MIDRANGE 02/2019

20 SCHWERPUNKT OUTPUTMANAGEMENT & ARCHIVIERUNG MIDRANGE MAGAZIN · 02/2019 Im Interview: Andreas Elge, TA Triumph-Adler „Ein DMS entlastet Unternehmen enorm“ Wie kann ich meine Dokumente effizient verwalten? Und wie vermeide ich dabei einen großen Projektaufwand und hohe Kosten? Mit derartigen Fragen wird Andreas Elge, Vertriebsleiter und stellvertretender Regionaldirektor Südost bei TA Triumph-Adler, tagtäglich von seinen Kunden aus dem Mittelstand konfrontiert. Im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) erzählt er unter anderem, warum ein DMS das beste Mittel gegen Dokumentenfrust ist. MM: Was wollen Unternehmen mit ei- nem DMS erreichen? Elge: Im Kern möchte jedes Unterneh- men – egal, ob es zehn oder 1.000 Mit- arbeiter beschäftigt – kostenoptimiert arbeiten. Wenn Kunden ihre gewohnte manuelle Arbeitsweise durchbrechen und durch ein DMS mit wenig Zeit und Aufwand mehr Leistung erzeugen, ist das auch für uns ein Erfolgserlebnis. Dann haben sie nämlich verstanden, dass ein Dokumentenmanagementsys- tem sie in ihrer täglichen Arbeit nicht zusätzlich belastet, sondern enorm ent- lastet. MM: Welche Rolle spielen Sie dabei? Elge: Früher ging es um Kopieren, Scan- nen, Faxen und Drucken. Heute stehen die digitale Dokumentenverarbeitung und ein intelligentes Informationsma- nagement im Fokus. Da kommen wir ins Spiel: Auch unsere Kunden wollen ihre Arbeitsprozesse digitalisieren und brau- chen Partner, die sie dabei unterstützen, ihre Workflows anzupassen. MM: Mit welchen Problemen haben Un- ternehmen noch zu kämpfen? Elge: Der Durchlauf eines Dokuments macht vielen Firmen zu schaffen. Dass zum Beispiel ein Dokument von jeder Fachabteilung geprüft und freigegeben werden muss, beansprucht extrem viel Zeit. Mit einem Dokumentenmanage- mentsystem erfolgt die Freigabe digital und automatisch. Und im Gegensatz zur klassischen Papierform behält man mit einem DMS außerdem den Überblick. Al- le Beteiligten wissen, wo ein Dokument abgelegt ist und welchen Status es hat. Neben der typischen Suche nach Doku- menten geht es eben auch um die Frage, wie ein Dokument gehandhabt wird. MM: Das „Handling“ eines Dokuments übernimmt ein ECM-System, richtig? Elge: Korrekt. Obwohl es innerhalb der Branche unterschiedliche Definitionen zu ECM/DMS gibt, gilt für mich der Merk- satz: Ein Dokumentenmanagementsys- tem – DMS – managt die Dokumente in einem System, und ein ECM – das Enterprise-Content-Managementsystem – lenkt diese Dokumente. Durch das ECM können also die Dokumente, die strukturiert abgelegt werden, in einem digitalen „Workflow“ geschickt lanciert werden. Bei einer Berufsfachschule zum Beispiel, die wir beraten haben, ging es um Rechnungen, die nunmehr durch ein DMS automatisch freigegeben werden und zur nächsten Person „rutschen“. Hat ein Dokument dieses Stadium er- reicht, befindet es sich im „Workflow“, also zwischen DMS und ECM. Hier wird es intelligent gesteuert und geleitet. MM: Lässt sich das an einem Beispiel verdeutlichen? Elge: Die Gothaer Bildungsgesellschaft, eine private medizinische Berufsfach- schule, ist an drei Standorten vertre- ten, beschäftigt um die 100 Dozenten und hat knapp 1000 Schüler bzw. Aus- zubildende. Sie können sich vorstel- len, wie viele Dokumente in diesem Unternehmen täglich im Umlauf sind. Das Problem war die interne Organi- sationsstruktur: Sollten Informationen verteilt werden, wurden diese bis dato per Mail verschickt. Was Zeit kostet Andreas Elge hat mit seinem Vertriebs­ team das Projektgeschäft aufgebaut und führt die Kunden im Zeitalter der Digitali- sierung in das New Business. Quelle: Triumph-Adler