MIDRANGE 02/2019

19 02/2019 · MIDRANGE MAGAZIN zessen handelt–, was vielleicht sogar laut Gesetz aufbewahrt werden muss und was fristgerecht zu löschen ist. Um im Datenstrudel nicht unter- zugehen, setzen viele Unternehmen schon heute auf ein Enterprise-Content- Management-System (ECM). Ein solches System besteht aus mehreren Modulen und hilft dabei, Dokumente zu verwal- ten, etwa im Personalwesen, im Liefe- rantenmanagement oder in der Buchhal- tung. So können Rechnungen mithilfe des ECM (teil-)automatisiert verwaltet und archiviert werden. Sobald die Daten nicht mehr im täglichen Betrieb benö- tigt werden, werden sie archiviert, um das Datenbankvolumen zu reduzieren. Denn ohne Datenarchivierung wür- de das Volumen unkontrolliert wachsen. Für Rechnungen beispielsweise ist eine Mindestverweildauer von zehn Jahren vorgesehen – so lange müssen sie zwin- gend gespeichert werden. Für den tägli- chen Betrieb werden die Unterlagen aber nicht benötigt. Nach den zehn Jahren wiederum greift sofort die DSGVO: Da Rechnungen per se personenbezogene Daten enthalten, müssen sie nach Ablauf der Frist umgehend gelöscht werden. Es bedarf also eines Tools, dass Da- ten – der Begriff Daten schließt Doku- mente mit ein – löscht, sobald sie nicht mehr gespeichert werden dürfen oder sie zunächst für den Zugriff sperrt. Für SAP-Systeme ist dies beispielsweise das Information-Lifecycle-Management (ILM). Es verfügt über eine Schnittstelle zum digitalen Archivsystem oder Doku- mentenmanagementsystem des ECM und kann Sperrungen sowie Löschun- gen von Dokumenten im ECM veran- lassen. Voraussetzung dafür ist, dass die Datensätze im SAP angelegt und die Dokumente an diese Datensätze angehängt werden. Wird nun aus dem ILM eine Sperrung oder Löschung eines Datensatzes veranlasst, werden die mit diesem Datensatz verbundenen Doku- mente ebenfalls gesperrt oder gelöscht. Intelligente Systeme – und dazu ge- hören Tools wie SAP ILM – müssen erst Heiko Köllmann ist Consultant Enterprise Content Management bei der itelligence AG. Als Dipl. Volkswirt (Schwerpunkt Steuerrecht) ist Heiko Köllmann seit 2002 in der IT im Archivierungs- und ECM- Umfeld tätig. In diesem Umfeld hat er sich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen beschäftigt und auf ECM‑, DMS- und Archi- vierungslösungen im SAP-Umfeld speziali- siert. Quelle: Itelligence AG einmal angelernt werden, indemRegeln und Richtlinien festgelegt werden, nach denen sie arbeiten. Wer hier gründlich vorgeht, erspart sich hinterher viel Ar- beit. Und wer denkt, dass es zu Zeiten, als der Aktenschrank noch nicht digital war, viel einfacher gewesen sei, dem sei gesagt: Knicken, Lochen, Abheften, Zu- sammensuchen – auch das kostet Zeit. Am Ende sogar viel mehr. Für europäische Unternehmen, die seit Mai 2018 DSGVO-konform arbeiten müssen, ist ein Tool zur automatisier- ten Sperrung und Löschung von Daten- sätzen unvermeidbar. Händisch kann dieser Menge an Daten niemand mehr Herr werden. Und mittlerweile drohen empfindliche Strafen für Verstöße ge- gen die DSGVO. ó itelligence AG www.itelligencegroup.com/de A N Z E I G E