Eine interessante Ergänzung der DAC Anwendungsreihe „Business-Process-Automation“ steht mit der Anwendung „Reisekosten- & allgemeines Erstattungs-Management“ (RKM) zur Verfügung. Dabei handelt es sich um eine Applikation zur Beantragung von Reisen und Reisekosten sowie anderen Kosten.
Die DAC-BPA Anwendungsreihe bietet die Plattform, die betriebswirtschaftlichen und administrativen Geschäftsprozesse im Supply-Chain-Management in integrierter und vollständiger Form im Sinne von „Purchase to Pay“ abzubilden. Die notwendige Datenintegration mit bestehenden ERP- und Finanzsystemen erfolgt über automatisierte Interfaces, auch parallel mit unterschiedlichen ERP- und Finanzsystemen. Dazu gehört auch ein Reisekosten-Management-System mit den Bereichen Reiseantrag, Reisedaten-Erfassung und Abrechnung.
Über die reinen Software-Funktionalitäten der Anwendung hinaus stehen Schwerpunkte wie Automation, Transparenz, Controlling und Compliance im Vordergrund. Das grundsätzlich branchenneutrale Design der Anwendungen in Verbindung mit der hohen Adaptionsfähigkeit an unternehmensspezifische Anforderungen gibt die Flexibilität und Sicherheit, auch neue und zukünftige Prozesse und Kommunikationsformen zu realisieren.
Bei der Anwendung „Reisekosten- & allgemeines Erstattungs-Management“ (RKM) handelt es sich um eine Web- & Workflow-basierte IT-Anwendung zur Beantragung von Reisen/Reisekosten und anderen Kosten durch Antragsteller oder Assistenz. Dazu kommt noch die Prüfung des Antrages durch vorgesetzte Instanzen, die Erfassung der Reise-Daten und anderer verauslagter Kosten durch Reisende bzw. Assistenz sowie die Ermittlung der zustehenden Beträge unter Berücksichtigung aller unternehmensspezifischen und steuerrechtlichen Richtlinien und Bestimmungen. Als Web-basierte Implementierung ist diese Anwendung via Intranet oder Internet ortsungebunden nutzbar.
Weiteren Funktionen in diesem Tool sind die Prüfung der Abrechnung durch vorgesetzte Instanzen, die Vergütung der zustehenden Beträge an Reisende aber auch der Transfer aller relevanten Daten in die entsprechenden ERP-Systeme (Finanz/HR) über automatisierte Interfaces.
Unterstützt werden diese Funktionen durch einen integrierten, Web-basierten Workflow zur Distribution von Daten & Dokumenten sowie zur Kommunikation. Dazu kommt noch ein Dokumenten-Management-System (DMS) zur Integration der anfallenden Belege mit Zuordnung zu den Anträgen & Abrechnungen. Über ein integriertes Informations- & Controlling-System lässt sich das Reporting und der die aller Daten mit Führung von Plan- & Ist-Werten in Verbindung mit den im DMS abgelegten Dokumenten (Belegen) realisieren.
Alle in dem Gesamtprozess benötigten Daten (Personaldaten, Konten, Kostenarten, Zurechnungsobjekte usw.) werden periodisch mit den entsprechenden ERP-Systemen (Finanz-/HR) über automatisierte Interfaces synchronisiert und innerhalb der Anwendung vorgehalten.
Ein wesentliches Element der Anwendung ist die Segmentierung der zu erfassenden Reise- und anderen Daten. Standard-Segmente sind:
- Personaldaten (Reisender),
- Reisedaten (Reiseziel- & Zweck, Zeiten & Reiseverlauf als Basis der Vergütungen),
- Übernachtungskosten,
- Bewirtungskosten sowie
- andere verauslagte Kosten.
Weitere Segmente können bei Bedarf definiert und hinzugefügt werden. Die drei letztgenannten Segmente können grundsätzlich auch unabhängig der Anlage einer Reisekostenabrechnung genutzt werden. (rhh)
