Mehr Freiräume, mehr Flexibilität: Welche HR-Abteilung wünscht sich das nicht? Wollen Unternehmen den Anforderungen des Fachkräftemangels gerecht werden und dafür sorgen, dass die Zusammenarbeit reibungslos läuft, ist eine HXM-Software das A und O. Aber wer hat schon die Zeit, auf jede noch so kleine Systemanpassung zu warten?
Nur agile und anpassungsfähige Personalabteilungen können dem „War for Talents“ angemessen begegnen, heißt es. Das ist aber leichter gesagt als getan. Denn den Talente-Wettbewerb können sie nicht allein dadurch gewinnen, dass sie für eine Position geeignete Kandidaten finden und rekrutieren. Sie müssen auch die Mitarbeiterbindung stärken, um diese langfristig zu halten. Denn die Wechselbereitschaft von Arbeitskräften ist hoch, wie der Gallup Engagement Index zeigt: Nur 55 Prozent der Arbeitnehmer glauben, in einem Jahr noch bei ihrem aktuellen Arbeitgeber zu sein, für längere Zeiträume sinkt diese Quote sogar auf lediglich 39 Prozent.
Da eine Nachbesetzung Studien zufolge bis zu 25.000 Euro pro Stelle kosten kann, gilt es, die Bedürfnisse der Belegschaft stets im Auge zu behalten. Doch damit nicht genug. Mitarbeiter individuell betreuen, neue Geschäftsbereiche aufbauen, wichtige Kennzahlen für die Geschäftsleitung bereitstellen, regulatorische Anforderungen erfüllen – die Rolle der Personalabteilung ist heute so vielfältig und anspruchsvoll wie nie zuvor.
Software als Dreh- und Angelpunkt fürs Personal
Sämtliche Prozesse rund um die Beschäftigten zu digitalisieren ist demnach eine naheliegende und vielversprechende Option. HR-Profis haben klare Vorstellungen von ihrer idealen Businesslösung: Sie wünschen sich eine benutzerfreundliche und flexible Plattform, die sich mühelos an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt und auf Abruf die benötigten Kennzahlen liefert.
Wichtig ist dabei, dass die Personalsoftware den kompletten Employee Lifecycle abdeckt: von der Stellenausschreibung und dem Erstkontakt über den Arbeitsvertrag und die Personalentwicklung bis zum Offboarding. Human Experience Management (HXM)-Software ist so eine umfassende HR-Lösung. Sie fungiert nicht nur als zentrale Datenplattform, sondern automatisiert möglichst viele Prozesse und koordiniert die Teamarbeit.
Eine Business-Strategie, die den gesamten Lebenszyklus der im Unternehmen Beschäftigten berücksichtigt, bringt mehrere Vorteile: Personaldaten müssen nur einmal erfasst werden. Es ist nicht nötig, sie manuell vom Recruiting- ins Personalmanagement-Tools zu übertragen. Abgeschlossene Bewerbungsverfahren werden automatisch in die digitalen Personalakten überführt. In diesen Akten sind dann alle relevanten Personalinformationen und -dokumente gespeichert und lassen sich jederzeit abrufen.
Eine zentrale Plattform vereinfacht nicht nur die HR-Arbeit, sondern erleichtert auch Führungskräften den Zugriff auf Mitarbeiterdaten, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln zu müssen. Damit wird die Gefahr von unautorisierten Kopien und individueller Speicherung minimiert. Fehler lassen sich vermeiden und Datenschutzrichtlinien einfacher einhalten. Darüber hinaus profitieren die Beschäftigten selbst, wenn sie direkt im System etwa ihre Personalakte einsehen, Gehaltsabrechnungen abrufen oder Urlaub beantragen können. Zusätzlich freut sich die Unternehmens-IT. Sie muss keine Schnittstellen programmieren und hat weniger Administrationsaufwand.
Ohne Programmierkenntnisse adaptierbar
Apropos IT: Personalabteilungen sind immer wieder mit sich ändernden gesetzlichen Vorgaben und neuen betrieblichen Vereinbarungen konfrontiert. Seien es Regelungen zur Arbeitszeiterfassung, verschärfte Hinweispflichten zum Urlaubsanspruch oder angepasste Tarifverträge – HR muss zügig und agil reagieren. Eine Software, die sich auf flexible Oberflächengestaltung beschränkt, greift daher zu kurz. Es muss möglich sein, das System schnell und individuell an neue Prozesse anzupassen – und zwar am besten ohne die Hilfe der IT-Abteilung oder des Software-Anbieters.
Hier kommt der Ansatz mit Low-Code bzw. No-Code ins Spiel. Damit lassen sich Anwendungen erstellen und anpassen, indem grafische Module per Drag & Drop verschoben werden. So kann jede einzelne HR-Fachkraft visuell logische Workflows gestalten, Geschäftsregeln festlegen und Datenbanken konfigurieren. Dazu sind keine umfangreichen Programmierkenntnisse notwendig, selbst weniger technikaffine Teams können ihre Software mühelos maßschneidern.
Eine HXM-Software auf durchgängiger Low-Code-Basis und mit No-Code-Oberflächen ermöglicht es unter anderem, individuelle Eingabemasken zu gestalten, personalisierte Dashboards für KPIs zu entwerfen und sogar die Business-Logik zu adaptieren. Low-Code-Plattformen liegen momentan im Trend. Laut einer aktuellen Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG nutzen bereits 43 Prozent der europäischen Unternehmen diesen Ansatz, 33 weitere Prozent planen den Einsatz in den nächsten zwei bis fünf Jahren.
Das Personalwesen nimmt dabei einen Spitzenplatz ein. Unternehmen versprechen sich von diesem codierungsarmen Konzept eine gesteigerte Prozesseffizienz, höhere Mitarbeiterproduktivität, Kosteneinsparungen sowie mehr Flexibilität und Skalierbarkeit – eine vielversprechende Perspektive für die moderne Personalabteilung.
Alle Hürden in HR überwinden
Die Belegschaft ist zweifellos das wertvollste Kapital eines Betriebs. Sie im Blick zu behalten, sollte allen Führungskräften ein wichtiges Anliegen sein. Trotzdem stoßen Digitalisierungsvorhaben im Personalwesen oft auf ein entscheidendes Hindernis: die Kosten. Eine HXM-Lösung mit Low-Code/No-Code-Ansatz, die alle Personalfragen von Anfang bis Ende abdeckt, ermöglicht es Unternehmen unabhängig von Größe und Branche, ihre digitalen HR-Prozesse mit vertretbarem Aufwand zu etablieren.
Ist die Software nämlich leicht zu bedienen und erfüllt die unternehmensspezifischen Ansprüche, profitieren alle Seiten davon. Besonders aber die Personalabteilung – sie genießt den Mehrwert störungsfreier und zentral organisierter Verwaltungsprozesse und kann vor allem wieder ihrem Hauptauftrag gerecht werden: die Menschen rund um ihr Arbeitsleben zu begleiten.
Karen von Dehn ist seit 1999 im Personalsoftware-Markt aktiv, unter anderem in den Bereichen Sales und in der Partnerbetreuung. Seit 2002 hat sie bei perbit verschiedene Positionen durchlaufen: Sales, Sales Controlling und aktuell Head of Sales.
