Welche Rolle fällt dem Themenbereich Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bei den Digitalisierungsbestrebungen von Unternehmen zu? Dieser Frage haben sich mit Josef Grünbichler, Geschäftsführer der Toolmaker Advanced Efficiency GmbH, Dr. Olaf Holst, Chief Technology Evangelist bei Optimal Systems, Karl Heinz Mosbach, CEO der ELO Digital Office GmbH sowie Manfred Terzer, Gründer und CEO der Kendox AG vier DMS-Experten gestellt.
Quelle: Toolmaker Advanced Efficiency GmbH;Josef Grünbichler, Geschäftsführer der Toolmaker Advanced Efficiency GmbH;
„Ein gut integriertes DMS ist die Grundlage jeder Digitalisierung von Dokumenten. Dazu gehören nicht nur Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen, sondern auch Mahnungen, Zeichnungen, E-Mails und der ganze übrige Schriftverkehr. Erst wenn man komplett auf Papier verzichten kann – abgesehen von Lieferscheinen und Warenbegleitpapieren – hat man den ersten Teil der Digitalisierung geschafft“, so skizziert Josef Grünbichler die Rolle eines DMS.
Dabei beobachtet er einen rasanten Wechsel von traditionellen Papierdokumenten zu PDF-Dokumenten, die dann überwiegend per E-Mail verschickt oder in einem Portal abgelegt werden. Insoweit kommt laut Grünbichler dem früher wichtigen Teil des Scannens und der intelligenten Belegerkennung heute nur mehr eine untergeordnete Bedeutung zu.
„Der entscheidende Teil der Digitalisierung ist die möglichst nahtlose Integration der elektronischen Dokumente in die bestehenden Geschäftsanwendungen“, gibt sich Grünbichler überzeugt.
Quelle: Optimal SystemsDr. Olaf Holst, Chief Technology Evangelist bei Optimal Systems
„Wenn statt einem Knopfdruck in der Anwendung für die Dokumentenanzeige die Anwendung gewechselt werden muss, um einen Beleg oder ein Dokument anzusehen, dann hat man etwas falsch gemacht – und man verzichtet auf einen wichtigen Vorteil bei der Digitalisierung. Diesen Aspekt gilt es bei der Auswahl des DMS unbedingt zu hinterfragen.“
Eine Konzentration auf die „Basics“ predigt Dr. Olaf Holst: „Vielfältige digitale Ansätze, Workflows und Cloud-Strategien nützen wenig, wenn die Grundlagen fehlen. Eine davon ist die flächendeckende Implementierung einer DMS-Strategie. Denn die nahezu vollständige Beseitigung von Papier im Arbeitsalltag spielt eine maßgebliche Rolle für den Erfolg einer digitalen Umstellung.“ Deshalb ist für ihn eine DMS-Lösung und die damit verbundene Digitalisierung von Dokumenten eine notwendige Voraussetzung, um die Geschäftsprozesse digital aufzubereiten und zu optimieren.
Quelle: Kendox AGManfred Terzer, CEO der Kendox AG
„Im zunehmend digitalisierten Geschäftsumfeld können Anwenderunternehmen nur dann ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder erhöhen, wenn sie vollständig digitalisieren“, zeigt sich Manfred Terzer überzeugt.
„Das inkludiert nicht nur den Bereich ERP, sondern auch schwach strukturierte Büro- und Verwaltungsprozesse. Das DMS sorgt für die Basis, und liefert eine zentrale, geordnete und gesetzeskonform organisierte Struktur zur Verwaltung und Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente. Auf dieser Basis können sehr viele Geschäftsprozesse systematisch digitalisiert werden.“
Für den CEO von ELO Digital Office, Karl Heinz Mosbach, spielt ein DMS die zentrale Rolle, denn Dokumente sind in allen Bereichen zur erfolgreichen Geschäftsabwicklung wichtig:
Quelle: ELO Digital OfficeKarl Heinz Mosbach, CEO der ELO Digital Office GmbH
„Seien es Verträge, Planungsdokumente oder Serviceunterlagen – effektive Digitalisierung ist ohne Dokumentenmanagement nicht denkbar. Insbesondere, da moderne DMS-Systeme weit über den Standard der reinen Dokumentenverwaltung hinausgehen: In Form von Workflows zur Prozesssteuerung, automatischer Datenanalyse, Collaboration-Funktionalitäten, Schnittstellen zur Systemintegration und vielem mehr.“
Rainer Huttenloher
