Frage des Monats zu modernem Dokumentenmanagement: „Moderne ECM-Lösungen sind der perfekte Einstieg, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren.“

Im Mai widmen wir uns der Frage, was ein modernes Dokumentenmanagement heutzutage ausmacht. Welche Gründe für eine maßvolle Digitalisierung sprechen und wie man das individuell passende ECM-Betriebsmodell identifiziert, erläutert Stefan Halupka, Director Business Unit ECM & ICT DACH bei TA Triumph-Adler.

Moderne Enterprise Content Management (ECM) Lösungen sind der perfekte Einstieg, um gängige Geschäftsprozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Schnellere, transparentere und kosteneffizientere Prozessabläufe sorgen dafür, dass Unternehmen nachhaltig profitieren. Doch wie lässt sich eine ECM-Lösung am sinnvollsten etablieren? Alle Geschäftsprozesse auf einen Schlag auf ECM-Workflows umzustellen ist zwar theoretisch möglich, aber nicht zielführend. In der Praxis hat sich hier eine schrittweise Herangehensweise etabliert. Über ein ECM aus der Cloud finden IT-Verantwortliche darüber hinaus auch Wege, moderne Workflows in Zeiten von Fachkräfte- und Ressourcenmangel sicher zu etablieren.

In gut strukturierten digitalen Workflows lassen sich Dokumente zuverlässig elektronisch erfassen und automatisiert am richtigen Ort abspeichern, so dass diese bei Bedarf mit einem Klick gefunden und direkt bearbeitet werden können. Auf diese Weise sorgen digitale Workflows für mehr Tempo, mehr Übersicht und auch für mehr Transparenz im Unternehmen. Davon profitieren Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und nicht zuletzt die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Lösungen für das Enterprise Content Management machen das Umsteigen auf digitale Workflows einfach und auch überschaubar. So verwundert es kaum, dass der Digitalverband Bitkom in seinem Digital Office Index 2022 zu dem Ergebnis gelangt, dass mehr als drei Viertel der deutschen Unternehmen bereits auf ECM-Lösungen setzen. Doch ist auch die richtige Lösung im Einsatz? Nachfolgend ein paar praxisorientierte Gedanken dazu, wie eine optimale Umstellung auf eine ECM Lösung gelingt und Unternehmen berücksichtigen sollten, um ein System einzuführen, welches ihre Anforderungen bestmöglich abdeckt.

Geschäftsprozesse hinterfragen und stufenweise umstellen

Eine erste und ganz grundlegende Handlungsempfehlung, die Unternehmen bei der Auswahl der passenden ECM-Lösung beherzigen sollten, lautet, sich im Vorfeld genügend Zeit zu geben. Unternehmensverantwortliche sind gut beraten, eingehend zu prüfen, welche Anforderungen ein neues ECM-System erfüllen soll. Das vermeidet Ärger und unnötige Kosten. Eine weitere, ganz wichtige Empfehlung: Alle Geschäftsprozesse auf einen Schlag auf ECM-Workflows umzustellen ist zwar theoretisch möglich, aber wenig sinnvoll. In der Praxis empfiehlt es sich, Schritt für Schritt vorzugehen und eine Abteilung nach der anderen zu digitalisieren.

Dafür gibt es gute Gründe: Durch ECM-Lösungen sollen die Abläufe im Unternehmen so effizient und bequem wie möglich sein. Es geht darum mit der passenden ECM-Unterstützung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten, sie von unnötig komplizierten Prozessen und vom zeitaufwendigen Suchen in Papierdokumenten zu befreien. Damit der Einsatz einer ECM-Lösung die Wettbewerbsfähigkeit steigert und schließlich einen wichtigen Beitrag zur Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens leisten kann, sollte es wenige darum gehen, analoge Prozesse einfach zu digitalisieren. Vielmehr stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre vorhandenen Abläufe und gewohnten Prozesse zu hinterfragen und auf den Prüfstand zu stellen. Nur auf diese Weise zeigt sich, wie effiziente Prozessabläufe mit einer modernen ECM-Lösung optimal umzusetzen sind.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt einbinden

Organisatorische Veränderungen in den Prozessabläufen – die im Zuge einer ECM-Einführung an der Tagesordnung sind – sollten immer mit einem sorgfältigen Change-Management einhergehen. Wer Anwender von Anfang an in einen solchen Change-Prozess einbindet, vermeidet Wissensverlust und Veränderungsängste. Darüber hinaus wissen die eigenen Beschäftigten aus ihrer täglichen Erfahrung ohnehin am besten, welche Geschäftsprozesse gut laufen und an welchen Stellen es Optimierungsbedarf gibt. Und oft haben sie wertvolle Verbesserungsvorschläge parat. Um anschließend wirklich mit optimalen Workflows zu arbeiten, ist das Management also bestens beraten, diesen Input frühzeitig einzuholen. Eine zeitsensible Abstimmung hat einen weiteren großen Vorteil: Sie steigert später die Akzeptanz für das neue, selbst mitentwickelte ECM-System. Denn die Akzeptanz der Belegschaft muss bedacht werden, bevor über ECM-Investitionen entschieden wird. Unternehmensverantwortliche sollten zudem ausloten, ob das in die Auswahl genommene ECM-System mühelos zu handhaben ist und die Abläufe prozesslogisch aufeinander aufbauen. Je konkreter die Zielvorstellungen definiert sind, desto besser lässt sich also herausfinden, welche ECM-Lösung für die jeweilige Organisation optimal ist.

Mit einem Pilotprojekt starten …

Um ein gutes Gefühl dafür zu bekommen, was ECM-Systeme zu leisten imstande sind, sollten Unternehmen mit einem Pilotprojekt starten. Dadurch bleibt eine (digitale) Überforderung aus und sie erzielen in einem klar definierten Rahmen valide und tragfähige Ergebnisse. Außerdem wird so zu einem frühen Zeitpunkt erkannt, welche Verfahrensschritte sich im ECM-Workflow bewähren. Darauf lässt sich im Anschluss aufbauen, denn ECM-Systeme sind modular strukturiert. Deshalb empfiehlt es sich, dass sich Unternehmen und Organisationen für einen maßvollen Start ihrer Digitalisierungsoffensive einzelne Module heraussuchen. Im weiteren Verlauf lassen sich dann nach und nach weitere ECM-Module einführen. Ebenso lassen sich Bereiche oder ganze Abteilungen stufenweise in die digitale Wertschöpfungskette integrieren.

… und Bereiche Schritt für Schritt digitalisieren

Meist wird im Rahmen einer ECM-Einführung mit der Digitalisierung im Rechnungswesen gestartet. Dafür gibt es zwei triftige Gründe: Die Offenheit gegenüber den neuen Abläufen ist gerade in diesem Bereich erfahrungsgemäß groß und die Abläufe selbst unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen nicht allzu stark. Entsprechend überschaubar ist der Aufwand. Andere Abteilungen, die sich für ein Pilotprojekt anbieten, sind Vertrieb, Einkauf und die Personalabteilung. Die in Pilotprojekten gesammelten Erfahrungen sind ausgesprochen hilfreich, wenn Prozesse anschließend in anderen Abteilungen digitalisiert werden sollen.

Ein letzter und ebenso wichtiger Pfeiler für den erfolgreichen Einsatz einer ECM-Lösung ist die Frage nach dem passenden Betriebsmodell, mit der sich die Unternehmensverantwortlichen ausführlich auseinandersetzen sollten.

Im Trend: ECM aus der europäischen Cloud

Die Höhe der Kosten für ein laufendes ECM-System hängt vom Betriebsmodell ab. Nur noch 19 Prozent der Unternehmen betreiben das System „On-Prem“, also vor Ort im Unternehmen. Der Rest verlagert laut „Digital Office Index 2022“ des Digitalverbandes Bitkom seine ECM-Infrastruktur in die Cloud, also in ein externes Rechenzentrum. Bei der Entscheidung zugunsten der Cloud spielt neben der von Kunden geschätzten Kosteneffizienz auch der Faktor der IT-Sicherheit eine wichtige Rolle. Externe Rechenzentren bieten höchste Sicherheitsstandards, die benötigte Speicherkapazität und regelmäßige Backups. Bei der Wahl des passenden Service-Providers ist darüber hinaus der Standort von Rechenzentren gerade in Deutschland und Europa ein wichtiges Kriterium geworden – auch mit Blick auf die digitale Souveränität.

Ein weiterer Vorteil von Cloud-Lösungen ist ihre Flexibilität und hohe Skalierbarkeit. Zusätzliche Speicher-Kapazitäten oder Leistungen können problemlos und schnell aufgebaut werden, wenn dies unvorhergesehene Spitzen erfordern und genauso schnell auch wieder entfallen, wenn diese nicht mehr notwendig sind. Das ECM-System ist stets auf dem neuesten Stand, das Einspielen von Updates und Patches erfolgt regelmäßig und mühelos – und das, ohne die Ressourcen der hauseigenen IT zu belasten. Sie kann ihre Kapazitäten voll und ganz für die Kernaufgaben im Unternehmen einsetzen.

„On-Prem“-Lösungen wiederum eigenen sich eher für Firmen, die alle Daten selbst verwalten wollen und können und auch die Kapazitäten haben, sich mit diesem Thema im Tagesgeschäft auseinander zu setzen.

Der Mittelstand möchte die Chancen der Digitalisierung ergreifen

Der digitale Wandel bietet die Chance für neue und bessere Abläufe – leider wird diese Chance nicht immer genutzt. Oft versuchen Unternehmen lediglich, die etablierten Prozesse digital abzubilden. Das greift zu kurz. Vielmehr müssen die Verantwortlichen offen sein für Veränderungen und neue Abläufe innerhalb der Organisation. Erst dann entfalten ECM-Systeme ihre ganze Wirkung: Maßgeschneiderte Workflows leiten die Dokumente weitgehend automatisiert durchs System und alle Dokumente sind jederzeit verfügbar. Zudem ist immer klar, wo sich auf seinem Weg durchs Unternehmen ein Dokument gerade befindet. Digitale Workflows steigern also die Effizienz und erleichtern zugleich die Arbeit. Je digitaler unsere Arbeitswelt allerdings wird, desto stärker gefordert sind die IT-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter. Sie müssen dafür sorgen, dass alle IT-Lösungen miteinander harmonieren, sich auf dem neuesten Stand befinden und bestens vor Cyber-Angriffen geschützt sind. Gerade IT-Abteilungen in kleineren Unternehmen stoßen dabei rasch an ihre Grenzen. Deshalb sind Cloud-Lösungen so attraktiv: All diese Routineaufgaben werden an spezialisierte Anbieter ausgelagert. Vor ein paar Jahren waren diese Technologien vor allem größeren Unternehmen zugänglich, heute profitieren Firmen jeder Größe. Und die Chancen werden erkannt. Entscheidend ist heute nur, dass nach der Erkenntnis auch die Umsetzung folgt. Eine Strategie der schrittweisen Digitalisierung eignet sich dabei gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, um die digitale Transformation mit dem Tagesgeschäft zu vereinbaren und die Zukunftsfähigkeit des pragmatisch voranzutreiben.

Stefan Halupka ist Director der Business Unit ECM & ICT DACH bei der TA Triumph-Adler GmbH. TA Triumph-Adler hilft Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse – egal ob papierbasiert oder digital – mit dem Ziel, diese effizienter zu gestalten. Stefan Halupka ist seit April 2020 im Unternehmen und verantwortlich für den Vertrieb der innovativen Softwarelösungen. Seit seinem Einstieg hat er maßgeblich dazu beigetragen, den Bereich strategisch aufzubauen und erfolgreich voranzubringen. Halupka hat mehr als 11 Jahre Erfahrung als Vertriebsleiter und Berater in der Technologie- und Softwarebranche. Seine Kernexpertise ist das Change-Management von Vertriebsorganisationen, um deren Effizienz zu steigern. Hierbei hat er umfassende Erfahrung bei der Führung, Entwicklung und Motivation von diversen Vertriebsteams im IT-Bereich. Privat ist Stefan Halupka begeisterter Tauchlehrer und engagiert sich bei der freiwilligen Feuerwehr.