Mit komfortablen Cloud-Services rund um Rechnungs- und Buchungsdaten erweitert DATEV die Möglichkeiten des automatisierten Austauschs von buchungsrelevanten Informationen zwischen Onlineshop- sowie ERP- und Warenwirtschaftssystemen anderer Anbieter und den DATEV-Rechnungswesen-Programmen.
Statt aufwendiger manueller Eingaben fließen die elektronischen Daten aus den Vorsystemen automatisiert in die DATEV-Lösungen und lassen sich mit hohem Automatisierungsgrad direkt in der Buchführung verarbeiten. So setzen der neue Rechnungsdatenservice 2.0 und der Buchungsdatenservice weitere Meilensteine auf dem Weg zur Digitalisierung betriebswirtschaftlicher Prozesse in Unternehmen und den sie betreuenden Steuerberatungskanzleien.
Über den Rechnungsdatenservice 2.0 werden die strukturierten Rechnungsdaten aus den Onlineshop-Systemen der Unternehmen automatisiert ins DATEV-Rechenzentrum übermittelt. Von dort kann sie der steuerliche Berater umgehend als Buchungsvorschläge in sein Kanzlei-Rechnungswesen-Programm übernehmen. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz in der Buchführung wesentlich steigern, denn gerade Onlineshops zeichnen sich in der Praxis häufig durch viele Kundentransaktionen und damit zu erzeugende Buchungssätze aus.
Darüber hinaus verbessert sich auch die Qualität der Buchführung. So können beim Erzeugen der Buchungsvorschläge mit Hilfe einer Lerndatei auch einzelne Rechnungspositionen und unterschiedliche Steuersätze berücksichtigt werden. Zudem lassen sich mittels weiterer Kriterien, z.B. die Steuerkategorie, das Liefer-/Empfängerland und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der internationale Handel und weitere steuerliche Sachverhalte abbilden. Weitere Vorteile ergeben sich im kombinierten Einsatz mit dem Zahlungsdatenservice PayPal. Die von PayPal bereitgestellten Zahlungsdaten werden dann automatisch den Rechnungsdaten zugeordnet und zeitaufwendiges manuelles Zuordnen entfällt.
In der aktuellen Version eignet sich der Rechnungsdatenservice 2.0 insbesondere für kleinere, reine Onlineshops. Er funktioniert bereits mit den Shopsystemen der Anbieter JTL-Software und Cludes. Weitere Systeme werden sukzessive dazukommen.
Die Planungen für den weiteren Ausbau sehen auch die Nutzung durch weitere Zielgruppen vor – unter anderem für Händler auf großen Online-Marktplätzen wie Amazon. Eine jeweils aktuelle Übersicht über die Softwarelösungen, mit denen der Rechnungsdatenservice 2.0 genutzt werden kann, ist auf dem DATEV-Marktplatz zu finden.
Bausteine für eine automatisierte Datenkette
Der Rechnungsdatenservice 2.0 ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur Automatisierung des Datenflusses rund um die Rechnungsbearbeitung. Funktional einen Schritt weiter geht der Buchungsdatenservice. Er kommt dort zum Einsatz, wo das Vorsystem im Unternehmen bereits eine eigene Kontierungsfunktion für die Finanzbuchführung beinhaltet. Die dort erzeugten Buchungssätze werden dann gemeinsam mit den zugehörigen digitalen Belegbildern via DATEV-Cloud an die DATEV-Rechnungswesen-Programme übertragen.
Dabei lassen sich alle wichtigen Parameter wie Buchungsdaten, Stammdaten und Kontenbeschriftungen übergeben. Derzeit kann der Buchungsdatenservice mit den Lösungen Lexoffice, work4all, Vario und Billomat sowie mit Anwendungen von Compus und im Händlerverbund KATAG genutzt werden.
Auf Seiten des Unternehmens ist wie auch beim Rechnungsdatenservice 2.0 keine spezielle Software-Installation nötig, da die Partner-Lösungen bereits über die Funktionalität verfügen und diese durch Freischaltung der Berechtigungen automatisch in den Systemen sichtbar wird. Die Inbetriebnahme erfolgt bei beiden Cloud-Services über die neue MyDATEV Mandantenregistrierung aus dem DATEV-Arbeitsplatz der Kanzlei heraus.
Damit die Bereitstellung an die DATEV-Cloud funktioniert, ist aus Sicherheitsgründen eine DATEV-Authentifizierung erforderlich – entweder mittels SmartCard oder per SmartLogin-App. Sind die Daten ins Rechenzentrum übertragen, kann der Steuerberater diese direkt in sein DATEV-Rechnungswesen-Programm in der Kanzlei importieren. (rhh)
