MIDRANGE 09/2018

41 09/2018 · MIDRANGE MAGAZIN eine große Gefahr. Denn entstehen Fehler, ist im Nachhinein nicht mehr nachvollziehbar, welcher Mit- arbeiter welche Entscheidung ge- troffen hat. Im Schadenfall lässt sich also niemand zur Rechenschaft zie- hen. Diesen Umstand zu ignorieren, ist alles andere als zielführend. Um dunkle Prozesse zu vermeiden und gleichzeitig mehr Transparenz zu schaffen, müssen Unternehmen die Arbeit für ihre Mitarbeiter möglichst vereinfachen und ihnen eine Lö- sung an die Hand geben, die solche Abläufe überflüssig macht. Wenn das Tool intuitiv bedienbar und wenn der Umgang mit ihm leicht zu erlernen ist, werden Mitarbeiter schnell dessen Vorzüge zu schätzen wissen. Ein Tool im gewohnten SAP Look-and-Feel ist hierfür besonders geeignet. Die Einstiegshürden sind niedriger, und Mitarbeiter sind viel eher dazu bereit, auf intransparen- te Arbeitsprozesse zu verzichten. Der Effekt: Die Verbreitung dunkler Geschäftsprozesse wird deutlich re- duziert. 2. Zugriff für alle Mitarbeiter: Diese Prozesse lassen sich jedoch nicht vermeiden, wenn es im Unterneh- men Mitarbeiter gibt, die gar keinen Zugriff auf das SAP-System haben – oder vielleicht im Umgang damit noch nicht versiert sind. So ist die Verlockung doch groß, Finanzpro- zesse wie Ausgleichsbuchungen oder Rechnungen – vermeintlich schneller – via E‑Mail oder per Anruf abzuklären. Damit steigt jedoch die Intransparenz. Somit müssen auch Mitarbeiter, die sonst nicht mit SAP arbeiten, Zugriff auf buchhaltungs- relevante Informationen im ERP- System haben. Darum sollte man bei der Auswahl einer Lösung darauf achten, dass das System über flexi- ble Zugangsoptionen verfügt. Mitar- beiter ohne SAP-Account benötigen ebenfalls eine Möglichkeit, sich ins System einzuloggen. 3. Möglichkeiten zur Individualisie- rung von Workflows: Ein wichtiges Auswahlkriterium ist, dass sich das Tool bedarfsgerecht an eigene Work- flows anpassen lässt. Unternehmen sollten sich daher auf Lösungsanbie- ter konzentrieren, die wissen, dass jedes Unternehmen eigene Bedürf- nisse und individuelle Workflows hat. Es gibt schlicht keine One-Fits- All-Lösung. So können verschiedene vorkonfigurierte, aber anpassbare Abläufe es beispielsweise erlauben, Informationen gezielt auszuwerten und Workflows für etwaige Folge­ aktivitäten einzuleiten. 4. Möglichkeiten zur Statusabfrage: Unternehmen müssen ihren Mitar- beitern die Möglichkeit einräumen, Entscheidungen über Dokumente oder Anfragen, wie sie täglich in großer Zahl in Unternehmen ein- treffen, zeitnah und eigenständig zu treffen. Jedoch existiert meist kein aktueller Überblick über entschei- dungsrelevante Informationen. Eine weitere Herausforderung stellt die enge Verzahnung von Prozessen dar. Jedes Unternehmen hat individuelle Prozesse, die das Tool entsprechend abbilden muss. Insbesondere in größeren Unternehmen fällt es Mit- arbeitern jedoch schwer, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, in welche Prozesse sie tatsächlich in- volviert sind. Bei der Auswahl eines SAP Add-ons sollten Unternehmen deshalb darauf achten, dass das Tool relevante Informationen jederzeit tagesaktuell anzeigen kann. Damit werden Mitarbeiter deutlich entlas- tet, da die zeitaufwendige Informati- onsbeschaffung entfällt. 5. Erweiterbarkeit um Capture-Lösun- gen: Unternehmen erhalten Doku- mente in unterschiedlichsten For- maten: etwa als Papierdokument per Post und Fax, per E‑Mail, als PDF, als ZUGFeRD-Dokument oder auch als EDI-Datensatz. Letztlich ist die Art des Dokuments völlig gleich, denn jedes muss mitsamt aller buchungsrelevanten Informa- tionen gleichermaßen erfasst und zur Weiterverarbeitung im ERP- System bereitgestellt werden. Damit das gelingt, sollte das SAP-Tool sich an eine Capture-Lösung anbinden lassen. Mit einer sogenannten Tex- terkennungssoftware (OCR – Opti- cal Character Recognition) lassen sich Schlüsselinformationen aus den Dokumenten schnell extrahie- ren und im Add-on bereitstellen. Anschließend sollte das Tool auto- matisch einen Abgleich gegen die im SAP-System hinterlegten Daten vornehmen. Gibt es einen Überein- stimmungstreffer, können die Daten sofort übertragen werden, während bei Abweichungen ein individuel- ler Klärungsprozess vom System zu starten ist. Alle Belege müssen per Mausklick abrufbar sein, um bei Bedarf schnell darauf zugreifen zu können. Das Add-on muss also um entsprechende Funktionalitä- ten erweiterbar sein und sich über Schnittstellen (APIs) an die Capture- Lösung anbinden lassen. Diese Checkliste ist ein Auszug aus demWhitepaper „Fehlende Puzzle-Teile in der Finanzprozessoptimierung“, das sich Interessierte unter folgendem Link www.kofax.de/go/wp-Fehlende-Puzzle- Teile-in-der-Finanzprozessoptimierung kostenfrei herunterladen können. ó Beispiel für die Performance-Analyse. Quelle: Kofax