Die Aufgabenstellung bei der Springfix GmbH war klar umrissen: Als Automobilzulieferer und langjähriger Nutzer des Infor ERP Systems XPERT in Verbindung mit den Portolan Lösungen für Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung stand nach der Einführung von SAP/HANA bei der italienischen Muttergesellschaft M.S.Ambrogio Group (nachstehend MSA) auch für Springfix im Zuge der Homogenisierung und Zentralisierung der IT-Infrastruktur die Ablösung von XPERT und Portolan durch SAP an.
Auf Grund der großen Datenvolumina schied eine manuelle Konversion mit der Neuerfassung der Daten von Anfang an aus und man war sich darüber im Klaren, dass diese Aufgabe nur mit einer weitgehend automatisierten Konvertierung der Stamm- und Prozessdaten möglich ist. Als Kenner der IT-Infrastruktur bei Springfix und mit der Erfahrung verschiedener anderer Migrationsprojekte erhielt der langjährige IT-Partner DAConsulting GmbH (DAC) den Auftrag, die Datenmigration in Zusammenarbeit mit Springfix und MSA zu realisieren.
Projektorganisation und IT-Infrastruktur für die Migration
Erste Aufgabe war die Implementierung des Intercompany-Projektteams, zu dem neben Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Springfix, MSA und DAC auch die für die eigentliche SAP-Implementierungen in Italien und Deutschland zuständigen Service-Provider gehörten. Aufgrund der internationalen Zusammensetzung des Teams war die Projektsprache Englisch. Parallel zu dem bereits bei MSA laufenden SAP-Produktionssystem wurde für das Migrationsprojekt eine dedizierte SAP-Testumgebung eingerichtet und als universelle Daten- Austauschplattform zwischen XPERT/Portolan und SAP die Anwendung MS Excel festgelegt.
Als Basis der Konvertierung wurde von Seiten Springfix-, bzw. dessen SAP-Partner, die geforderten SAP-Datenstrukturen, Formate und Feldinhalte in Form von Excel Dateien vorgegeben, welche von DAC auf der iSeries aus den zu migrierenden Datenbeständen zu generieren sind. Dazu waren von DAC entsprechende Konvertierungsprogramme zu erstellen bzw. konnte teilweise auf bereits existierende Mapping-Tools aus ähnlichen Projekten zurückgegriffen werden.
Migrations- und Prüfprozesse
Neben einem relativ einfachen 1:1-Mapping von Daten waren wesentlich komplexere Mapping-Prozesse zu realisieren wie etwa die Zusammenführung von in der XPERT-Datenstruktur getrennten Daten zu einem logischen Datenelement in SAP, oder die Bereinigung redundanter Datenbestände in XPERT vor der Migration nach SAP.
Eine besondere Herausforderung waren unterschiedliche Organisationformen in den SAP und XPERT Anwendungen, z.B. in der Material-Klassifizierung. Das bei MSA zu implementierende SAP erwartet zwingend Material-Klassifizierungen, welche in XPERT nicht, oder in anderer Form vorhanden sind. Dazu mussten diese SAP-Klassifizierungen korrekt definiert und DAC zur Verfügung gestellt werden, was über E-Mail/Excel kommuniziert wurde. Bei der Vielzahl von Materialien ein erheblicher Aufwand.
Die migrierten Daten wurden – wiederum via E-Mail/Excel Kommunikation – den zuständigen Fachbereichen bei Springfix zur Kontrolle zur Verfügung gestellt, wobei diese vorab eine visuelle Prüfung, z.B. gegen Tabellen vorgenommen haben.
Nach notwendigen Korrekturen erfolgte dann der Upload nach SAP, wobei SAP vor der endgültigen Akzeptanz der Daten interne Konsistenzprüfungen vornimmt, welche durchaus wieder zu Korrekturen führen können. Dieser Ablauf war bis zur endgültigen und fehlerfreien Migration in der Regel ein komplexer und zeitaufwändiger und wiederehrender Prozess.
Als unerlässlich in der Projektarbeit erwiesen sich regelmäßige – nahezu tägliche – Meetings mit allen Beteiligten, welche auf Grund der Corona-Situation per TelCo (MS Teams) stattgefunden haben. Bei allem Engagement der Beteiligten kam es dennoch immer wieder zu kritischen Situation mit drohenden Zeitverzögerungen, für welche kurzfristig `face to face‘ Meetings vor Ort bei Springfix zur Klärung hochkomplexer Sachverhalte stattfinden mussten. Nicht zu unterschätzen ist dabei auch die erhebliche Mehrbelastung der beteiligten Mitarbeiter über das Tagesgeschäft hinaus. Die Laufzeit des Projektes erstreckte sich von Januar 2021 bis zu dem finalen Upload der migrierten XPERT und Portolan Daten und dem Echtstart der SAP-Anwendungen ab 1.4.2022.
Kontinuität in den Geschäftsprozessen zur Rechnungsbearbeitung
Zielsetzung war auch der weitere Betrieb der seit 2018 in Verbindung mit XPERT und Portolan intensiv genutzten Web- und Workflow basierten Anwendung der DAC für die digitalen Prüfungs- und Genehmigungsprozesse der Eingangsrechnungen. Diese können zukünftig auch in der SAP-Umgebung ohne Änderungen genutzt werden, wobei lediglich die automatisierten Dateninterfaces anzupassen waren, was über SAP IDoc‘s realisiert wurde.
Damit sind die getätigten Investitionen in die IT-Infrastruktur sowie das Know-how der Anwender für diese Teilanwendungen gesichert und die Kontinuität der eingespielten Geschäftsprozesse gewahrt. Neben dem positiven `Human Factor´ ein erheblicher wirtschaftlicher Gewinn. Geplant ist, dass auch die italienische Muttergesellschaft zukünftig mit diesen Anwendungen arbeiten wird.
Dieter Ackermann
