Alfred J. Oppek setzt auf digitale kaufmännische Prozesse: Stabile Prozesse für die perfekte Verpackung

Die Alfred J. Oppek GmbH & Co. KG in Oberasbach bei Nürnberg steht für Kompetenz in Sachen Verpackungsmitteln. Entstanden 1988 durch Übernahme eines kleinen Handwerksbetriebs, beschäftigt das Unternehmen heute dreißig Mitarbeiter, die Exportverpackungen fertigen – in erster Linie aus Holz. Pro Jahr entstehen bei Oppek ca. 12.500 Kisten und Verschläge, rund 1.500 individuelle Grundrahmen und etwa 5.000 Sonderpaletten nach den Maßen der Auftraggeber. Auf Wunsch übernimmt das Unternehmen auch die komplette Verpackungsdienstleistung vor Ort beim Kunden.

Im Tagesgeschäft kommt es auf Geschwindigkeit und Präzision an, wie Geschäftsführer Marcus Oppek erläutert: „Unsere Kunden kommen vorwiegend aus den Branchen Maschinen- und Anlagenbau und erwarten ein hohes Maß an Flexibilität und vor allem kurzfristiges Agieren – manchmal innerhalb von 24 Stunden.“ Um diesen Anforderungen termintreu und korrekt gerecht zu werden, sind gut ineinandergreifende Unternehmensprozesse und ein leistungsfähiger, verlässlicher Softwarepartner nötig.

Oppek setzt dafür bereits seit 2011 auf Lösungen aus dem Hause DATEV. Neben der Funktionalität waren insbesondere Zuverlässigkeit und Preistransparenz die ausschlaggebenden Kriterien für diese Wahl. „Unsere vorher genutzte Software war an und für sich gar nicht schlecht, aber das Ganze drumherum hat nicht gepasst“, erinnert sich der Geschäftsführer. „Wir hatten die Software für einen Einmalpreis gekauft sowie zusätzlich einen Support-Vertrag für eine monatliche Pauschale abgeschlossen. Damit dachten wir auf der sicheren Seite zu sein“, so Marcus Oppek. „Aber bereits nach zwei Jahren hätten wir das Produkt wegen einer technischen Umstellung wieder neu kaufen sollen und bei Support-Anfragen hieß es zu häufig, sie seien nicht Bestandteil des Support-Vertrags. Und wenn das Systemhaus dazu noch schlecht erreichbar ist, reicht es irgendwann.“

Heute setzt Oppek die DATEV-Programme „Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen“ und „Lohn und Gehalt classic“ ein. „Damit erledigen wir ein Höchstmaß der kaufmännischen Aufgaben selbst“, so Marcus Oppek. Während er und zwei weitere Mitarbeiter für das Schreiben von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen zuständig sind, übernimmt seine Ehefrau die monatliche Finanz- und Lohnbuchführung.

„Das Layout und Logo für unsere Belege haben wir im Auftragswesen selbst gestaltet. Dort haben wir auch entsprechende Preislisten angelegt und unseren Kunden zugeordnet. Wenn bei mir ein Anruf oder eine E-Mail mit einer Anfrage hereinkommt, dann erstelle ich unverzüglich ein Angebot“, erklärt Marcus Oppek. Sobald die Bestellung eingeht, kann er mit einem Mausklick den Auftrag bestätigen. Die Werkstatt bekommt auf Basis des Angebots sofort Materialscheine. So wissen die Mitarbeiter exakt, was zu tun ist und können gleich loslegen.

Wenn die Transportverpackungen fertig sind, werden sie umgehend zum Kunden gebracht. Die Lieferscheine dafür lassen sich ebenfalls mit nur einem Mausklick erstellen. Sobald die Fahrer zurückkommen, bringen sie den Lieferschein ins Büro. Dort wird im Programm DATEV Mittelstand aus den Daten von Angebot und Lieferschein ganz einfach die Rechnung erzeugt.

Mit einem weiteren Klick landet der komplette Geschäftsvorgang dann in der Finanzbuchführung. Dort sind kundespezifische Zahlungsziele hinterlegt. Das Mahnwesen läuft einfach so mit. „Bei rund 250 Rechnungen pro Monat und einem Sortiment von insgesamt 1.350 Artikeln ist diese automatisierte Übergabe der Daten von einem Prozessschritt zum nächsten für uns ganz wichtig“, betont Marcus Oppek. Daneben weiß er auch die Vielzahl an Plausibilitätsprüfungen insbesondere im Bereich der Finanzbuchhaltung, die Fehleingaben vermeiden helfen, sowie die gesetzliche Aktualität durch automatische Updates zu schätzen.