viele Funktionen und Integrationen über intuitive Konfiguration bieten. Die Notwendigkeit für Programmierung sollte nur in absoluten Ausnahmefällen gegeben sein, damit die Prozessanwendungen einfach wartbar bleiben.
MM: Wie viel Aufwand kommt durch die Anpassungsaufwände – Stichwort Low-Code-Plattform – ins Spiel?
Schmidt: Je weniger durch Programmierung oder Scripting gelöst werden muss, desto mehr Zeit bleibt für die Konzentration auf das Wesentliche, nämlich die Umsetzung der fachlichen Anforderungen hinsichtlich Formulare, Abläufe und Schnittstellen. Low-Code bedeutet für uns, dass wir mehr Zeit haben, um mit den Anwendern über deren Anforderungen zu sprechen, ohne dabei die Implementierung der Prozessanwendung zu verzögern. Drag & Drop, Konfiguration über Dialoge und eine visuelle Prozessdarstellung, die sich an den fachlichen Anforderungen orientiert und nicht an technischen Arbeitsschritten, sind wichtige Eigenschaften. Auch Time-To-Market, also die Zeit zwischen der Anforderung der Fachabteilung und Bereitstellung der Lösung, spielt eine wichtige Rolle. Eine Low-Code-Plattformen wie WEBCON BPS meistert das vortrefflich und versetzt uns in die Lage, Änderungsanforderungen interaktiv im Gespräch mit Anwendern umzusetzen. Diese sind sofort aktiv. Das begeistert die Fachabteilung und sorgt für eine hohe Benutzerakzeptanz, da die Prozesse nah an den Anwendern umgesetzt werden können.
MM: Wie können Dienstleister den Anwenderunternehmen dabei helfen?
Schmidt: Dienstleister sind natürlich hinsichtlich der empfohlenen Digitalisierungsplattform voreingenommen. Das lässt sich nicht leugnen. Um aus Sicht des Unternehmens die am besten geeignete Software auszuwählen, bieten sich „Proof of Concepts“ mit mehreren Dienstleistern an, um am Beispiel eines bestimmten Prozesses die Leistungsfähigkeit verschiedener Plattformen vergleichen zu können. Ist die Entscheidung getroffen, dann kann der Dienstleister mit seiner Erfahrung bei der Transformation von analogen Prozessen in die digitale Welt unterstützen. Besonders Tipps und Ideen aus anderen Kundenprojekten werden nach unserer Erfahrung gerne angenommen. Viele Projekte starten mit der Anforderung einer Fachabteilung. Hier kann der Dienstleister konkrete Vorschläge für eine tragfähige und wirtschaftliche Umsetzung unterbreiten. (rhh)
