In Zeiten flexibler Arbeitsmodelle, Mobilität und fortschreitender Digitalisierung, von Kollaboration und auch gestiegener gesetzlicher Anforderungen, insbesondere an den Datenschutz, kommen Unternehmen kaum noch an einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorbei.
Und das ist längst nicht mehr nur etwas für Konzerne oder Global Player. Viele Hersteller, darunter auch das Softwarebüro Krekeler, haben ihre Software speziell für die Bedürfnisse von Klein- und Mittelständischen Unternehmen entwickelt: Office Manager DMS kann sowohl auf Einzelarbeitsplätzen als auch auf einem Server für das Unternehmensnetzwerk und für mehrere Nutzer installiert werden.
„Ein DMS wie Office Manager beschleunigt nicht nur einfach Arbeitsabläufe, es verwaltet Wissen und macht es abteilungsübergreifend verfügbar. Dafür werden Informationen aus ganz unterschiedlichen Dokumenten, die in einem Unternehmen anfallen, in zentralen Archiven gespeichert, beispielsweise Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote und Verträge, Gesprächsnotizen und Protokolle, Bewerbungen und Lohnabrechnungen, Korrespondenzen sowie Zeichnungen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um originäre digitale Dokumente oder durch scannen digitalisierte Papierdokumente handelt“, informiert Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.
Der IT-Experte rät bei der Wahl des passenden DMS auf eine für Mitarbeiter einfache, intuitive Anwendung zu achten, die sich ohne großen Schulungsaufwand leicht in die bereits vorhandene IT-Infrastruktur integrieren lässt: „Das erhöht die Akzeptanz im Unternehmen. Neben Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen oder einem angeschlossenen Online-Shop, die sicherstellen, dass wichtige Daten automatisch in das DMS übernommen werden, muss auch der Dokumentenscanner einfach in der Bedienung und in das DMS integriert sein, damit vor allem das Digitalisieren großer Mengen an Papierdokumenten schnell von der Hand geht.“
Ein weiteres wichtiges Kriterium für ein DMS: Es muss für alle Abteilungen eines Unternehmens zugänglich sein, egal ob Kundendienst, Buchhaltung oder Marketing und Verkauf. Allerdings sollte über eine Rechtevergabe der Zugriff auf die Dokumente und Daten beschränkt bleiben, die die jeweilige Abteilung für ihre Arbeit benötigt.
Hinzu kommt: Seit dem Inkrafttreten der DSGVO müssen Unternehmen besondere Regeln hinsichtlich Art, Dauer und Umfang der Speicherung und Aufbewahrung von personenbezogenen Daten einhalten. Mitarbeiter müssen Auskunft geben können, welche Daten einer natürlichen Person im Unternehmer gespeichert sind und diese auf Verlangen löschen. (rhh)
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