Viele Unternehmen besitzen bereits Multifunktionsgeräte (MFPs), die den Arbeitsalltag für Mitarbeiter erleichtern. Dennoch besteht die Möglichkeit, die Funktionen weiter auszuschöpfen. Dokumente sofort einscannen, anstatt Transportwege in Kauf zu nehmen – diese Alternative ermöglichen MFPs mit einer Softwareoptimierung. Wieso wichtige Dokumente hin und her transportieren und einen Verlust riskieren, wenn sie sich sofort im Unternehmenssystem digital abrufen lassen?
Durch das Festhalten an analogen Dokumenten sehen sich Mitarbeiter einer großen Menge an Papier gegenüber. Sortierung und Weiterverarbeitung gestalten sich dementsprechend langwieriger, komplizierter und schwieriger. Auf lange Sicht stellt dies keine optimale Arbeitsweise dar.
„Um Unternehmen und Angestellte vor einer schieren Herkules-Aufgabe zu bewahren, benötigen die Betroffenen ganz dringend eine Lösung. Diese muss die Mitarbeiter durch eine Digitalisierung vom ersten Schritt an unterstützen, um somit auch die darauffolgenden alltäglichen Arbeitsprozesse zu vereinfachen“, erklärt Myrko Rudolph, Gründer und Geschäftsführer der exapture GmbH und Digitalisierungsexperte. Doch dabei stellt sich die Frage: „Welche Handlungen erfordert der Wandel?“
„Mitarbeiter sehen sich für die erfolgreiche Entwicklung in der Pflicht, analoge Unterlagen nach dem Erhalt in eine digitale Form zu bringen“, erklärt Rudolph. Nach dem Transfer in die digitale Welt bedeutet dies die Verarbeitung der Dokumente und anschließend die Aufbewahrung. Dieser Prozess stellt eine Ordnung im Arbeitsalltag sicher und vereinfacht folglich die stetig anfallenden Tätigkeiten für die Mitarbeiter.
„Besonders das Gesundheitswesen erfordert geordnete Prozesse. Im Ernstfall brauchen Ärzte die Patientenakten schnell. Digitalisierung ermöglicht es, durch den simplen Aufruf der Namen in den Speicherwerken die angefragten Informationen rasch aufzurufen“, legt der Experte dar. „Das ist nur ein Beispiel für die Wichtigkeit der Digitalisierung im Arbeitsbereich.“ Eine Ordnung von Arbeitsstätten ermöglichen MFPs mit ihrer Funktion, Dokumente einzuscannen. Aus diesem Grund stehen Multifunktionsgeräte an erster Stelle für eine erfolgreiche Modernisierung von Betrieben.
Mensch und Maschine Hand in Hand
Obwohl sich die Digitalisierung im ersten Moment als eine wichtige Komponente für einen erfolgreichen Betrieb erweist, darf der personelle Aspekt dennoch nicht in Vergessenheit geraten. Denn der Wandel von analog zu digital benötigt die menschliche Hand, um überhaupt beginnen zu können. Schon die Formatierung von Papier zu Dokumenten in Speicherwerken erfordert einen Mitarbeiter vor Ort, der den Prozess in die Wege leitet.
„Für eine erfolgreiche Digitalisierung muss sich zunächst einmal das Personal um den Scanvorgang am MFP kümmern“, betont Rudolph. Auch die nachfolgenden Schritte der Entwicklung brauchen Personen, die diese Maßnahmen anstoßen. Obwohl dies zuerst verworren und kompliziert erscheint, existieren bereits Lösungen, um den Wandel von Unternehmen durch die Modernisierung fortschreiten zu lassen.
Mit der Digitalisierung statt hinterher
Viele Unternehmen besitzen bereits MFPs, die am Anfang eines jeden Modernisierungsprozesses stehen. Dementsprechend erfordern Betriebe lediglich eine Software wie die von exapture, die die Potenziale der Geräte urban und somit MFPs zu Schnittstellen für die Gestaltung eines modernen Arbeitsplatzes macht. Softwareoptimierte Multifunktionsgeräte erlauben es Betrieben, die eingehenden Dokumente umzuwandeln und wichtige Informationen bei Bedarf zu extrahieren.
Infolgedessen ermöglicht dieser Entwicklungsgang neue Strukturen und vereinfachte Arbeits- und Geschäftsprozesse, von denen nicht nur Mitarbeiter profitieren, sondern letztendlich natürlich auch die Kunden. „Diese Technologie ermöglicht es Unternehmen, sich zu wandeln. Durch das Scannen von analogen Dokumenten stellen Betriebe eine schnellere und effizientere Arbeitsweise sicher“, so der Experte. „Nicht nur das, sondern die Geschäftsführer ebnen dadurch für ihre Mitarbeiter und ihr Unternehmen den Weg, um mit der Digitalisierung mitzugehen statt hinterher.“ (rhh)
