MIDRANGE 02/2019

21 02/2019 · MIDRANGE MAGAZIN und übrigens auch in Anbetracht der DSGVO kritisch ist. Durch das DMS können heute alle Dokumente zentral abgelegt werden. Die Information, die nunmehr in der IT-Struktur liegt, wird automatisch synchronisiert. Das heißt, dass zum Beispiel alle Stammdaten der Dozenten automatisch in die Personal- akte übernommen werden und jeder- zeit ergänzt werden können. Das ist besonders beim Thema Fristenmana- gement praktisch. Auch Zertifikate kön- nen hinterlegt werden. Das Gleiche gilt für die Schülerseite: Da es sich um eine Privatschule handelt, bekommt jeder Schüler einen Vertrag, mitunter indivi- duell ausgehandelt. Hier brauchte es eine richtige Verwaltung, die sich jetzt in einem ECM problem- und vor allem mühelos umsetzten lässt. MM: Besteht hier nicht die Gefahr, dass sehr viele Dokumente doppelt abgelegt werden? Elge: Das ist der interessante Punkt: Dem Kunden war es natürlich auch wichtig, dass er nicht alles zweifach ablegt und die gesamten Stammdaten aus seinem ERP-System, die sowieso im System liegen, gleich mit in das ECM überspielt werden. Mit Stammdaten sind übrigens die gesamten Personen- daten oder Vertragsdaten gemeint, die als Daten angelegt sind, aber nicht als Dokument existieren – und genau das ist die Verbindung zwischen ERP und ECM, dass ich Daten sowohl in einfacher Form als auch in gescannter Form habe. An dieser Schnittstelle haben wir die Daten zwischen den beiden Systemen dann synchronisiert, also beidseitig ausge- tauscht. Das Resultat: Ein Dokumen- tenmanagementsystem, integriert in ein ERP, ohne doppelte Ablage. MM: Ist die Einführung einer solchen Software nicht sehr beratungs- und kos- tenintensiv? Elge: Gerade bei einer Einstiegslösung sind die Investitionskosten sehr niedrig. Und die Optimierungspotenziale sind dagegen gewaltig: klar definierte Abläu- fe, strukturiertes Unternehmenswissen und mehr Zeit. Ich sage den Unterneh- men immer, dass ich verstehen kann, wenn sie hinter die zu erwartenden Ein- sparpotenziale ein Fragezeichen setz- ten. Allerdings sage ich Kunden dann auch, dass sie schon nach einem Jahr sehen können, was es ihnen an Zeit – und damit auch an Geld – gebracht hat. Das Ergebnis wird sie positiv über­ raschen. Rainer Huttenloher ó Quelle: Sikov – stock.adobe.com A N Z E I G E