Auf der Suche nach Fachleuten geraten die Personaler langsam an Grenzen, die mit „normalen“ Mitteln nicht mehr zu überwinden sind. Seit Jahren ist es eine der wichtigsten, aber auch schwierigsten Aufgaben der Personalabteilung, die richtigen Menschen für die offenen Stellen zu finden. Das „Bürokratiemonster“ von früher bleibt aber lieber im Käfig, denn gut strukturierte, aussagekräftige und auf dem heutigen Arbeitnehmermarkt zugeschnittene Stellenanzeigen sind gefragt.
Die Zeiten, in denen eine gut gestaltete Stellenanzeige genügte, sind lange vorbei. Talente, wenn es sie denn gibt, erkennen mit einem Blick, ob das Design, der Firmenauftritt, der Anzeigenaufbau ansprechend sind und vor allem ob die Information professionell transportiert wird. Fähige Mitarbeitende haben Potenzial und wollen mehr als andere. Deswegen suchen sie so lange nach dem richtigen Unternehmen und dem richtigen Job, bis es passt.
Die Stellenbeschreibung steuert die Erwartungen der zukünftigen Mitarbeitenden, benennt die Aufgaben und Ziele der Stelle und zeigt auf, wie dadurch das Unternehmen erfolgreich wird und bleibt; was ist zu tun, wie ist es zu tun, kann ich etwas erleben, welche Anreize, Chancen und Perspektiven gibt es. Präsentieren Sie Ihr Unternehmen daher mit Klarheit und Transparenz. Definieren Sie umfassend die zu besetzenden Stellen, die es in Ihrem Unternehmen gibt und worum es im Detail geht.
Diese komplexe Aufgabe ist idealerweise mit geeigneter HR-Software einfach zu bewältigen. Alle benötigten Fakten und Informationen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Die erforderlichen Prozesse und Workflows laufen automatisiert ab. Und spätestens jetzt treffen wir oftmals auf die Crux bei der Sache, nämlich das Hauptproblem:
Im Einsatz befinden sich meist die allseits bekannten, sog. „Insellösungen“, gewachsene Strukturen, die nur mit hohem manuellem Aufwand nutzbar sind und die auf Dauer richtig viel Zeit, Mühe, Nerven und Geld kosten.
Eine leistungsfähige Software einer gesamtheitlichen Personalmanagement Lösung schafft es dagegen, alle notwendigen Informationen und Prozesse aufgabengerecht abzubilden und die notwendigen Personalprozesse auch noch kostengünstig zu steuern.
Quelle: Summit IT Consult GmbHWie sieht so etwas in der Praxis aus bzw. wie würde ein solcher Prozess in einer gesamtheitlichen Lösung aussehen?
Die Daten Ihrer aktiven Mitarbeitenden sind schon die Entgeltanwendung erfasst und werden auf Knopfdruck in den Personalmanagement Bereich übertragen.
Aufgrund der vorhandenen Unternehmensstrukturen und Hierarchien bzgl. Mandanten/Abteilungen oder Kostenstellen können wir zum besseren Überblick sofort eine erste Variante des Organigramms erstellen. Individuell auf Ihre Anforderungen ausgerichtet, fügen Sie Daten und Informationen bis auf Mitarbeiterebene hinzu. Dies erfolgt natürlich schnell und unkompliziert mit drag&drop.
Der Bandbreite sind hier (fast) keine Grenzen gesetzt, egal ob FTE, Vorgesetzte, Mitarbeiterbild, Kostenstellen, Vollzeit-/Teilzeitstelle, Wochenstunden etc. Mit diversen Filterfunktionen selektieren Sie z.B. für den Recruitment Bereich alle „unbesetzten Stellen“, zukünftig „freiwerdende Stellen“ oder „neu geplante Stellen“.
Quelle: Summit IT Consult GmbHAus der Organigramm-Funktion heraus wissen Sie ebenfalls, welche Führungskraft für welchen Bereich zuständig ist; eine wichtige Information, um z.B. im Recruitment die eingehenden Bewerbungen direkt an die zuständige Stelle weiterleiten zu können.
Nehmen wir beispielsweise eine freie Stelle als „Debitorenbuchhalter/-in“, die es im Rechnungswesen neu zu besetzen gilt. Aus dem Organigramm wissen wir, ab wann diese Stelle neu zu besetzen ist, wir wissen mit wieviel Arbeitsstunden, wir haben idealerweise die gewünschten „Skills“ aus der Stellenbeschreibung, wir kennen den Fachverantwortlichen und wir kennen, über das heute gezahlte Gehalt hinaus, aufgrund des auf Knopfdruck im HR-Manager zur Verfügung gestellten Gehaltsbenchmarks, was andere Mitarbeitende in diesem Alter, im gleichen Bereich etc. verdienen. Eine sehr wichtige Information, um auch für den Recruitment Prozess verlässliche Informationen für die Dotierung der neuen Stelle zu haben.
Der eigentliche Rekrutierungsprozess beginnt mit der Fragestellung, ob es bereits eine fertige Stellenanzeige gibt oder eine neue kreiert werden muss. Sollte eine neue Stellenanzeige erforderlich sein, erhalten wir aus dem HR-Manager direkt die benötigten Stelleninformationen; greifen auf eine Stellenbeschreibung zurück oder erstellen auch diese neu für die Stellenanzeige. Eine moderne Software gibt Ihnen die Möglichkeit mit drag+drop die gewünschten Felder, von der Anrede bis zum frühesten Eintrittstermin oder den Gehaltswunsch, in ein „Stellenstammblatt“ zu ziehen, aus denen später die Anzeige kreiert wird, natürlich mit Pflichtfelder-Funktion.
Quelle: Summit IT Consult GmbHMit der fortschreitenden Nutzung der Software erweitern sich so Ihre Vorlagen für die Stellenausschreibungen Ihres Unternehmens. Sie erhalten darüber hinaus einen genauen Überblick, welche Rekrutierungskosten anfallen und natürlich, welche Medien Ihnen den größten Erfolg bringen.
Dass eine solche Stelle nur auf der Firmenwebsite platziert wird, ist lange vorbei. Eine automatisierte Publizierung z.B. bei der Bundesagentur für Arbeit muss ebenso möglich sein, wie die Multi-Posting-Funktion auf sämtlichen sozialen Kanälen von Xing bis LinkedIn oder anderen. Eine professionelle Lösung hat natürlich auch ein Kostenmodul inkludiert, das mit Fristen arbeitet, um Sie vor unliebsamen Überraschungen und den damit verbundenen Kosten wie z.B. bei Überschreitung der Laufzeit etc. zu schützen.
Quelle: Summit IT Consult GmbHEgal ob sich der Bewerbende über das Stellenangebotsformular mit dem Hochladen seiner Dateien bewirbt oder z.B. mit seinem Xing-Profil. Eine leistungsstarke Software liest die Daten über die Scan-Funktion aus und stellt die Informationen in den von Ihnen geforderten Feldern ab.
Dass sofort eine automatische Eingangsbestätigung verschickt wird, ist ein absolutes Muss, denn die Bewerbenden warten nicht mehr, ob sie irgendwann eine Antwort bekommen würden, sondern orientieren sich bereits vorher um. Je nach Prozessvorgabe bekommt die Personalabteilung oder auch parallel die Bereichsleitung die Bewerbung zugestellt, natürlich nur die Links, es werden keine Dokumente aus datenschutzrechtlichen Gründen verschickt.
In der Software können dann diese verantwortlichen Personen die Bewerbungen prüfen und Bewertungen vornehmen, um dann per Knopfdruck den Prozess, von der Einladung mit automatisiertem Eintrag in Outlook bis zur Absage über die Formschreiben, zu initiieren. Natürlich wird das Bewerbungsgespräch auch softwaretechnisch unterstützt. Hier beginnt es mit Dokumentenvorlagen (softwarebasiert oder als PDF) für das Bewerbungsgespräch über Beurteilungsbögen bis hin zu Zu- oder Absagen.
Wenn es dann hoffentlich zu einem positiven Gesprächsverlauf mit einer Einigung kommt, beginnen automatisch weitere Prozessschritte. Die Bewerberdaten werden in das HR Manager Modul übertragen und in der digitalen Personalakte abgelegt. Dort dienen sie als Grundlage, z.B. für die Erstellung des Arbeitsvertrags usw. Je nach Firmenvorgabe erfolgt nach der Unterschrift des Vertrags durch den Bewerbenden die Zusendung eines Personalfragebogens, online oder als Dokument, zur Komplettierung der Mitarbeiterdaten. Weiterhin werden die Onboarding-Prozesse initiiert, ausgehend von der Einrichtung des neuen Mitarbeitenden im Entgelt und bei der IT bis zur Sicherheitsunterweisung oder der Terminierung von Milestones für das Mitarbeitergespräch, Probezeitende usw. Integrierte, frei verfügbare Workflows helfen Ihnen dabei, die terminierten Steps und Aufgaben termingerecht und strukturiert wahrnehmen zu können.
Eine reine Rekrutierungssoftware reicht also nicht aus, um Ihre Personalabteilung ausreichend zu unterstützen. Erst eine gesamtheitliche HR-Lösung liefert Ihnen die dringend benötigte Unterstützung für alle beteiligten Aufgabenbereiche und schafft Ihnen den Freiraum für Ihre Mitarbeitenden. Damit ist der „Rekrutierungsprozess“ aber noch nicht beendet. Denn wenn Sie es nach mühevoller Suche geschafft haben neue Mitarbeitende zu finden, sollten diese auch bleiben. Leider ist die Wechselwilligkeit neuer Mitarbeitender stark gestiegen. Durch gezielte Personalentwicklungs- und Bindungsmaßnahmen sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeitende sich wohl fühlt und bleibt und, im Idealfall, über das „Empfehlungsmanagement“ weitere Mitarbeitende für Sie rekrutiert.
Lothar Steyns ist Geschäftsführender Gesellschafter der Summit IT Consult GmbH.
