Das Dokumentenmanagement steht auch im neuen Jahr nicht still. Themen wie Datenschutz, Cybersecurity und Cloud-Infrastrukturen stehen weiterhin auf der Agenda, aber das größte Potenzial liegt wohl in der Künstlichen Intelligenz. Ein Beitrag von Marcel Etzel, Produkt- und Entwicklungsleiter (CPTO) bei der EASY SOFTWARE AG.
Laut einer aktuellen Bitkom-Studie planen 40 % der deutschen Unternehmen, ihre Investitionen in die Digitalisierung bis 2025 zu erhöhen. Treiber dieser Entwicklung sind vor allem KI, Cloud-Technologien und gesetzliche Vorgaben wie die E-Rechnungspflicht. Diese Trends sind wegweisend und werden auch das Dokumentenmanagement (DMS) im kommenden Jahr grundlegend transformieren.
#1 Effizientes DMS durch KI
Im Dokumentenmanagement führt kein Weg mehr an der KI vorbei. Integrierte KI-Funktionen auf Basis von Large Language Models (LLMs) extrahieren Daten, legen sie im System ab, verknüpfen und analysieren sie selbstständig. Was früher oft Tage und Wochen dauerte, erledigt die KI jetzt in wenigen Minuten. Der dadurch gewonnene Automatisierungsschub befeuert nun die Effizienz in so gut wie allen Unternehmensbereichen. Workflows laufen schneller und fehlerfreier ab, während KI-Analysen neue Synergien aufdecken.
#2 Archiv: Mehr als nur Ablage
KI-Modelle sind jedoch nur so gut wie die Daten, mit denen sie gefüttert werden. Das DMS und gerade das Archiv sind eine wahre Datengoldgrube für GenAI, LLMs & Co. Denn hier liegen seit Jahren strukturierte, konsolidierte Informationen mit Metadaten angereichert und zur Abfrage bereit. Im Gegensatz zu anderen Systemen wie ERP liefern DMS-Archive zusätzlich historische Daten, die gut für das Trainieren von KI-Modellen geeignet sind und prädiktive Analysen ermöglichen. Da die Informationen zudem allesamt geschäftsrelevant sind, verbessert sich die Genauigkeit der von LLMs generierten Ergebnisse.
#3 Hybride Ansätze statt Cloud Only
Die Cloud bietet der KI die Infrastruktur für Rechenleistung, Speicher und Datenverarbeitung. Laut dem Flexera State of the Cloud Report nutzen jedoch 73 % der Unternehmen weiterhin hybride Umgebungen mit On-Premises-Infrastrukturen und Public/Private Clouds. Dem Einsatz von KI tut das nichts zur Sache. Denn moderne DMS bieten einen ebenso hybriden Ansatz, bei der Unternehmen selbst entscheiden, welche Informationen sie in der Cloud speichern. Sensible Daten können sie dabei lokal vorhalten und weniger kritische Informationen in der Cloud verarbeiten. Über einen Hybrid Connector können Mitarbeitende und die KI auf die gewünschten Daten zugreifen.
#4 Datenschutz und Cybersecurity im Fokus
Trotz KI und Cloud bleibt die revisionssichere Archivierung der Kern von DMS-Lösungen, mit Datenschutz als oberste Priorität. Ab 2025 rückt auch das Thema Cybersecurity stärker in den Fokus. Die neue EU-Richtlinie NIS2 legt einen umfassenden Katalog an Cybersicherheitsanforderungen vor, darunter Cyber-Risikomanagement, Überwachung und der Umgang mit Zwischenfällen. DMS sind aber gut aufgestellt: Sie archivieren sicher, schützen vor unberechtigtem Zugriff und bieten erprobte Authentifizierungsverfahren und Nachverfolgbarkeit. Damit erfüllen sie höchste Compliance-Standards und bieten Unternehmen Stabilität.
#5 Startschuss für die E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht, die 2024 Fahrt aufnahm, erreicht 2025 endgültig die Buchhaltung. Laut einer vom Branchenverband Bitkom durchgeführten Umfrage hat in Deutschland jedoch nur etwas mehr als die Hälfte der Unternehmen (55 %) bereits auf E-Rechnungen umgestellt. Gänzlich ist das Thema E-Invoicing damit im nächsten Jahr nicht vom Tisch. Ende 2026 läuft die Übergangsfrist für nicht-strukturierte E-Rechnungen aus und spätestens in drei Jahren ist die E-Rechnung dann verpflichtend für alle Unternehmen.
DMS gehen längst weit über die reine Verwaltung von Dokumenten hinaus. Schritt für Schritt verbessert KI das Dokumentenmanagement selbst und treibt damit die Digitalisierung weiter voran. Auch im Jahr 2025 haben Unternehmen damit die Chance, sich einen langfristigen Wettbewerbsvorteil zu sichern.
Quelle: Marcel Etzel