Der Zugang zu den richtigen Informationen zur richtigen Zeit ist die Basis für eine effektive Kommunikation in Unternehmen. Denn nichts ist zeit- und nervenaufreibender als nicht richtig informiert zu sein oder Informationen zu spät zu bekommen. Mitarbeiterportale schaffen Abhilfe, denn sie integrieren Informations-, Kommunikations- und Geschäftsprozesse in einer Plattform. Doch wie lässt sich der Zugriffsschutz auf sensible Informationen sicherstellen? Das Mitarbeiterportal von P&I löst das Problem mit einem ausgefeilten Rollenkonzept. Ein Mitarbeiterportal hilft beim Navigieren durch den Datendschungel. Es begleitet Mitarbeiter und Vorgesetzte bei allen Aufgaben: Via Self-Service lassen sich persönliche Daten einsehen und aktualisieren; der Workflow für Anträge oder Seminarbuchungen ist im Portal komplett hinterlegt. Das Management erhält Unterstützung für Entscheidungsprozesse und die Mitarbeiterführung. Dank detaillierter Rollenprofile erhalten Mitarbeiter genau die Informationen, die sie tatsächlich benötigen – nicht weniger, aber auch nicht mehr. Persönliche Informationen wie Personalstammdaten oder Gehaltsabrechnungen dürfen beispielsweise nur dem Mitarbeiter selber zugänglich sein. Einmal durchdacht und erstellt, sorgt das Rollenmodell automatisch für den notwendigen Datenschutz. Eine aufwändige Administration der Benutzerrechte fällt weg, denn die genau definierten Rollen und Berechtigungen jedes Mitarbeiters sind das Tor, das den Zugang zur Portalwelt öffnet.

Flexible und standardisierte Rollen

Die Basis für das Rollenkonzept im Mitarbeiterportal Loga ERM bildet die Organisationsstruktur eines Unternehmens. Sind alle Hierarchien, Zuständigkeiten und Organisationseinheiten im Organigramm dargestellt, geht es im nächsten Schritt um die Definition der einzelnen Rollenprofile. P&I erleichtert Unternehmen den Einstieg in das Rollenkonzept mit Hilfe von zwei Standardrollen für „Mitarbeiter“ und „Vorgesetzte“. Über die Grundeinstellungen hinaus lassen sich die Profile dieser Rollen flexibel gestalten. Bis in einzelne Felder hinein kann der Administrator per Mausklick Feldzugriffsrechte sowie Schreib- und Leserechte definieren. Je nach Bedarf lassen sich auch andere und zusätzliche Rollen und Rollenprofile erstellen.

Ableitung der Rolle aus dem Organigramm

Der Mitarbeiter Karl Hoffmann erhält an seinem ersten Arbeitstag eine eMail mit seinen persönlichen Zugangsdaten für das Mitarbeiterportal. Die Benutzerkennung und das verschlüsselte Passwort wurden zuvor automatisch durch ein eigens dafür entwickeltes Programm generiert. Es gleicht regelmäßig Informationen aus dem Mitarbeiterstamm mit den definierten Rollen im Organigramm ab. Findet das Programm beispielsweise einen neuen Mitarbeiter, legt es automatisch einen User an und sendet eine Nachricht an den Mitarbeiter.

Nachdem die Personalabteilung also die Stammdaten angelegt und einer Position im Organigramm zugeordnet hat, erkennt das Programm das Rollenprofil des neuen Marketingmitarbeiters. Das Profil von Karl Hoffmann setzt sich zusammen aus der Standardrolle „Mitarbeiter“ und aus Zugriffsrechten auf verschiedene Daten des Marketings wie die Jahresplanung, Veranstaltungen und Messeplanung, Kundeninformationen, Media-Planung, Kostenübersichten und allgemeine Informationen aus der Abteilung. Über einen einzigen Zugang – den „Single Point of Entry“ – erreicht der Mitarbeiter künftig alle Services, Informationen und Anwendungen, für die er eine Berechtigung hat.

Die Rolle „Mitarbeiter“ sieht in den Grundeinstellungen vor allem Self-Service-Funktionen vor. Dazu zählen der Einblick in die eigenen Personaldaten, Reisekostenabrechnung, Seminarbuchung, Kalender und Anträge. Oder die Möglichkeit, Simulationen für Gehaltsberechnungen durchzuführen, etwa wenn es um Einzahlungen für eine betriebliche Altersvorsorge geht.

Verknüpfung der Rollen mit Workflows

Der Marketingleiterin Petra Eckel wird im ERM-Portal entsprechend ihrer Position im Organigramm automatisch das Standardprofil „Vorgesetzter“ zugewiesen. Das heißt, dass sie über ihre eigenen Daten hinaus auch Zugriff auf ihr Team hat. Sie braucht Informationen über ihre Mitarbeiter, beispielsweise, wer wann da ist, welche Termine anstehen oder wer für welche Aufgabe eingeplant werden kann. Das sieht sie im Teamkalender. Als Führungskraft erhält sie Zugriff auf den Bereich „Manager Self Service (MSS)“: Darin sind Funktionen und Workflows hinterlegt, die ihr beispielsweise für die Beurteilung von Teammitgliedern, bei Entscheidungen über Gehaltserhöhungen oder bei der Formulierung und Überwachung von Zielvereinbarungen wichtige Informationen liefern. Im Menü „MSS“ findet die Marketingleiterin weitere Unterstützung für Entscheidungen: Budgetübersichten, Soll/Ist-Auswertungen, Daten externer Dienstleister und Informationen über die Leistungen jedes Mitarbeiters. Im Menü „Kommunikation“ ist der Workflow für das Bearbeiten von Anträgen hinterlegt. Sie sieht unter anderem, welche Anträge aus ihrem Team zu bearbeiten sind und wie dringlich sie jeweils sind. Bevor sie zum Beispiel einen Urlaubsantrag genehmigt, wirft Petra Eckel noch einen Blick in den Kalender des Mitarbeiters und der Teamkollegen, damit sie sicher sein kann, dass keine Engpässe entstehen. An überfällige Anträge erinnert sie das Portal automatisch. Der Mitarbeiter wiederum kann unter seinem Profil den Status des Genehmigungsprozesses einsehen.

Transparenz versus Datenschutz

Portale fördern eine offene Informationspolitik in Unternehmen. Die Balance zu halten zwischen Transparenz in der Kommunikation und dem Schutz von Personendaten ist jedoch schwierig. Das Rollenkonzept unter dem Mitarbeiterportal LOGA ERM bringt beide Anforderungen unter einen Hut: Daten werden sicher vor Missbrauch geschützt und Mitarbeiter erhalten pro-aktiv alle aktuellen und für sie relevanten Informationen.

P&I Personal & Informatik AG

D–65205 Wiesbaden

Telefon: (+49) 0611/7147-316

www.pi-ag.com