Im Fokus: Expertenrunde zu Dokumentenmanagementsystemen, Teil 1: „Digitale Geschäftsprozesse brauchen DMS“

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) spielen in vielen Unternehmen eine große Rolle, wenn es um die „Digitalisierung“ geht. In einer Fragerunde des Midrange Magazins (MM) zum Thema DMS beziehen drei Experten Stellung: Hans-Jürgen Böhm, Geschäftsführer von Gräbert Software + Engineering, Manfred Terzer, Gründer und CEO Kendox AG, Mag. Christian Fugina, Business Unit Manager bei der ROHA Software Support GmbH und Michael Weiß, TÜV-zertifizierter Datenschutz- und IT-Security-Auditor von der IT-Consulting & Datenschutz (Toolmaker-Partner).

„Das DMS bildet im Rahmen von Digitalisierungsprojekten eine unverzichtbare Grundlage, da ein Großteil der geschäftlichen Kommunikation vor allem auf elektronischen Dokumenten basiert“, ist Manfred Terzer von der Kendox AG überzeugt: „Liegen nicht alle Dokumentinformationen digital vor, können Unternehmen keine vollständig digitalen Geschäftsprozesse implementieren. Dementsprechend hat man ohne Dokumentenmanagementsystem auch keine Sicherheit, dass die geschäftsrelevanten Dokumente rechtskonform aufbewahrt werden.“ Nach seiner Einschätzung benötigen Unternehmen aus drei wesentlichen Gründen ein DMS:

• zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien bei der Arbeit mit Dokumenten, also rechtskonformes Ablegen und die Sicherung der Vollständigkeit und Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen,
• zum Aufbau von auf digitalen Prozessen, deren Gegenstand «Dokumente» sind sowie
• für Spezialanwendungen, die mit dem Management von Dokumenten zu tun haben, wie z.B. das Vertragsmanagement.

Die Rolle eines DMS im Rahmen von Digitalisierungsprojekten schätzt Michael Weiß, vom Toolmaker-Partner IT-Consulting & Datenschutz sehr hoch ein: „Ein DMS kann im gesamten Wertschöpfungsbereich sowie der Eigenverwaltung eines Unternehmens unterstützend eingebunden werden. Die Kompatibilität der jeweils verwendeten Technologien ist dabei entscheidend.“ Daher erfordern Digitalisierungsprojekte nach seiner Einschätzung individuelle Prozesslandkarten, welche über entsprechende Anwendungen abgebildet werden: „Die dafür notwendigen Dokumente finden sich im DMS und müssen im gesamten Zyklus von der erstmaligen Speicherung bis zur endgültigen Löschung im sog. Workflow „verwaltet“ werden.“

„Viele unserer Kunden haben lange bevor das Schlagwort Digitalisierung Einzug in unseren Sprachgebrauch gehalten hat, mit der Konzeptionierung und Implementierung eines DMS begonnen“, stellt Mag. Christian Fugina, ROHA Software Support GmbH, klar. „Vorrangiges Ziel war und ist es dabei, für alle unternehmensrelevanten Dokumente wie Verträge, Produktblätter, Marketingunterlagen, Kundenkorrespondenz, etc. einen stringenten Prozess zu erstellen und digital bestmöglich zu unterstützen. Optimal implementiert und kontinuierlich weiterentwickelt bilden DMS zentrale Unternehmenselemente agil arbeitender Unternehmen jeder Größe.“

„Dokumentenmanagementsysteme sind das Rückgrat von Digitalisierungsprojekten“, ist Hans-Jürgen Böhm überzeugt. Für den Geschäftsführer von Gräbert Software + Engineering steht fest, „dass sich damit geschäftsrelevante Belege sicher und vollständig archivieren lassen und jederzeit, datenbankgestützt recherchierbar, im Sachzusammenhang wiederauffindbar sind. Die Belege stehen dem Benutzer am Bildschirmarbeitsplatz zur Verfügung. Auf die Führung von Papierbelegen kann weitestgehend verzichtet werden.“

Profitieren vom DMS

Viele mittelständische und kleine Unternehmen stehen vor der Frage, wie sie am meisten von einem DMS profitieren können. Für sie lautet die Empfehlung von Harald Weiß: „Das DMS kann Unternehmen in ihrer Organisation unterstützen und ist damit Mittel zum Zweck. Profitieren wird ein Unternehmen unabhängig seiner Größe nur von organisatorischen Regeln innerhalb der Unternehmensprozesse. Die Wertigkeit eines DMS steht und fällt mit den konkreten Anweisungen im Umgang damit. Schlussendlich muss auch die Belegschaft dafür ‚begeistert‘ werden und das ist Führungsaufgabe.“

Das Thema „Tools führen zu mehr Effizienz“ steht für Christian Fugina im Vordergrund: „Gerade für den Mittelstand – mit begrenzten personellen und fachlichen Ressourcen – bedeuten effektive IT-Tools, wie etwa ein DMS, einen überlebensnotwendigen Wettbewerbsfaktor. Denn es definiert, wie rasch auf Marktmöglichkeiten reagiert werden kann bzw. wie schnell sich aktiv Maßnahmen umsetzen lassen.“ Ein wichtiges Credo in diesem Zusammenhang sind für ihn „anwenderfreundliche, performante und rasch adaptierungsfähige Software-Systeme, welche die jeweiligen Anforderungen abdecken und keinen Schnick-Schnack benötigen“. Dazu habe man bei ROHA in den letzten Jahren substantielle Erfahrungen und Expertise aufgebaut.

„Kleine und mittelständische Unternehmen tun sich häufig schwer, wenn sie sich im Rahmen ihrer Digitalisierungsprojekte zu viel auf einmal vornehmen“, bringt es Manfred Terzer auf den Punkt. „Meine Empfehlung lautet daher: ‚First Things First‘. Bei der Digitalisierung von Prozessen sollten Mittelständler keine Anforderungsmonster generieren, für deren Einführung sie weder die Zeit noch die Kapazität haben.“ Dies gilt nach seiner Einschätzung auch für die Einführung eines DMS: „Hier profitieren diejenigen am meisten, die schrittweise die wichtigsten Dinge zuerst umsetzen und damit ein Basis-System einführen, welches sie später ausbauen. Es ist wichtig, erst einmal die Grundlagen zu beherrschen und die Elemente, die man eingeführt hat, auch wirklich anwenden zu können, so dass ein sofortiger Nutzen entsteht.“

Ein schrittweises Vorgehen empfiehlt Hans-Jürgen Böhm, um die größtmöglichen Vorteile aus einem DMS-Einsatz zuziehen: „Eine schrittweise Archivierung alle geschäftsrelevanten Dokumente und Belege und schrittweise Automatisierung Ihrer dokumentgestützten Prozesse und Abläufe, wie z.B. Eingangsrechnungsprüfung und Verarbeitung, liefert die besten Ergebnisse. Auch bereits teilweise automatisierte Prozesse aus Bestellwesen oder Fakturierung lassen sich weiter automatisieren, wenn die Archivierung von Papierbelegen schrittweise durch elektronische Archivierung abgelöst wird. Eine immer stärkere Rolle spielt hier auch der elektronische Rechnungsversand im ZUGFeRD Format.“

Alles eine Frage der Strategie

Aus diesem Grund ist eine klare Strategie bei Anwenderunternehmen gefragt, wenn mit einem geplanten Weg zu einem definierten Ziel gelangen möchten. „Wichtig ist das Verständnis darüber, dass sich im DMS mitunter der gesamte Unternehmenswert befindet“, stellt Weiß heraus. Faktoren wie Migrationsfähigkeit von Archivbeständen im Zusammenhang mit Technologiewechseln – End of Service, End of Life—, gesetzliche Aufbewahrungsfristen etwa im Bereich der Röntgenverordnung sogar 30 Jahre und schlussendlich das Vorhandensein geeigneter eigener IT-Infrastruktur und -Administratoren sowie verlässliche Partner seien strategisch wichtig.

„Wer sein Geschäft international betreiben will, sollte sich Gedanken über die Mehrsprachigkeit im System machen“, räumt Weiß ein und empfiehlt zudem die Erstellung eines Pflichtenheftes mit den konkreten eigenen Anforderungen des Unternehmens.
Weitere Argumente für den strategischen Einsatz eines DMS liefert Christian Fugina: „Für jeden Anwender – unabhängig vom zu bedienenden System – spielen User-Freundlichkeit, Performance, zeitgemäßes GUI und Integrationsfähigkeit in die übrigen Unternehmensanwendungen die wesentliche Rolle. Aus Gesamtunternehmenssicht kommen noch alle damit verknüpften Sicherheitsaspekte hinzu.“

„Sämtliche Dokumente und Belege, die im Tagesgeschäft relevant sind, sollten Zug um Zug in das DMS übernommen werden“, empfiehlt Hans-Jürgen Böhm in Sachen DMS-Einführungsstrategie. „Hierbei ist in der Regel nicht erforderlich, dass bewährte bestehende Anwendung, wie z.B. Buchhaltung, ERP usw., abgelöst werden. Ein offenes DMS-System wie unser Gräbert ArchivPlus lässt sich auch in komplexe heterogene Anwendungsumgebungen nahtlos integrieren.“(rhh)

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