Die Vorteile einer elektronischen Rechnung liegen auf der Hand. Für den Rechnungssteller wird die Erstellung, für den Empfänger die Rechnungsverarbeitung einfacher. Ein paar Fragen bleiben aber offen. Ab wann gilt’s? Welche Ausnahmen gibt’s? Welche Formate werden anerkannt? Wir wollen ein paar Fragen klären….

Denn bekanntlich steckt der Teufel ja im Detail. Tatsächlich geistern beim Thema E-Rechnung so einige Informationen herum, die unbedingt Erklärung benötigen.

 

Warum eigentlich das Ganze?

Die Europäische Kommission plant ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden. Die deutsche Regierung hat im Rahmen des Wachstumschancengesetz einen Teil der ohnehin kommenden EU-Verpflichtungen bereits umgesetzt: die E-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.

Für Rechnungsaussteller hat der Gesetzgeber recht weitreichende Übergangsfristen eingeräumt. Da diese abhängig vom Format sind, zeigen wir sie am Ende dieses Artikels auf.

 

Eine kleine Definitionsklärung…

E-Rechnung

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat definiert E-Rechnung wie folgt:

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,

  • elektronisch übermittelt,
  • elektronisch empfangen
  • sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können

Sonstige Rechnungen

Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Eine Rechnung im PDF-Format – egal über welchen Kanal versendet – ist ab Januar 2025 explizit keine elektronische Rechnung mehr. Papier-Rechnungen oder Rechnungen in sonstigen Formaten wie jpg. sind selbstredend keine E-Rechnungen. Für sonstige Rechnungen gelten die folgenden Fristen:

  • Bis zum 31.12.2025 müssen sonstige Rechnungen vom Rechnungsempfänger akzeptiert werden
  • Bis zum 31.12.2026 können sonstige Rechnungen für Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger dem zustimmt.
  • Bis zum 31.12.2027 können sonstige Rechnungen für Umsätze im Jahr 2027 versendet werden, wenn der Vorjahresumsatz (2026) unter 800.000 € lag.
  • Ab 01. Januar 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet elektronische Rechnungen für B2B-Umsätze auszustellen.

xRechnung

Wir zitieren erneut des Innenministerium:

XRechnung ist ein Standard für die Art und die technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung. Der Standard ermöglicht den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben.

Unternehmen sind ab 01. Januar verpflichtet, Rechnungen von anderen Unternehmen in diesem Format empfangen zu können.

ZUGFeRD

Zitat Bundesinnenministerium:

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN 16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) bei ZUGFeRD 2.2.0 berücksichtigt.

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten – nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem – problemlos möglich ist.

Unternehmen sind ab 01. Januar verpflichtet, Rechnungen von anderen Unternehmen in diesem Format empfangen zu können.

EDI-Format

Tatsächlich ist die Zulässigkeit des elektronischen Datenaustauschs per EDIFACT (EDI-Verfahren) noch nicht abschließend geklärt. Streng genommen entspricht dies nicht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Hier gilt: abwarten.

 

Und der Versand?

Der Gesetzgeber hat folgende Übergangsfristen für den Versand von sonstigen Rechnungen eingebaut. Generell gilt: Ist man sich mit dem Empfänger der Rechnung einig, ist jedwedes Format weiterhin auch über die unten genannten Daten hinaus vollkommen rechtmäßig.

  • Sonstiges Rechnungen: bis 31.12.2026
  • Sonstige Rechnungen bei Vorjahresumsatz < 800.000 €: bis 31.12.2027

 

Was bedeutet das für meine bestehende Software?

Seit jeher berichten wir viel über Anwendungen und Lösungen im Umfeld IBM Power & i. Insbesondere auf Systemen, deren Ersterstellung vielleicht schon Dekaden zurückliegt, ist eine Umsetzung einer solchen neuen Anforderung ja von höchster Brisanz. Aus diesem Grund unterhielten wir uns mit Manfred Dampf, Vertriebsleiter und Prokurist der Toolmaker Advanced Efficiency GmbH. Er berichtete uns von enormer Nachfrage im Bereich E-Rechnung: „Viele unserer Kunden fragen nun, wie sie das Thema E-Rechnung in der Zukunft umsetzen können.“ Dampf bringt die neue Gesetzgebung nicht aus der Ruhe. Sein Haus kann Lösungen anbieten:

  • Erstellen der Dateien (XML / PDF) zum Rechnungsaustausch
  • Versenden der elektronischen Rechnungen per E-Mail
  • Empfangen der elektronischen Rechnungen per E-Mail
  • Vorbereitung zur digitalen Weiterverarbeitung der empfangenen Rechnungen
  • Automatisiertes Archivieren der empfangenen Dokumente

Konkret sind die neuen Anforderungen in folgenden Produkten von Toolmaker „anschaltbar“.

  • directspool
  • directmail
  • directarchiv

„Das lässt sich in jede IBM i Anwendung integrieren. Wir sind preiswert und effizient und haben immer ein offenes Ohr für unsere Kunden.“ so Dampf.

Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema E-Rechnung bei Toolmaker.