Welche Bürodrucker und MFPs werden intensiv, welche kaum genutzt? Welche und wie viele Geräte benötigt ein Unternehmen überhaupt, wo stehen diese am besten? All das findet eine MDS-Analyse heraus. Sie verschafft Transparenz und sorgt für optimale Druckerflotten. Doch wie sollte eine MDS-Analyse durchgeführt werden und was gilt es dabei zu beachten?
MDS steht für Managed Document Services. Eine MDS-Analyse untersucht die bestehende Druckerflotte eines Unternehmens, einer Behörde oder einer anderen Institution und leitet daraus Empfehlungen für ein optimiertes Flottenmanagement ab. Mehr als 20 Prozent der Druckkosten können erfahrungsgemäß durch die MDS-Analyse eingespart werden.
Darüber hinaus beginnt mit ihr oft der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement. Denn ein zweites Ziel der MDS-Analyse liegt darin, ein tieferes Verständnis der Prozesse zu erlangen und so Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. In der Praxis zeigt sich, dass sich bis zu 30 Prozent der Druckkosten erfahrungsgemäß durch eine gezielte MDS-Analyse einsparen lassen. Das hat auch der Digitalverband Bitkom in seinem Positionspapier bestätigt.
Die MDS-Analyse verschafft Unternehmen, Behörden und sonstigen Institutionen die notwendige Transparenz hinsichtlich der Struktur und der Leistung der eigenen Druckerflotten. Umfragen bestätigen, dass in vielen Organisationen der Überblick fehlt, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete sind unbekannt. Verdeckte Kosten, etwa durch vermeidbare Störfälle oder hohen Stromverbrauch, werden nicht erfasst. Das ändert die MDS-Analyse. Die MDS-Analyse besteht aus drei Schritten – der eigentlichen Analyse, dem darauf aufbauenden Konzept und der Umsetzung:
Schritt 1: ausführliche Analyse der Ist-Situation
Zuerst wird die Ist-Situation erfasst: Wo stehen welche Bürodrucker und Multifunktionsprinter (MFPs)? Welche Scanner, Kopierer und Faxgeräte gibt es? Wo stehen diese Geräte? Wer kümmert sich um Verbrauchsmaterialien wie Toner? Unsere TA-Analysten beginnen die MDS-Analyse damit, durch die einzelnen Büros zu gehen und alle Druck-, Fax- und ähnlichen Geräte zu erfassen. Bei der Analyse sehen sich die Experten auch die IT-Umgebung an, in der diese Geräte betrieben werden. Dabei wird beispielsweise erörtert, ob und wie Mobile Printing möglich ist. Ein zweiter, fester Bestandteil ist die kaufmännische Ist-Analyse, im Rahmen derer die gesamte Kostenstruktur – etwa Investitionskosten und Servicekosten – erfasst werden.
Das ist die Pflicht. Die Kür moderner Managed Document Services nimmt die Prozesse in Augenschein. Die Abläufe sollen schlanker, schneller und effizienter werden. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, in Gesprächen mit der Belegschaft zu klären, wie zufrieden sie mit den Geräten sind. So lässt sich herausfinden, wo es derzeit Probleme gibt – und wie diese sinnvoll zu beseitigen sind.
Schritt 2: das Konzept für die optimale Druckerflotte
Aus den gewonnenen Erkenntnissen wird ein Konzept für die optimale Druckerflotte erstellt und dieses mit den Projektverantwortlichen im jeweiligen Unternehmen abgestimmt. Dieses Konzept für Hard- und Software und die damit verknüpften Services legt die Ziele fest, zeigt die Wege dorthin und liefert die notwendigen Messkriterien.
Im Konzept wird herausgearbeitet, wie viele Geräte benötigt werden und wo sie stehen sollen. Zugleich wird eine Marschroute festgelegt, um den Wildwuchs an Modellen und Herstellern kurz- bis mittelfristig zu beseitigen. Zu einem validen Konzept zählt auch, die Sicherheitseinstellungen der Multifunktionsdrucker zu optimieren und die Lagerkosten für Zubehör, wie Tonerkartuschen, zu verringern. Serviceleistungen des Flottenmanagements wie Monitoring, Toner-Standsmeldungen und -bestellungen, Kostenstellenabrechnungen sowie Wartungs-, Zählerstands- und Fehlermeldungen lassen sich bequem auslagern, etwa an die Betreiber von Druckerflotten.
Schritt 3: die konkrete Umsetzung
Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, seinen Gerätepark samt Servicepaket zu optimieren, übergibt das MDS-Team an die Spezialisten, die das passende Lösungspaket für effizientere Prozesse im Dokumentenmanagement im Rahmen des erstellten Hauptkonzeptes implementieren. Möglich ist es dann, den gesamten „Lebenszyklus“ von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung von Dokumenten abzudecken. Dabei werden digitale und analoge Workflows miteinander verzahnt.
Das bringt Drucksysteme an eine Schlüsselposition für digitale Prozesse. Multifunktionsdrucker als Brücke zwischen analoger und digitaler Arbeitswelt fungieren dabei weniger als Output- denn als Input-Schnittstelle. Soll bedeuten: Statt Papier auszudrucken (Output), nehmen MFPs vermehrt Informationen aus Papierdokumenten auf, die elektronisch weiterverarbeitet werden (Input). Formal umfasst die Umsetzung vor allem die Installation von Geräten, die Implementierung von Software und eine kurze Schulung der Belegschaft. Sobald die Beschäftigten die Vorteile der neuen Workflows selbst erleben, verschwindet das Misstrauen gegenüber dem Neuen.
So profitieren Unternehmen von einer MDS-Analyse
Die MDS-Analyse spart Kosten und sortiert überflüssige Geräte aus. Reparaturanfällige Geräte werden ersetzt – meist durch Multifunktionsdrucker. Die im Netzwerk installierte Software kennt alle Geräte der Druckerflotte und erfasst Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten oder Druckvolumen. Services können an spezialisierte Anbieter vergeben werden, wodurch verdeckte Kosten ans Licht kommen. So sorgt die MDS-Analyse für eine optimal zusammengestellte und betreute Druckerflotte, verlässliche und aktuelle Kennzahlen sowie eine Entlastung bei Ressourcen und Kosten.
Die Verantwortlichen können sich mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Verantwortungsbewusste Service-Provider führen zudem Jahresgespräche mit ihren Kunden, um zu sehen, ob das umgesetzte Konzept so gut greift wie erwartet. Sie wissen: Da sich viele Arbeitsprozesse weiter digitalisieren, lohnt es sich auch künftig, Prozesse zu optimieren. Es hilft enorm, wenn dabei auf die Grundlagen der MDS-Analyse zurückgegriffen werden kann.
Sandra Angenendt-Schloter ist Abteilungsleiterin Kundenanalyse und Lösungsdesign bei TA Triumph-Adler.
