Wenig befriedigend ist 2019 die Zahlungsmoral im B2B-Geschäft. Durchschnittlich 1,7 Prozent ihres jährlichen Umsatzes müssen deutsche Firmen im Schnitt aufgrund von Zahlungsausfällen abschreiben, so der aktuelle „European Payment Report“ von Intrum. Offene Außenstände führen aber nicht selten zu Liquiditätsengpässen und behindern das Wachstum im deutschen Mittelstand. Wie können Unternehmen hier für Abhilfe sorgen?

Zwar liegen Forderungsausfälle in Deutschland etwas unter dem europäischen Durchschnitt, jedoch kämpfen Firmen hierzulande mit einigen lokalen Besonderheiten, die sich auf ihre finanzielle Basis auswirken. 77 Prozent der befragten deutschen Unternehmen berichten, dass Schuldner im Schnitt erst nach Fälligkeit zahlen – ein deutlich höherer Prozentsatz als der europäische Durchschnitt von 51 Prozent.

Diese sinkende Moral bei der Einhaltung von Zahlungszielen belastet Firmen mitunter erheblich. Wurde im Jahr 2016 im Mittel nach 16 Tagen gezahlt, so nehmen sich Kunden heute durchschnittlich 28 Tage Zeit, um ihre Rechnungen zu begleichen. Die Folge: Deutsche Mittelständler kämpfen im europäischen Vergleich überdurchschnittlich stark mit Liquiditätsengpässen, höheren Zinskosten und Umsatzverlusten. Forderungsausfälle behindern dabei vor allem das kontinuierliche Wachstum.

Wer sich um säumige Kunden erst dann Gedanken macht, wenn Leistungen bereits erbracht oder die Waren ausgeliefert sind, kommt definitiv zu spät. Neben der Auffassung, guten Kunden nicht „auf den Füßen stehen zu wollen“, sind es vor allem fehlende Automatismen, die Forderungsausfälle begünstigen. Viele der heutzutage im Einsatz befindlichen Finanz- und Controlling-Systeme bieten als Führungsinstanz des ERP-Systems zwar bereits Optionen, um Außenstände zu erfragen und verfügen über ein entsprechendes „Offene-Posten-Management“. Damit entscheidet der jeweilige Controller über die Qualität des Forderungsmanagements: Nutzt er diese Funktionalitäten und treibt er das Offene-Posten-Management mit Fleiß und Hartnäckigkeit voran? Davon hängen Erfolg oder Misserfolg ab!

Moderne Systeme aber bieten mehr: Sie entlasten den Controller und zeigen ihm gezielt, wo er handeln muss. Seine Aufgabe besteht lediglich darin, die unternehmensindividuellen Richtlinien im System zu verankern und den vorgesehenen Prozess zu definieren, falls die Richtlinien verletzt werden. Moderne Systeme bieten somit eine vollständige Automatisierung des Forderungsmanagements und warnen den Controller proaktiv. Ein im ERP integriertes Frühwarnsystem meldet beispielsweise automatisch das veränderte negative Zahlungsverhalten eines Kunden und sorgt dann über Workflows dafür, dass dieser Kunde künftig gesperrt wird.

Professionelles Forderungsmanagement ist ein überaus wichtiger Bestandteil des Risikomanagements. Ein modernes ERP-System wie proALPHA trägt dazu bei, die entsprechenden Prozesse nicht nur effizient, sondern auch automatisiert und sicher zu gestalten und minimiert so die Risiken. Das entlastet die Mitarbeiter, und Außenstände können nicht in Vergessenheit geraten. Das System lässt sich über die Eingabe bestimmter Rahmenbedingungen – wie etwa Debitorenlaufzeiten – frei konfigurieren, so dass sich Kunden mit ihrem Zahlungsverhalten innerhalb eines definierten Leitkorridors bewegen können.

Wird eine bestimmte Grenze überschritten, werden diese Kunden automatisch per Meldung angezeigt, so dass Anwender sofort die notwendigen Folgeaktivitäten anstoßen können, etwa den Versand einer Mahnung – ohne mühsam eine endlose Offene-Posten-Liste prüfen zu müssen. Möglich ist auch, bei Nichteinhaltung der gesetzten Parameter die nächsten Schritte automatisch zu starten. So informiert beispielsweise ein Workflow gezielt den zuständigen Vertriebsmitarbeiter und dieser hat direkten Zugriff auf alle zugehörigen Dokumente sowie die vollständige Historie.

Idealerweise kann ein Offene-Posten-Saldo noch einmal vor dem nächsten Kundenbesuch mobil per Smartphone oder Tablet abgerufen werden. Ein Hinweis auf die unbezahlte Rechnung im Telefonat oder Verkaufsgespräch ist oft wirkungsvoller als ein standardisiertes Mahnschreiben. Gleichzeitig dokumentiert das System automatisch jeden einzelnen Schritt inklusive der Weitergabe des Vorgangs an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter, was bei späteren Rechtsstreitigkeiten entscheidend ist.

Das Zahlungsverhalten neuer Kunden lässt sich nur schwer einschätzen. Selbst bei Bestandskunden kann sich die Kreditwürdigkeit im Laufe der Zeit ändern. Um Risiken korrekt einzuschätzen, ist ein regelmäßiger Bonitätscheck unverzichtbar. Doch die dazu nötigen Informationen sind in Eigenregie oft schwer oder gar nicht zu beschaffen. Viele Mittelständler arbeiten deshalb mit Wirtschaftsauskunfteien zusammen. Die Abfrageprozesse sind allerdings oft manuell ausgelegt. Entsprechend häufig wird darauf verzichtet. Ist das ERP-System direkt per Schnittstelle an die Wirtschaftsauskunftei angebunden, wird die Bonitätsprüfung zur obligatorischen Standardprozedur – das Ausfallrisiko sinkt. Durch einen direkten Draht zum Inkassodienstleister können Bonitätsprüfungen sogar automatisiert im Hintergrund laufen: Informiert die Auskunftei über negative Ereignisse, stellt ein Workflow die Zahlungsweise sofort auf Vorkasse um. Risiken entstehen so gar nicht erst.

Schritt für Schritt: Tipps für systematisches Forderungsmanagement

Außenstände im Fokus behalten: Konsequenz ist ein Zauberwort des professionellen Forderungsmanagements. Mahnungen sollten daher zeitnah nach Fristablauf gestellt werden – und nicht erst Wochen oder gar Monate später. Softwaregestützte, automatische Mahnläufe helfen dabei.

Klarheit schaffen: Wie lautet das Zahlungsziel? Wann bekommt welcher Kunde eine Mahnung? Und was passiert, wenn er dann immer noch nicht zahlt? Antworten auf diese und ähnliche Fragen sparen nicht nur Zeit. Ist etwa geklärt, wann Mahnungen versendet werden, gehen diese – gerade mit Unterstützung entsprechender Systeme – pünktlich an den Kunden raus und senken so das Risiko für einen kompletten Forderungsausfall.

Nachlässigkeiten verhindern: Das Forderungsmanagement steht ganz am Ende der betrieblichen Wertschöpfung. Wer zuvor Daten nachlässig erfasst, riskiert, dass Rechnungen deutlich später bezahlt werden. Cloudbasierte Zusatzdienste zur Prüfung von Kundenadresse oder Steuernummer sind hier sehr wirksam. Zudem helfen standardisierte Masken, Fehler bei der Kundenanlage zu vermeiden. Plausibilitätschecks erkennen fehlende oder falsche Angaben frühzeitig.

Zeitnah Teilrechnungen stellen: Speziell im Projektgeschäft ist die Rechnungsstellung oft komplex. Es empfiehlt sich daher, bereits in den Vertragsverhandlungen eine objektive Basis für Teilabrechnungen zu schaffen. Geleistete Arbeitszeiten oder gelieferte Materialien lassen sich einfacher belegen als ein bestimmter Projektfortschritt. Weiterer Vorteil: Über die ERP-Lösung ist eine halbautomatische Abrechnung auf Workflowbasis realisierbar.

Rechtsweg beschreiten: Wird auf Mahnungen nicht reagiert, bleibt nur der Rechtsweg. Dabei haben Unternehmen die Wahl: entweder den gerichtlichen Mahnbescheid selbst beantragen oder einen Spezialisten mit dem Inkasso beauftragen. Als Faustregel gilt: Mit vielen kleinen Rechnungen geht es zum Inkassobüro, mit einzelnen großen Vorgängen direkt zum Anwalt. Ein flexibles ERP-System mit den passenden Zusatzmodulen reduziert den Verwaltungsaufwand in beiden Fällen. Der Mahnbescheid wird überwiegend automatisch ausgefüllt. Die komplette Kundenakte lässt sich per Mausklick dem Inkassodienst übermitteln.

Mehr zum Forderungsmanagement unter:

web.proalpha.com/forderungsmanagement