Abläufe mit staatlicher Förderung optimieren: Zwei Programme des Bundes unterstützen mit einer Beratungsförderung von der Coronakrise betroffene Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Prozesse. Bis zu 100 Prozent der entstandenen Kosten werden getragen, wenn Kanzleien für ihre Mandanten die Erstellung der Verfahrensdokumentation fördern lassen. Für die Unternehmen wurden die maximal förderfähigen Kosten auf 4.000 Euro erhöht.
In Folge der aktuellen Ausnahmesituation durch die derzeitige Pandemie wurde zudem beschlossen, dass der Zuschuss vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) direkt auf das Konto des Beratungsunternehmens ausgezahlt wird. Damit das Angebot leicht genutzt werden kann, enthält die passende Software ein Modul für die Antragstellung der Beratungsförderung. So können Kanzleien bei der eigenen Akkreditierung, dem Antragsprozess sowie der Erstellung des Beratungsberichts, der für die Zuwendung entscheidend ist, unterstützt werden.
Wirtschaft in Bedrängnis
Zahlreiche Unternehmen leiden unter der derzeitigen Ausnahmesituation. Das BAFA unterstützt Betriebe nun verstärkt dabei, Prozesse zu verbessern und hat die Mittel dafür nochmals erhöht. Unter dem Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ sind verschiedene Förderprogramme zusammengefasst, durch die mittelständische Unternehmen allgemeine und spezielle Beratungen fördern lassen können. Unternehmen können so auch bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation durch den Steuerberater oder eine Kanzlei profitieren. Auch beim Förderprogramm Go-digital ist eine Unterstützung unter gewissen Voraussetzungen möglich.
Die Absicht hinter den Fördermöglichkeiten ist, Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen. Damit die Beratung beim Aufsetzen der Verfahrensdokumentation diesen Charakter hat, muss sie konzeptionell sein: Sie ist dann förderfähig, wenn sie neben der Identifikation der Schwachstellen im Unternehmen und deren Ursachen um den Punkt Maßnahmenempfehlung erweitert wird. Für Unternehmen bedeutet das, nicht nur die eigenen Prozesse zu dokumentieren und zu analysieren, sondern einen Schritt weiter zu gehen und darzulegen, wie sie effektiver und effizienter gestaltet werden können. Betriebsindividuelle Anleitungen zur Umsetzung decken diesen Schritt ab.
Die Förderung der Verfahrensdokumentation wird in der Regel nicht in Anspruch genommen, weil Unternehmen zum einen die Kenntnis über solche Möglichkeiten fehlt. Zudem herrscht Unsicherheit bei der Akkreditierung – Steuerberater oder Kanzlei müssen vom BAFA anerkannt sein – und beim Ablauf und dem Vorgehen der Antragstellung: Wer, was und wie viel kann überhaupt gefördert werden?
Die maximal förderfähigen Kosten beliefen sich zunächst bei der allgemeinen Beratung auf 3.000 Euro. Das BAFA hat nun die Förderung für Unternehmen, die von der Corona Krise betroffen sind, auf 4000 Euro erhöht und sich entschieden, bis zu 100 Prozent der Kosten zu bezahlen. In der Praxis hat sich gezeigt, dass zur Deckung der Verwaltungsaufgaben die empfohlene Mindestgrenze des Berater-Honorars bei 1.000 Euro liegen sollte. Mit der Go-digital-Förderung ist eine Unterstützung mit pauschal 50 Prozent der förderfähigen Kosten möglich. Allerdings wird hier ein deutlich breiterer Beratungsrahmen angesetzt: Dieser greift bis zu 33.000 Euro förderfähige Kosten.
Antrag zur Förderung mit Softwareunterstützung
Das Softwareunternehmen hsp Handels-Software-Partner GmbH hat in Zusammenarbeit mit dem Berater Förderquelle seine Lösung Opti.tax erweitert, um den Antrag für die Förderung so weit wie möglich zu automatisieren. In Opti.Tax 20.1 ist das Modul für die Antragsstellung der Beratungsförderung bereits enthalten.
Aus dem Tool werden im ersten Schritt die notwendigen Dokumente erzeugt, um sich als Steuerberater oder Kanzlei bei der BAFA zu akkreditieren. Ist sie erfolgreich, erhält das Unternehmen eine Beraternummer, die in der Software hinterlegt wird. Es kann nun Mandanten anlegen und mit der Verfahrensdokumentation beginnen.
Damit die Verfahrensdokumentation auch förderfähig ist, gibt es seit dem aktuellen Release 20.1 im Bereich der Aufgaben die Option „Handlungsempfehlungen“. Damit kann jeder Prozessschritt, der in der Verfahrensdokumentation dargelegt wird, mit einer Handlungsempfehlung hinterlegt werden. Ist die Verfahrensdokumentation samt der Empfehlungen abgeschlossen, wird daraus ein Bericht generiert. Dieser Beratungsbericht ist zentral, um Fördermittel zu erhalten. Er wird eingereicht und ist die Grundlage für den Zuwendungsbescheid.
Hier liegt ein weiteres Hindernis: Kanzleien wissen oft nicht, was genau der Beratungsbericht beinhalten muss, um förderfähig zu sein. Dafür sind Muster in der Software hinterlegt, die zeigen, wie ein Beratungsbericht optimalerweise aufgebaut sein soll – es wird aber auch Beispiele für fehlerhafte Berichte geben mit Kommentaren, der erfolgten Nachbearbeitung und der korrekten Endausgabe.
Aus der Software kann der Beratungsbericht entweder an hsp, oder die Förderquelle geschickt werden. Die Kanzlei enthält dann ein Feedback und befüllt außerdem eine Musterdatenbank, so dass das Tool fortlaufend optimiert werden kann. Durch die Software werden repetitive Tätigkeiten wie das Eintragen der Stammdaten automatisiert und minimiert. Die Antragstellung ist damit in fünf Minuten erledigt.
Verfahrensdokumentation als Startpunkt für weitere Förderungen
Die Verfahrensdokumentation stellt einen guten Ausgangspunkt dar, um sich mit den verschiedenen Beratungsthemen im Bereich der Förderung auseinanderzusetzen. Damit haben Kanzleien ein weiteres Argument an der Hand, um ihre Mandanten von den Vorteilen sowie der Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation zu überzeugen. Mit ihrer Hilfe und dem übergeordneten Blick auf Prozesse im Unternehmen lassen sich Optimierungspotenziale feststellen und Handlungsempfehlungen entwickeln, um das Unternehmen besser aufzustellen.
Die Verfahrensdokumentation ist eine unbeliebte Pflichtaufgabe, birgt aber auch das Potenzial, die Strukturen und Abläufe eines Unternehmens zu durchleuchten und zu optimieren. Die Förderprogramme des Bundes können einen Anreiz bieten, das Thema Verfahrensdokumentation anzugehen – ein geeignetes Softwaretool senkt die Hemmschwelle weiter und führt Kanzleien durch den Prozess der Förderung und der Dokumentation.
Katrin Kammer
