Im Interview: Josef Grünbichler, Toolmaker Advanced Efficiency: „Ohne DMS wird die Digitalisierung verschlafen“

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind als Garant für effiziente Prozesse bekannt. Als zentrale Informationsdrehscheibe für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten dürfen sie möglichst nicht ausfallen. Im Gespräch mit dem Midrange Magazin (MM) verdeutlicht Josef Grünbichler, geschäftsführender Gesellschafter der Toolmaker Advanced Efficiency GmbH, die Vorteile seines modernen DMS directarchiv.

MM: Was sind aus Ihrer Sicht die zentralen Vorteile eines DMS auf IBM i?

Grünbichler: Die Vorteile lassen sich an einer Hand aufzählen: Erstens: Die Dokumente im DMS können mit den Anwendungen auf IBM i besonders einfach verknüpft werden. Dabei darf es keine Rolle spielen, ob die Anwendungen im 5250-Stil, im Windows-Look oder im Browser bedient werden. Auftragsbearbeitung, Kundenservice, CRM und Buchhaltung sind dafür typische Beispiele. Zweitens: Die Einrichtung und Verwaltung des DMS erfolgen direkt auf der IBM i. Es ist kein eigener Server erforderlich, der wiederum Lizenz- und Wartungskosten verursacht. Wenn der Kunde die Dokumente lieber auf einer NAS speichern möchte, um die IBM i Platten zu schonen, ist das nur eine Sache der Konfiguration. Drittens: Die Dokumente im DMS sind genauso sicher wie die übrigen Daten der IBM i, das heißt, der Kunde braucht kein zusätzliches Sicherheitskonzept. Viertens: Die (tägliche) Datensicherung bzw. kontinuierliche Spiegelung auf ein Backup-System schließt die DMS-Daten und -Dokumente ein. Bei einem externen Server müsste dieser Aspekt als weiterer Kostenfaktor kalkuliert werden. Fünftens: Alle Dokumente und Dateien aus allen Systemen im Netzwerk, also beispielsweise aus Windows, Unix, Linux etc., stehen in einem zentralen DMS geordnet zur Verfügung.

MM: Mit welchen Formaten sollte ein DMS umgehen können?

Grünbichler: Mit allen Formaten, die eine Datei im gewöhnlichen Business- Umfeld haben kann. Dazu gehört ausnahmsweise nicht das Format einer Spooldatei, die nur von IBM i erzeugt wird. Die etwas älteren Archiv-Systeme für IBM i haben noch echte Spooldaten gespeichert, weil das besonders wenig Speicherplatz beansprucht hat. Diese Zeiten sind endgültig vorbei. Spooldateien aus der IBM i müssen vor der Ablage im DMS in einzelne Dokumente zerlegt und in das PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung konvertiert werden. 08/15-PDF reicht da nicht.

MM: Mit der zweiten Version der GoBD wird das mobile Scannen in Form von Handy-Fotos salonfähig. Welche Modifikationen zieht das für ein DMS nach sich?

Grünbichler: Handyfotos sind jpg-Dateien. Fotobeweise von defekten Lieferungen oder Reklamationen gelangen zum jeweiligen Vorgang ebenfalls ins DMS. Die Herausforderung besteht in der Konfiguration einer Struktur, damit mehrere Fotos zu einem Vorgang gespeichert werden.

Josef Grünbichler, Geschäftsführender Gesellschafter der Toolmaker Advanced Efficiency GmbH: „Wer sich für den Einsatz eines DMS interessiert, der sollte zunächst einen Musterfall konkret und vollständig in einem Testszenario umsetzen.“ – Quelle: Toolmaker Advanced Efficiency

MM: Wie wichtig ist die Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit eines DMS – inklusive der zugehörigen Hardware-Infrastruktur.

Grünbichler: DMS ist ein wichtiger Bestandteil des geschäftlichen Alltags und sollte nicht losgelöst oder als weniger relevant betrachtet werden. Wer immer noch denkt, dass DMS zwar „nice-to-have“, aber nicht geschäftsrelevant ist, hat Digitalisierung nicht ganz verstanden. Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit für DMS werden in modernen Firmen genauso hoch angesiedelt wie CRM oder ERP – schließlich müssen alle Bewegungen an Waren, Aufträgen, Geschäftsvorgängen usw. protokolliert und im DMS gespeichert werden. Vorhin hatte ich genau diesen Punkt als einen wichtigen Aspekt angesprochen, der für ein DMS on i spricht.

MM: Wie lassen sich DMS in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren und wer kann Unternehmen dabei helfen?

Grünbichler: Das sind einfach klingende Fragen zu höchst unterschiedlichen Szenarien. Ein zeitgemäßes DMS bietet Schnittstellen bzw. APIs, damit Dokumente samt Indizes an das DMS zur Speicherung übergeben werden können und ebenso, um Dokumente oder Dateien aus dem DMS abzurufen oder sich anzeigen zu lassen. Damit der User das auch realisieren kann, müssen in den betroffenen Anwendungen entsprechen de Optionen angeboten werden. Denn was nutzen die APIs, wenn die Anwendung geschlossen ist und sich keine API-Aufrufe konfigurieren lassen. Mein Rat: Sprechen Sie mit Ihrem IT-Leiter oder Berater über die Integration und setzen Sie einen Musterfall konkret und vollständig in einem Testszenario um. Dann sehen Sie, was wirklich geht. Andernfalls ist Frust vorprogrammiert und die Kosten für eine Integration können ganz schnell ein Mehrfaches der Lizenzkosten für das DMS erreichen.

MM: Welche Rolle spielt das Benutzer- Interface – Stichwort mobiler Zugriff – für die Akzeptanz eines DMS?

Grünbichler: Unsere Erfahrung sagt, dass die IBM i-Anwender durchgehend in einer Büroumgebung arbeiten und dort ihr DMS nutzen. Der mobile Zugriff ist bei uns auch möglich, wird aber nicht in Anspruch genommen. Das liegt vielleicht wieder an der Art des Geschäfts, das unsere IBM i-Kunden betreiben. Der mobile Zugriff auf Dokumente im DMS muss ja auch darstellbar sein. Auf einem Smartphone, ja sogar auf einem 10-Zoll- Tablett wird die Darstellung von DIN-A4- Dokumenten für den Benutzer zu einer Herausforderung beim Lesen.

MM: Welche Funktionalitäten sollte ein DMS im Bereich Archivierung umfassen?

Grünbichler: Hier sehe ich im Wesentlichen die manuelle und die automatische Archivierung. Bei der manuellen Archivierung geht es um das Ablegen von Dokumenten von einem lokalen Gerät aus, beispielsweise von Word-, Excel oder PDF-Dokumenten, die im Windows- Dateisystem gespeichert sind. Und natürlich von E-Mails oder Anhängen, die ein User zum Beispiel zu einer Kundenakte ablegen will. Das können aber auch Bilder vom Kundenservice oder technische Zeichnungen aus der Konstruktionsabteilung sein – auch wenn diese von einem völlig anderen System bzw. Hardware stammen. Unsere Kunden verwenden überwiegend die automatischen Systeme, denn darin liegt der größte Rationalisierungseffekt.

MM: Ist das DMS von Toolmaker mit anderen DMS-Produkten vergleichbar?

Grünbichler: Teilweise. Das liegt daran, dass wir es bereits Anfang dieses Jahrtausends geschafft haben, ein DMS mit 100% Browserbedienung anzubieten und gleichzeitig 100% nativ auf IBM i zu bleiben. Wir hatten den Mut, ein neues und modernes DMS für IBM i zu entwickeln, als andere das Aussterben der IBM i-Plattform herbeigeredet haben. Die meisten DMS-Anbieter haben mit IBM i nichts zu tun. Und leider glauben auch viele IBM i-Kunden, dass man auf ein Windows-basiertes DMS setzen sollte – für den Fall, dass die IBM i irgendwann abgelöst wird. Toolmaker-Lösungen stehen immer für ein Höchstmaß an Automatisierung und Kundenservice. Was gibt es Schöneres, als zu wissen, dass alle Geschäftsvorgänge vollständig und automatisch im DMS landen? Vermutlich ist Toolmaker deshalb so auf Digitalisierung und Automatisierung fokussiert, weil diese beiden Aspekte seit Jahrzehnten eine persönliche Leidenschaft von mir sind.