Die Digitalisierung der Geschäfts- und IT Prozesse ist ein wesentliches und sehr aktuelles Thema in der Informationsverarbeitung. Zweifellos ist es auch ein wichtiges Thema, da es die Voraussetzung für die Automatisierung eben der Geschäfts- und IT Prozesse ist.
Da immer noch ein wesentlicher Teil der Geschäftsprozesse Dokumenten- und damit Papier- bzw. Pdf-basiert ist und auch noch eine Weile bleiben wird (Rechnungen, Lieferscheine und viele andere Dokumentarten), eröffnet sich hier ein weites Feld zur Erschließung von Automatisierungspotentialen.
Die Herausforderung dabei ist die weitgehend vollständige und eindeutige Erkennung der die Geschäftsprozesse betreffenden Informationen auf den Dokumenten, deren Verifizierung und Zuordnung als Indexdaten. Das Papier-Dokument selbst wird – wenn nicht bereits in dieser Form vorliegend – in ein digitales Format (z.B. Pdf) konvertiert und mit seinen zugeordneten Indexdaten in einem DMS abgelegt.
Viel einfacher ist es allerdings, die Dokumentdaten, z.B. die Rechnungsdaten, von den Lieferanten in Verbindung mit dem Pdf des Dokumentes gleich in digitaler Form, zum Beispiel als Csv- oder Xml-Datei zu bekommen. Dabei setzt die Digitalisierung bereits bei dem Erzeuger des Dokumentes ein und es entfällt der mittlerweile etwas „altmodisch“ gewordene OCR-Prozess. Ein Verfahren für das es Standards, z.B. Zugferd, gibt, aber auch auf individueller Basis zwischen Dokumentenersteller und Dokumentenempfänger vereinbart werden kann.
Standards helfen bei der Transformation
Soweit die etablierten Verfahren der Digitalisierung von Dokumentinhalten am Beispiel von Rechnungsdokumenten, welche in dieser Form in Verbindung mit ihren Indexdaten in der Regel in einem DMS abgelegt werden und dort für individuelle Zugriffe zur Verfügung stehen. Zur Ausschöpfung der weitergehenden Automatisierungspotentiale in den IT und Geschäftsprozessen ist dieser Dokumentenstatus allerdings nicht ausreichend, da in den Indexdaten eine Menge Informationen stecken, mit welchen der Automatisierungsprozess wesentlich weitergeführt werden kann.
Um bei dem Beispiel der Rechnungsdokumente als Quelle der Indexdaten wie z.B. Bestell-Nr., Lieferschein-Nr., etc. zu bleiben, lässt sich über einen Bezug dieser Daten zu den in einem ERP-System generierten und hinterlegten Bestelldaten wie Mengen und Preise herstellen. In Ergänzung mit dem Zugriff auf die dazugehörigen Daten des Wareneingangs, lassen sich etwaige Mengen und Preisabweichen automatisch und korrekt ermitteln.
Stimmen Bestellung und Rechnung exakt bzw. mit definierten Bedingungen und Toleranzen überein, können die Rechnungen ohne weitere Prüfung und Freigabe gebucht und gezahlt werden. Bei hohen Belegvolumina dieser Art erschließt sich damit ein erhebliches Potential an Einsparungen in der Rechnungsbearbeitung.
Rechnungen, welche Abweichungen in Menge und/oder Preis haben, können in einem vordefinierten oder auch individuellen Workflow zu den für Prüfung und Genehmigung zuständigen Instanzen – z.B. Einkauf oder Geschäftsleitung – weitergeleitet werden.
Insbesondere bei umfangreichen und komplexen Rechnungen sind diese auf den digitalisierten Dokumentdaten basierten Prozesse unerlässlich und es gilt die Aussage, Automatisierung durch Digitalisierung.
Dieter Ackermann ist Geschäftsführer der DAConsulting GmbH.
