Die gesetzlich vorgeschriebene Archivierungspflicht für E-Mails ist mit Standardprogrammen kaum zu bewältigen und extrem zeitaufwendig. Andreas Sauer, einer der beiden Geschäftsführer der stanoc GmbH, verdeutlicht im Interview, wie eine möglichst intuitive Lösung aussieht.
MM: Warum sollte eine E-Mail-Archivierung plattformunabhängig und vollautomatisch im Hintergrund agieren?
Sauer: Plattformunabhängig sollte sie sein, weil die Unternehmen dadurch frei sind bezüglich ihrer Entscheidung, welche E-Mail-Lösung zum Einsatz kommen soll – und im Bedarfsfall auch gemischte Lösungen in den Unternehmenszweigen einsetzen können. Vollautomatisch müssen Systeme sein, um die komplizierte Gesetzeslage einheitlich unternehmensweit abbilden zu können. Die Anwender dürfen nicht in ihren Aufgaben- oder Arbeitsweisen beeinflusst werden.
MM: Was sind die relevanten Kommunikations-Plattformen und welche Rolle spielt noch die Notes-Umgebung?
Sauer: Neben Notes/Domino und Outlook/Exchange im E-Mail Bereich, sind vor allem die unterschiedlichen CRM-Systeme zu unterstützen. Bei der derzeitigen Verschmelzung von E-Mail-, CRM- und ERP-Systemen müssen Archivlösungen unkompliziert eingebunden werden können. Notes/Domino ist, neben Exchange, immer noch das am weitesten verbreitete System. Im Datenbankbereich ist die installierte Basis von Notes/Domino sehr breit. Aufgrund des Aufkaufs durch HCL wird es hier sogar noch einen weiteren Schub geben.
MM: Wie lassen sich die vielschichtigen Anforderungen seitens der DSGVO mit der Mail-Archivierung in den Griff bekommen?
Sauer: Durch die zentrale, automatisierte Steuerung der Unternehmensrichtlinien und damit die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Der Anwender kann die Entscheidungen nicht treffen. Wenn Archivsysteme auf bestehende Rechtesysteme zurückgreifen, ist der Unternehmensaufwand minimal.
Andreas Sauer, einer der beiden Geschäftsführer der stanoc GmbH: „Die Mail muss wie ein Dokument verarbeitet werden können.“ – Quelle: stanoc
MM: Wie lässt sich die Integration von Mail-Archivierung und Dokumentenmanagement-System erreichen und welche Stolpersteine gilt es dabei zu umgehen?
Sauer: Die Integration von Mail-Archivierung und Dokumentenmanagement-System lässt sich natürlich am besten erreichen, indem auf eine einheitliche Plattform gesetzt wird – dies ist vollständig allerdings nur mit Notes/Domino möglich. Da das nicht immer umsetzbar ist, müssen die Systeme möglichst vollständig miteinander verknüpft werden und für den Benutzer wie „aus einem Guss“ erscheinen. Dabei gilt es die Mail insgesamt wie ein Dokument zu verstehen und nicht nur die angehängte Datei „irgendwie weiterzuverarbeiten“. Darin besteht meines Erachtens auch der wirkliche Zugewinn: Die Mail muss wie ein Dokument verarbeitet werden können.
MM: Wer kann KMU bei den Aufgaben im Zusammenhang mit der Mail-Archivierung helfen?
Sauer: Vor allem der Fachhandel. Des Weiteren die örtlichen IHKs, da bekommt man viele Informationen zum Thema E-Mail-Archivierung. Die IHKs haben Datenschutzbeauftragte, die sich ggf. jedes Unternehmen anschauen und entsprechend unterstützen.
MM: Wie wichtig wird die Mail-Archivierung in der Cloud?
Sauer: Ich halte den Ansatz, die Archiv-Daten in der Cloud zu halten, für schwierig umsetzbar – reine Erfahrung. Aber es lohnt sich, diesen Ansatz zu verfolgen! Die Daten müssen dann aber auch per WORM-Techniken entsprechend gesichert werden. Auch eine Kombination ist denkbar: Der Zugriff erfolgt per Cloud, die Daten liegen aber im Unternehmen.
MM: Mail-Verkehr gilt als das größte Malware-Einfallstor – welche Ansätze zur Absicherung des Mail-Verkehrs gibt es derzeit für Anwenderunternehmen?
Sauer: Als Erstes muss natürlich eine gute Lösung für die Spam- und Virenabwehr installiert werden. Das Archivieren der Mail sollte dann den Ansatz verfolgen, diese im Originalformat zu speichern – jede Konvertierung ist eine Gefahr für das System, da die Daten dabei in der Regel „zum Leben erweckt werden“.