Der Einstieg bei der Digitalisierung ist sehr wichtig. „Man kann Prozesse in einem Unternehmen nur digital transformieren, wenn alle Beteiligten wissen, was sie erwartet“, erklärt Roland Kutschat, Senior Developer Consultant bei der All for One Group AG, im Interview mit dem Midrange Magazin (MM). Nach seiner Einschätzung betrifft dies sowohl die Führungsebene, welche Kosten und Nutzen abgleichen muss, als auch die vom Wandel betroffenen Personen, die in dem neu geschaffenen, digitalen Umfeld agieren müssen.
Quelle: All for One Group AGRoland Kutschat, Senior Development Consultant bei All for One Group AG: „Mit einer Low-Code-Digitalisierungsplattform realisiert man um ein Vielfaches schneller, als durch die Kodierung von Anwendungen in einem Software-Projekt.“
MM: Was wäre die Konsequenz für Unternehmen, wenn Prozesse nicht digitalisiert werden?
Kutschat: Man hört es immer wieder, in jedem Unternehmen. „Das haben wir immer schon so gemacht. Bisher lief es doch auch. Warum sollten wir etwas ändern?“ Aber genau an dem Punkt fängt es schon an. Was wir heute tun, kann morgen längst überholt sein. Und auch wir als Unternehmen können schnell überholt werden – von anderen Unternehmen, die früher begriffen haben, sich und ihre Prozesse zu verändern. Werden Prozesse nicht digitalisiert, bedeutet das langfristig, dass Unternehmen in unserer immer schnelllebigeren Welt, verhältnismäßig langsam sind. Zeit, in der Ihr Wettbewerber Ihnen die Kunden bereits weggeschnappt hat. Die andere Seite der Medaille sind die internen Kosten. Je langwieriger, aufwendiger und manueller ein Prozess, desto teurer. Und das wirkt sich natürlich auch auf den Gewinn eines Unternehmens aus.
MM: Wie holt man die Menschen für die Reise in die digitale Transformation ab?
Kutschat: Schon Antoine de Saint-Exupéry wusste: „Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“ Geht es nun um die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen, können wir uns dieses Credo zu Herzen nehmen: Statt stundenlang über technische Details zu sprechen und die Veränderungen bis ins kleinste Detail zu zerlegen, sollten wir Mitarbeitern aufzeigen, welchen Mehrwert sie zukünftig spüren. Damit tun sich viele Unternehmer schwer. Deshalb unterstützen wir in Workshops genau in diesen Punkten. Denn ein Digitalisierungsprojekt wird nur erfolgreich sein, wenn Sie überzeugte Leute an Bord haben. Die modernste Software und die effizientesten Prozesse nützen Ihnen nichts, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen.
MM: Wenn wir nun davon ausgehen, dass alle Personen aller Ebenen zur digitalen Transformation von Prozessen bereit sind: Wie muss man sich eine solche Realisierung vorstellen?
Kutschat: Dabei ist es wichtig, Meilensteine zu definieren und eine klare Kommunikation aufzubauen. Wir empfehlen, mit einem Workshop zu starten, in dem zunächst die aktuelle Situation analysiert wird. Oft beginnen die Mitarbeiter schon hier, Optimierungspotenziale aufzudecken. Nach der Ist-Aufnahme geht es ans Eingemachte: Wie soll die digitale Zukunft im Unternehmen aussehen? Welche Prozesse sind ineffizient, womit startet man et cetera? Gemeinsam mit den Kunden erarbeiten wir einen Umsetzungsplan, der die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigt. Wer sich näher damit beschäftigen möchte, dem empfehle ich unser Workshop-Angebot. Erst zum Schluss geht es um die technischen Aspekte, also welche Software-Lösungen werden benötigt und so weiter.
MM: Wie muss man sich eine solche Digitalisierungsplattform vorstellen?
Kutschat: Stellen Sie sich vor, Sie malen auf einem Blatt Papier einen Prozess auf. Oben beginnen Sie mit dem ersten Schritt: dem Eingang einer E-Mail. Dann folgt ein Strich nach unten zum zweiten Schritt: die Prüfung, ob eine PDF angehängt ist. Wenn ja, verzweigt es weiter nach unten zu einem dritten Schritt. Wenn nicht, verzweigt es wieder an den Beginn zum ersten Schritt und es geschieht nichts weiter. Gute Prozessautomatisierungs-Plattformen stellen genau eine solche intuitive und kreative Arbeitsfläche zur Verfügung. Sie gestalten also den Prozess auf einer Fläche, in welcher Sie nach Belieben neue Schritte, Entscheidungen und Dialoge hinzufügen können. Im Fachbegriff nennt man dies eine Low-Code-Prozessautomatisierungsplattform.
MM: Das klingt nach einem sehr einfachen Programm. Benötigt man wirklich keinerlei Fachkenntnisse?
Kutschat: Low-Code bedeutet, dass mit vielen vorbereiteten Skripten und Elementen digitale Prozesse schnell und einfach realisiert werden können. Für die technische Implementierung und erste Realisierung benötigt man jedoch tiefergehende Kenntnisse. Die Arbeitsoberfläche unterstützt mit vielen grafischen Möglichkeiten. Doch es müssen auch Zugriffe auf Datenbanken, Webservices, Schnittstellen zu anderen Systemen und Anwendungen wie z.B. IBM i oder SAP eingerichtet werden. Dies bedingt nach wie vor Fachwissen. Versteht man einen digitalen Prozess als führende Datendrehscheibe, wird einem bewusst, dass diese Integration bedeutend effizienter ist, als zum Beispiel die immer noch weitläufig genutzte Erfassung von Daten in Excel – ganz zu schweigen von der Aktualität der Daten.
MM: Worauf lag Ihr Fokus bei der Auswahl einer Low-Code-Prozessautomatisierungsplattform?
Kutschat: Da wir aus der Historie heraus sehr vielschichtige Kundenprojekte realisieren müssen, lag unser Fokus auf Skalierbarkeit und hoher Flexibilität bei der Integration externer Systeme. Außerdem wollten wir einen starken Partner, der die Plattform ständig voranbringt und für Anforderungen zukünftiger Märkte aktualisiert. Die Prozesse spielen eine große Rolle. Aber die Integration für verschiedenartige Endgeräte, wie Mobil und iPad, Möglichkeiten der Anbindungen für SAP und IBM i, sowie auch der Transfer von Know-how für unser eigenes Team, waren uns sehr wichtig. Deshalb entschieden uns am Ende für die Digitalisierungsplattform der JobRouter AG. Das Unternehmen mit Sitz in Mannheim ist Hersteller einer branchenübergreifenden Low-Code-Digitalisierungsplattform zur Prozessautomatisierung für Kunden aller Unternehmensgrößen.
Quelle: JobRouter AGAxel Ensinger, Co-CEO & CPO der JobRouter AG: „Digital unterwegs zu sein, bedeutet auch mobil deutlich mehr Möglichkeiten zu haben. Krankmeldungen, Reisekostenabrechnungen oder selbst Mitarbeiter-Onboardingprozesse lassen sich mittlerweile von unterwegs steuern.“
MM: Was ist JobRouter?
Ensinger: Mit der JobRouter-Plattform können Unternehmen, ihre Workflows optimieren, ihre Daten und Dokumente effizient verwalten und ihre internen sowie externen Geschäftsprozesse digitalisieren. Die modular angelegten Bausteine der JobRouter-Technologie erlauben es zudem, die Lösungen den Anforderungen entsprechend zu erweitern und individuell zu organisieren. Unternehmen erhalten so ein umfassendes und auf sie zugeschnittenes System mit einer Vielzahl agiler Schnittstellen. Basierend auf dem Low-Code-Prinzip sind Prozesse so schnell und individuell auf Kundenwünsche anpassbar.
MM: Wofür kann man JobRouter einsetzen?
Ensinger: JobRouter verfolgt einen ganzheitlichen Automatisierungsansatz: Mithilfe verschiedener Technologien können Unternehmen verschiedene Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende digitalisieren und automatisieren. Damit vereint die Plattform Prozessautomatisierung, Daten- und Dokumentenmanagement, intelligente Belegerkennung und revisionssichere Archivierung in einem. Unternehmen können so schrittweise in ihre digitale Transformation starten. Durch JobRouter lassen sich ganz unterschiedliche Prozesse abbilden: Von Bestell- und Rechnungsvorgängen über Bewerbungsabläufe, bis hin zu Urlaubsanträgen oder Vertragsverwaltungen. Mit der JobRouter-App können Nutzer außerdem Prozesse wie Krankmeldungen oder Reisekostenabrechnungen mobil umsetzen.
MM: Die App klingt spannend – können Sie mir dazu Genaueres erzählen?
Ensinger: Mit der JobRouter-App greifen Nutzer von überall auf Prozesse und Dokumente zu. Durch die intuitiv gestaltete Oberfläche finden sich Anwender sofort zurecht und initiieren neue Workflows oder bearbeiten ihnen zugewiesene Aufgaben von beliebigen Endgeräten. Mit einem Set von Smartphone-spezifischen Funktionen können neben typischen Freigabeschritten und Formular-Workflows auch Business-Apps erstellt werden, die mit Funktionalitäten wie Offline-Modus oder einem integrierten Barcode- und QR-Code-Reader aufwarten. Weitere typische Anwendungsfälle der App sind: Mitarbeiter-Onboarding-Prozesse oder Protokollerstellungen.
MM: Können Sie an einem konkreten Beispiel den Wandel eines analogen Prozesses zu einem digitalen Prozess darstellen?
Kutschat: Als Beispiel haben wir für einen unserer Kunden, dessen Monteure weltweit unterwegs sind, die Erfassung der Reisekosten digitalisiert. Die reisenden Monteure, die über einen Zeitraum von ein bis maximal vier Wochen von Kunde zu Kunde und Land zu Land reisen, führen nur ein Mobiltelefon mit sich. Vor unserer Lösung erfolgte die Erfassung der Reisekosten manuell auf Papier. Während der Reise wurden also alle Belege gesammelt und nach der Rückkehr an die Personalabteilung übergeben. Dort mussten die Reisedaten von Papier in das System übertragen werden. Im jetzigen digitalen Prozess erfassen die Monteure die Reisedaten über eine App im Mobiltelefon. Belege werden fotografiert und über die App ins Archiv geladen. Am Ende jeder Reise stehen der Personalabteilung alle Daten zur Verfügung – ohne erneutes Sichten und Erfassen von Papierbelegen. Es minimiert also einerseits die Arbeitszeit, welche für die Erfassung von Reisedaten aufgewendet werden muss. Andererseits werden wichtige Daten, wie zum Beispiel Belege archiviert und stehen somit dem Unternehmen auch sofort zur Verfügung. Für die Abrechnung wird eine PDF-Datei erstellt, die dann ebenfalls archiviert und per E-Mail an die reisende Person gesendet wird. Nach Freigabe aller Daten werden diese dann über einen Webservice an die Anwendung in unserem Beispiel auf einer IBM i übergeben. Damit steht die Reisekostenabrechnung zur Abwicklung und zur Buchung in der Finanzbuchhaltung bereit.
MM: Welchen Zeitrahmen hatten Sie für das Projekt „mobile Reisekosten“ geplant oder wie viel Zeit muss man für ein solches Digitalisierungsprojekt einplanen?
Kutschat: Zuerst wird jeder Prozess in einem Workshop besprochen, anschließend ein detailliertes Fachkonzept erstellt, auf dessen Basis die Realisierung erfolgt. Der Zeitplan zur Digitalisierung eines Geschäftsprozesses muss man individuell für jedes Unternehmen betrachten. Sicher haben wir Erfahrungswerte anhand derer wir die Zeit zur Realisierung eines Projektes schätzen können. In unserem speziellen Fall der mobilen Reisekostenabrechnung hatten wir zunächst keinen außergewöhnlichen Prozess zur Umsetzung. Allerdings in der Kombination „mobil“ und Eingabe nur per Mobiltelefon, waren Anpassungen notwendig, die über das normale Maß zur Realisierung eines digitalisierten Reiskostenabrechnungsprozesses hinausgingen. Genau an dieser Stelle zeichnete sich unser Team mit Fachkompetenz, Flexibilität und innovativen Ideen aus. Digitale Prozesse profitieren von Flexibilität und innovativer Usability.
MM: Was raten Sie in Bezug auf die digitale Transformation?
Kutschat: Ich denke, zwei Dinge sind elementar: Warten Sie nicht zu lange! Andere Unternehmen, besonders Start-ups, überholen Sie schneller als Sie denken. Und zweitens: Fangen Sie einfach an! Ja, es mag wie eine Mammut-Aufgabe erscheinen, Geschäftsprozesse im Unternehmen zu digitalisieren. Aber jeder Weg beginnt mit dem ersten Schritt. Wir empfehlen, den Weg sukzessive zu gehen, einen Schritt nach dem anderen zu machen. Starten Sie mit einem Prozess, z. B. dem mobilen Erfassen der Reisekosten. So erzielen Sie schnelle Erfolge, die motivieren weitere Prozesse zu prüfen und anzugehen. Übrigens: Reisekosten eignen sich sehr gut, um mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu starten. Mitarbeiter spüren schnell die Mehrwerte und können so leicht mit auf die Reise genommen werden, nach der Sie mich eingangs fragten. Unsere Websession gibt einen kompakten Überblick über die Potenziale automatisierter Prozesse für die Vertragsverwaltung und mobile Reisekostenabrechnung. (rhh)
