Elektronische Rechnungen und die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie: Auswirkungen für Unternehmen außerhalb der EU

Nach der Verkündung der EU-Kommission vom 18. April 2019 wissen Unternehmen nun zumindest theoretisch, dass die Richtlinie für elektronische Rechnungen gültig ist. „Theoretisch“, weil es sich dabei auf den ersten Blick nicht unbedingt um Neuigkeiten von großer Bedeutung handelt. Vor allem, da Unternehmen höchstwahrscheinlich schon seit einiger Zeit ein System für ihre Rechnungsstellung nutzen. Dieser Beitrag fasst zusammen, was Unternehmen beachten müssen, um den Richtlinien zu entsprechen und weist zusätzlich auf einige Fälle hin, bei denen Unternehmen möglicherweise schon seit geraumer Zeit die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie missachten.

2014 haben die EU-Länder und die europäische Kommission einen Standard für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt. Davor wurden innerhalb der EU verschiedene Formate für elektronische Rechnungen benutzt. Sie zu bearbeiten war zeit- und ressourcenaufwendig und führte zu hohen Kosten für Unternehmen und öffentliche Stellen. Daher ist die Frage legitim: Was ist der Zweck der Richtlinie für elektronische Rechnungsstellung (Richtlinie 2014/55/EU)?

Der 18. April 2019 war der Stichtag, an dem die Richtlinie in nationale Gesetze innerhalb der EU überführt und umgesetzt wurde. Behörden, die öffentliche Ausschreibungen in der EU durchführen, müssen sich seit diesem Datum an den europäischen Standard für elektronische Rechnungsstellung halten und dementsprechend elektronische Rechnungen empfangen und bearbeiten können. So entsteht ein nahtloser Prozess innerhalb der gesamten EU.

Elektronische Rechnungen und Zahlungen von Unternehmen werden dank des neuen Standards fristgerecht und automatisch bearbeitet, so dass Unternehmen ihre Verträge in jedem Mitgliedsland der EU problemlos verwalten können und öffentliche Ausschreibungen attraktiver werden.

Die Richtlinie gilt für alle öffentlichen Stellen der EU, so außer für Bundes- und Landesregierungen auch für Bildungseinrichtungen. Wichtig ist aber, dass die Richtlinie nicht vorschreibt, elektronische Rechnungsstellung selbst zu nutzen. Öffentliche Einrichtungen dürfen nach wie vor Rechnungen auf Papier akzeptieren. Auch wenn viele Länder versuchen, sich langsam, aber sicher davon zu verabschieden. Geändert hat sich, dass unter der neuen Richtlinie empfangene elektronische Rechnungen, die dem neuen Standard entsprechen, angenommen und verarbeitet werden müssen.

Dies bedeutet, dass alle Lieferanten, die mit öffentlichen Stellen der EU geschäftliche Transaktionen abwickeln, darauf achten sollten, dass ihre elektronischen Rechnungen den Standards der Richtlinie entsprechen.

Unternehmen erhalten Rechnungen auf verschiedenen Wegen – auf Papier, als gescanntes PDF, per Post, als E-Mail, über ein Webportal und so weiter. Kriminelle können folglich eine Rechnung oder auch einen Teil des Prozesses auf unterschiedlichen Wegen fälschen. Sie können zum Beispiel einen Virus in einen Anhang einbetten, Kopien verschicken oder einen Hinweis per E-Mail mit falschen Kontodaten versenden. Je umständlicher der Prozess, desto höher das Risiko.

Man muss also in Betracht ziehen, wie so ein Betrugsfall behandelt wird. Wie kann man die nicht unerheblichen Beträge überhaupt zurückbekommen? Und zu guter Letzt, wie hoch ist das Risiko für den Ruf eines Unternehmens?

2018 wurden von Unternehmen 3.280 Betrugsfälle rund um Rechnungen und Bankvollmachten gemeldet. Der durchschnittliche Verlust pro Fall betrug 28.000 Euro. Glücklicherweise konnten 29,6 Millionen Euro des verlorenen Geldes wieder zurückerlangt werden.

Ursprungsauthentizität und Integrität des Inhalts gewährleisten

Es ist seit Jahren klar, dass elektronische Rechnungen mit Sicherheitsvorkehrungen versehen werden müssen. Sie sollen verhindern, dass Rechnungen korrumpiert werden und die Identität des Rechnungsstellers beweisen. Und genau dafür wurden in der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie Vorkehrungen getroffen, als diese vor langer Zeit im Jahr 2006 verabschiedet wurde.

Laut der Mehrwertsteuerrichtlinie (Artikel 233) muss jede steuerpflichtige Person (das heißt sowohl der Anbieter als auch der Käufer) sicherstellen, dass „Ursprungsauthentizität“ (das heißt die Identität des Rechnungsstellers) und „Integrität des Inhalts“ (das heißt, der Inhalt der Rechnung wurde nach Erstellung nicht mehr geändert) gewährleistet sind. Dafür empfiehlt die Mehrwertsteuerrichtlinie in erster Linie fortgeschrittene elektronische Signaturen.

Die neue Richtlinie für elektronische Rechnungsstellung macht sich diese Bestimmungen der Mehrwertsteuerrichtlinie zu Nutze. Auch hier werden fortgeschrittene elektronische Signaturen empfohlen, um Authentizität und Integrität der Rechnung zu gewährleisten. Sie legt aber außerdem fest, dass alle Absender von elektronischen Rechnungen dies gewährleisten müssen.

Die Auswirkungen

Folgende Überlegung: In der EU werden nur Rechnungen, die in einem bestimmten strukturierten Format verfasst sind, als gültige elektronische Rechnungen anerkannt. Seit 18. April 2019 müssen Behörden in jedem EU-Mitgliedsland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, um den Standards der Richtlinie zu entsprechen. Behörden auf Bundes- und Landesebenen können für ein weiteres Jahr eine Ausnahmegenehmigung beantragen.

Laut der Richtlinie müssen öffentliche Einrichtungen innerhalb der EU alle elektronischen Rechnungen akzeptieren, die den Standards der Richtlinie entsprechen. Dies gilt für alle Lieferanten – egal wo sich diese befinden. Unternehmen, die mit öffentlichen Einrichtungen in der EU Handel treiben, sollten sichergehen, dass ihre elektronischen Rechnungen den Standards der Richtlinie entsprechen.

Wenn Sie Teil eines globalen Unternehmens sind, das Rechnungen an verschiedene Länder in der EU verschickt, ist es wichtig, dass Sie die Anforderungen vollständig verstehen, um der Richtlinie zu entsprechen. CEF Digital hält ebenfalls einige hervorragende Ressourcen dazu bereit, wie Sie die Richtlinie erfüllen können.

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