Wer eine EDI-Lösung in seinem Unternehmen einführt, der kann eine Reihe von Vorteilen verbuchen. Vor dem Hintergrund der intensiven Diskussionen um die Digitalisierungsbestrebungen erläutert Björn Reimann, Sales Manager Software & Service bei der menten GmbH, die „Motivationslage“.
Gründe für die Einführung einer EDI-Lösung sind vielschichtig. „In erster Linie sind Anfragen von Kunden und Lieferanten der Treiber für die Beschäftigung mit EDI: Es entsteht ein gewisser Druck von außen durch Forderung von EDI durch Trading Partner, dem man sich ggf. beugen muss“, erläutert Björn Reimann. Doch – so der EDI-Experte – könne die Motivation für EDI durchaus intrinsisch sein, wenn man richtigerweise erkannt hat, dass man dadurch durchaus als potentieller Geschäftspartner attraktiver wird. „So muss z. B. der Vertrieb nicht erst bei der IT nachfragen, ob ein potentieller Kunde angebunden werden kann, wenn klar ist, dass EDI im Unternehmen bereits etabliert wurde.“
Zwei weitere Punkte führt Reimann ins Feld: „Sowohl Prozesse, als auch Kosten lassen sich durch EDI optimieren. Es liegt auf der Hand, dass automatisierte Prozesse, die maschinell und strukturiert ablaufen, optimaler und schneller sind allein dadurch, dass man den Faktor Mensch und Medienbrüche ausschaltet.“
Dazu verweist er exemplarisch auf einen analogen Rechnungsversand (Papier > Post > Versand > Verarbeitung >Archivierung) und vergleicht ihn mit einem EDI-Rechnungsprozess, der automatisch IT-gesteuert abläuft.
Integration ist abgedeckt
Auch das Stichwort EAI, also die Enterprise Application Integration, sei in diesem Zusammenhang ein interessantes Thema, das immer häufiger erkannt wird. „Denn nicht nur der externe Datenaustausch kann mit EDI betrachtet werden, auch interne Schnittstellen, z. B. zwischen verschiedenen Software-Lösungen, können durch EDI-Lösungen gesteuert sein“, gibt sich Reimann überzeugt. Ein immer wichtigerer Grund für den papierlosen Datenaustausch sei die Rücksichtnahme auf die Umwelt: Je weniger Papier wir mit Fahrzeugen transportieren, desto besser!
Last not least bringt Reimann noch die Standortunabhängigkeit ins Spiel: „Corona hat uns allen in den letzten Monaten sehr deutlich gemacht, wie wichtig Homeoffice und flexibles Arbeiten sind. Nicht wenige Dokumente wie nochmal z. B. Rechnungen sind unbearbeitet geblieben, weil sie im Büro und nicht beim Empfänger im Homeoffice angekommen sind. Mit elektronischen Lösungen sind Sie praktisch jederzeit überall erreichbar.“
Datenformate von EDI-Lösungen
Eine vollumfängliche Software sollte laut Reimann auf alle gängigen Datenformate eine Antwort haben. „Zwar könnte man sich in einer Minimalversion auf die weit verbreiteten Formate EDIFACT und XML, aber im Grunde auch XRechnung und ZUGFeRD, beschränken. Jedoch kommen auch individuelle, nicht standardisierte oder ältere Datenformate zum Einsatz wie z. B. CSV, Flatfiles oder Tradacoms. Eine Lösung wie „i-effect“ ist modular aufgebaut, sodass mit dieser Lösung immer zielgerichtet auf den jeweiligen Anwendungsfall und Kundenwunsch reagiert werden kann. (rhh)