Im Mai widmen wir uns der Frage, was ein modernes Dokumentenmanagement heutzutage ausmacht. Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei der Ceyoniq Technology GmbH, hat geantwortet. Er meint: „Im digitalen Zeitalter, in dem Informationen – und damit auch Dokumente – in einem nie dagewesenen Ausmaß produziert und verarbeitet werden, ist ein effizientes digitales Dokumentenmanagement von entscheidender Bedeutung für den Unternehmenserfolg.“ 

Moderne und leistungsstarke Systeme für das Dokumentenmanagement, wie Ceyoniqs Enterprise-Content-Management-Lösung nscale, müssen eine Vielzahl von Anforderungen erfüllen, um den komplexen und dynamischen Herausforderungen gerecht zu werden, denen sich Unternehmen gegenübergestellt sehen: von hoher Benutzerfreundlichkeit über die Integration von KI-Technologien bis hin zu zuverlässigen Sicherheitsfunktionen. Hier sind die elementarsten Schlüsselfaktoren, die ein modernes und zukunftssicheres Enterprise-Content-Management-System (ECM) auszeichnen:

  1. Benutzerfreundlichkeit: Ein modernes ECM sollte eine intuitive, Endgeräte- und Client-unabhängige Benutzeroberfläche bieten, die es auch Anwendern ohne tiefergehende IT-Kenntnisse ermöglicht, sich leicht zurechtzufinden und ihre Aufgaben schnell und effizient zu erledigen. Dazu gehört in erster Linie eine zentrale Informations-Infrastruktur, die es erlaubt, Dokumente einfach zu finden, zu bearbeiten und mit anderen Bearbeitern zu teilen. Zudem sollten Benutzer die Möglichkeit haben, auf Prozesse zuzugreifen und diese selbst zu verwalten. Ein umfangreiches und dynamisches Self Service Portal, das Unterstützung und Tools für die verschiedensten Herausforderungen im Geschäftsalltag bietet, rundet ein benutzerfreundliches ECM ab.
  2. Künstliche Intelligenz: Die Integration von KI-gestützten Technologien ermöglicht es einem ECM, in Form von intelligenten Assistenten Routinevorgänge ohne menschliches Zutun zu erledigen – und Bearbeiter von ressourcenintensiven Verwaltungsaufgaben zu entlasten. So ist künstliche Intelligenz unter anderem in der Lage, Dokumente automatisch zu klassifizieren und relevante Informationen automatisiert zu extrahieren. Moderne KI-Tools können über Chatfunktionen sogar mit Anwendern interagieren – ohne dass diese ihre gewohnte produktive Arbeitsumgebung verlassen müssen. So ist es beispielsweise möglich, via „Chat with documents“ Dokumente nach bestimmten Informationen durchsuchen und zusammenfassen zu lassen oder Datenanalysen durchzuführen.
  3. Workflow Management: Ein modernes ECM bietet leistungsstarke Prozessmanagement-Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, komplexe Geschäftsprozesse digital zu modellieren, zu automatisieren und zu optimieren. Die Integration von künstlicher Intelligenz in das Workflow Management eröffnet zusätzliche Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz.
  4. Zentrale Plattform und Integration: Unternehmen benötigen ein ECM, das alle Facetten – und alle eingesetzten Systeme wie ERP, CRM oder Finanzbuchhaltungssoftware – ihres Informationsmanagements nahtlos und ohne Medienbrüche digital integriert: vom Eingangsmanagement über die Zusammenarbeit bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Eine zentrale Plattform wie nscale unterstützt bei sämtlichen Schritten des Informationsmanagements und sorgt gleichzeitig für einen reibungslosen und effizienten Informationsfluss im Unternehmen.
  5. Skalierbarkeit: Ein modernes ECM muss in der Lage sein, mit den wachsenden Anforderungen eines Unternehmens Schritt zu halten. Dies umfasst die Integration neuer Prozesse, das problemlose Hinzufügen weiterer Benutzer und Funktionalitäten – und sogar ganzer Abteilungen, Standorte und Unternehmen, etwa nach einer Fusion.
  6. Bereitstellung in der Cloud: Die Bereitstellung eines ECM aus einer Private, Public oder Hybrid Cloud bietet Unternehmen Flexibilität und Skalierbarkeit sowie die Möglichkeit, endgeräteunabhängig von überall und zu jeder Zeit auf ihre Dokumente zuzugreifen. Dies ist in Zeiten des „New Work“ mit neuen Arbeitsmodellen wie Homeoffice oder Hybrid Work eine besonders wichtige Funktionalität.
  7. Sicherheit: Angesichts der zunehmenden Bedrohungen durch Cyberangriffe ist Datensicherheit ein entscheidender Aspekt eines modernen ECM. Dies beinhaltet Technologien und Funktionen wie Kryptographie, dokument- und prozessbasierte Zugriffskontrollen, Protokollierung von Zugriffen sowie die Sicherstellung der Integrität von Informationen.

Ein Enterprise-Content-Management-System wie nscale ist in der Lage, die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen in einer sich ständig verändernden digitalen Landschaft zu erfüllen. Gleichzeitig dient die Lösung als zentrale Plattform zur Umsetzung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie. Die Effekte – Kosten- und Ressourcenersparnis, effiziente Prozesse und eine deutliche Entlastung der Mitarbeiter von Routineaufgaben – spüren Unternehmen unmittelbar im Geschäftsalltag. So wird ein effizient organisiertes Dokumentenmanagement zu einem echten Wettbewerbsvorteil.

Hier geht’s zur Website von Ceyoniq.

Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei der Ceyoniq Technology GmbHQuelle: CeyoniqTechnology GmbH

Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei der Ceyoniq Technology GmbH