KI hält Einzug in deutsche Unternehmen, so auch vermehrt bei der Unterstützung des schriftlichen Austauschs. Das sind signifikante Entwicklungen, denn ineffiziente Kommunikation wird – wenn unterschätzt – kostspielig. Denn wenn man effektiv im schriftlichen Austausch kommuniziert, schafft man nicht nur Mehrwert, sondern verhindert auch unnötige Kosten, Zeitverluste sowie Mitarbeiter- und Kundenabwanderung. Angesichts dieser Entwicklungen rücken moderne KI-Technologien immer stärker in den Fokus, um Arbeitsabläufe zu optimieren und das gegenseitige Verständnis zu fördern.
Die vom KI-Unternehmen Grammarly in Zusammenarbeit mit Statista durchgeführte Studie “2024 State of Business Communication in Germany” bietet einen detaillierten Einblick in die aktuellen Trends und Anwendungen von KI-Tools in der deutschen Geschäftswelt zur Verbesserung der Kommunikation. Sie zeigt, wie diese innovativen Werkzeuge nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch Zeit- und Kosteneinsparungen ermöglichen. Basierend auf einer umfassenden Online-Befragung von 1.100 Angestellten, darunter 100 Führungskräften, zeigt die Studie, dass KI-basierte Tools zur Optimierung der schriftlichen Kommunikation bereits von 60 Prozent der Befragten eingesetzt werden. Unternehmen stehen allerdings vor der komplexen Herausforderung, das Change-Management so zu gestalten, dass bei der Implementierung von KI-Tools die bestmöglichen Ergebnisse erzielt und das volle Potenzial dieser Technologie ausgeschöpft wird.
Gegenwärtige Nutzung von KI-Werkzeugen: Eine Datenübersicht
Die Befragung ergab, dass bereits 6 von 10 Angestellten auf KI-Tools zurückgreifen, um den schriftlichen Austausch im Büro zu verbessern. Diese KI-Helfer reduzieren laut den Angaben den Zeitaufwand für Schreibaufgaben: 55 % der Angestellten berichten von schnellerer Arbeitserledigung und 47 % nutzen diese Werkzeuge, um ihre Nachrichten klarer und verständlicher zu formulieren. Darüber hinaus vermerken 46 % der Führungskräfte eine erhöhte Produktivität durch KI-Unterstützung. Die meisten deutschen Unternehmen, die bereits auf KI-Technologien zur Optimierung ihrer Kommunikation setzen, streben eine intensivere Nutzung an. 43 % der Firmen, die KI-basierte Schreibassistenten einsetzen, planen, diese Technologien zukünftig auch in anderen Teams zu implementieren. Zudem wollen 30 % der Entscheidungsträger, die solche Lösungen bereits nutzen, deren Einsatz in ihrem aktuellen Umfang beibehalten. Weitere 24 % der Unternehmen beabsichtigen, ihr Portfolio an digitalen Werkzeugen zu erweitern.
Quelle: Grammarly & StatistaGründe für den Einsatz von KI-Tools
Effizienzsteigerung notwendig: Auswirkungen mangelhafter Geschäftskommunikation
Doch wieso wird diese Technologie der KI-Schreibassistenz immer stärker eingesetzt? Die Studie legt die drastischen Auswirkungen ineffektiven Austausches in Unternehmen offen. Ein Viertel der Führungskräfte gibt an, dass mangelhafte Kommunikation zu höheren Kosten führt. Das insbesondere durch verlängerte Bearbeitungszeiten und die Notwendigkeit, Aufgaben mehrfach zu wiederholen. Darüber hinaus berichten 15 % der Führungskräfte von verlorenen Geschäftsabschlüssen durch Kommunikationsdefizite. Beeinträchtigt wird auch die Produktivität: 43 % der Angestellten beklagen Einbußen und 35 % leiden unter erhöhtem Stress. Auch die Führungsebene ist betroffen: 41 % kämpfen mit gestiegenem Stresspegel, 34 % mit gesunkener Produktivität und 29 % mit beeinträchtigten Beziehungen zu Kollegen. Ein Viertel aller Befragten führt schlechte Kommunikation auf verpasste Deadlines und verlängerte Projektlaufzeiten zurück. Die Arbeitszufriedenheit nimmt ebenfalls ab, wobei 32 % der Mitarbeiter ihre Unzufriedenheit äußern und jeder Zehnte sogar einen Jobwechsel in Erwägung zieht. Hinzu kommen weitere Herausforderungen insbesondere für global agierende Unternehmen, die in Fremdsprachen wie Englisch kommunizieren. Die Studie zeigt, dass 49 % der Angestellten dabei einen höheren Zeitaufwand erleben, während 41 % Probleme haben, ihre Gedanken klar zu formulieren. Zusätzlich haben 39 % Schwierigkeiten mit grammatikalischen Strukturen. Ein Drittel der Befragten gibt an, dass es herausfordernd ist, flüssig auf Englisch zu schreiben. 25 % fühlen sich unsicher beim Tonfall ihrer Nachrichten.
Quelle: Grammarly & StatistaAuswirkungen ineffizienter Kommunikation für deutsche Unternehmen
Change-Management effektiv gestalten: Potenziale von KI-Tools ausschöpfen
Trotz der hohen Akzeptanz des Einsatzes der KI-Assistenten gibt es auch Herausforderungen bei der Implementierung dieser Technologien. Die Studie zeigt, dass zwar 85 % der deutschen Führungskräfte angeben, dass ihr Unternehmen KI-Technologien eingeführt hat, aber nur 58 % der Mitarbeiter diese aktiv nutzen. Dies deutet auf eine Diskrepanz zwischen der Verfügbarkeit und der tatsächlichen Nutzung im Arbeitsalltag hin.
Quelle: Grammarly & StatistaDiskrepanz zwischen Bereitstellung und Nutzung von KI in deutschen Unternehmen
Daher ist die Einführung einer koordinierten Strategie für KI-Tools entscheidend, um deren sporadischen Einsatz zu vermeiden und die aktive Nutzung durch Mitarbeiter zu steigern. Hinzu kommen Sicherheitsbedenken, die 47 % der Befragten äußern, sowie die Sorge um den Schutz von Firmendaten, die von 45 % der Befragten geteilt wird. Als Folge müssen Unternehmen bei der Auswahl von KI-Anbietern sorgfältig vorgehen und sicherstellen, dass diese hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Die Studie zeigt auch, dass ein Mangel an KI-Kompetenz in den Teams vorhanden ist, was 20 % der Befragten als ein Hindernis für eine effektive Nutzung ansehen. Die generationsbedingten Unterschiede in der KI-Nutzung sind gleichermaßen spürbar: Während Gen Z vermehrt auf KI-Tools zur Verbesserung der Kommunikation zurückgreift (71 %), nutzen nur 64 % der Millennials und 43 % der Gen X diese Technologien. Dies betont die Bedeutung von fortlaufenden Bildungs- und Weiterbildungsprogrammen, um die KI-Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Generationen im Unternehmen von den neuen Technologien profitieren können.
Unsere Frage des Monats wurde beantwortet durch Matt Rosenberg, Grammarly’s Chief Revenue Officer und Head of Grammarly Business.
