Das Ende der Pandemie zeichnet sich noch nicht ab, daher wird eine Frage für Unternehmen immer wichtiger: Wie können sie die Kontrolle über die IT-Umgebung ihrer Mitarbeiter behalten, wenn sie diese aus dem Homeoffice arbeiten lassen? Midrange Mail hat hierzu Nicolas Lange, Manager Team Strategy & Agile Organization bei der BTC Business Technology Consulting AG befragt, der Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeiter bei der Einführung neuer Tools, Change Management & User Adoption begleitet.

„Die Kontrolle über IT-Umgebungen zu wahren, ist immer ein schwieriges, aber wichtiges Ziel – gerade im Hinblick auf IT-Sicherheit und Tools des digitalen Arbeitsplatzes“, erklärt Nicolas Lange. Nach seiner Einschätzung ist die Nutzung einer sogenannten Schatten IT – also digitaler Services außerhalb des digitalen Angebots eines Unternehmens – häufig ein Zeichen dafür, dass es an Angeboten durch die IT für den digitalen Arbeitsplatz mangelt.

Quelle: BTC

Nicolas Lange, Manager Team Strategy & Agile Organization bei der BTC Business Technology Consulting AG.

Daher zeige sich in der Realität, „dass Mitarbeiter sich bei fehlenden IT-Lösungen aus dem Unternehmen eigene Wege suchen – und das viel zu oft ungeachtet von Unternehmensauflagen“, betont Lange. So erleben Services wie Google Translate und WhatsApp als inoffizielle Anwendungen für die Bearbeitung und Verteilung von Firmeninterna im Home-Office ein Allzeit-Hoch.

„Die Angestellten von Google Translate plauderten einmal auf einer Konferenz in den USA aus dem Nähkästchen“, berichtet Lange. „Das erschreckende Highlight dabei: Über die Translate Server wurden ganze Handbücher von unveröffentlichten Automobilmodellen aus dem Französischen ins Englische übersetzt – inklusive Zeichnungen und Bildern“.

Das bedeute in letzter Konsequenz, dass hier hochsensible Daten an Google weitergegeben wurden. „Anscheinend war sich niemand bewusst, wo die Daten verarbeitet werden und wer hier mitlesen könnte“, vermutet Lange. „Bei allen Anstrengungen, die Unternehmen zur Wahrung von Integrität, Datenschutz und Informationssicherheit unternehmen, sind individuelle Ausreißer wie dieser kein seltenes Problem.“

Daher wirft der BTC-Manager die Frage auf, wie man mit einer derartigen Situation umgehen soll. „Meine Empfehlung als Change und Adoption Experte lautet: Der Digitale Arbeitsplatz muss strategisch durchdacht sein und die Bedarfe der Mitarbeiter müssen immer wieder aufs Neue erfragt und adressiert werden. Nur so bekommt die IT-Abteilung ein breites und repräsentatives Bild und kann Anforderungen und Tool-Bedarfe besser kanalisieren.“

„Am Ende werden zwar die Anfragen sehr divers sein und vielleicht auch einmal von der eigenen Roadmap abweichen“, spekuliert Lange. „Aber allein das Translate-Beispiel zeigt mehr als deutlich auf, wie wichtig es ist den Kollegen digitale Services bereitzustellen, die ihre wichtigsten Business-Bedarfe abbilden. Das Angebot an die Beteiligten, sie bei den Entscheidungen und der Umsetzung einzubeziehen, wird unter den Mitarbeiter zudem eine höhere Bereitschaft und eine intensivere Auseinandersetzung mit den hauseigenen digitalen Services und Tools erzeugen.“

Nach seiner Einschätzung sind Digital Champions Programme ein guter Startpunkt, in denen Mitarbeiter aus den Fachbereichen als Multiplikatoren fungieren: „Sie sind nicht nur öffentliche Fürsprecher und Advokaten ‚ihres‘ Tools und wirken in die Teams hinein, sondern auch Ansprechpartner für Anwendungsfragen und Tipps & Tricks im Homeoffice-Alltag. In demselben Maße, wie Mitarbeiter den vollen Umfang der Funktionalitäten begreifen, den die bereitgestellten Tools bieten, werden sie weniger nach eigenen Lösungen Ausschau halten. (rhh)

BTC Business Technology Consulting AG