Mit der Datenträgerüberlassung wird eine elegante Option zur Prüfung digitaler Unterlagen geboten. Der Steuerprüfer kann damit in seiner gewohnten Arbeitsumgebung die steuerrelevanten Unterlagen des betreffenden Unternehmens prüfen. SoftM bietet dafür ein komfortables Modul, mit dem sich die Daten im gewünschten XML-ähnlichen Fomat schnell und sicher aus den betreffenden Anwendungen generieren und auf Datenträger wie CD oder DVD kopieren lassen. Das Tool steht für SoftM Suite und künftig auch für die DKS Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Die Grundsätze für den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) verlangen von den Unternehmen bei Betriebsprüfungen die Bereitstellung einer Reihe von Zugriffsarten für das Finanzamt. Beim mittelbaren und unmittelbaren Datenzugriff ist im IT-System ein spezieller User und Sachbearbeiter für den Betriebsprüfer einzurichten. Dieser kann über die Systemrechte, Berechtigungsstufen, Kontenberechtigungen, Kostenarten-, Organisationseinheiten- und Reportberechtigungen auf die prüfungsrelevanten Funktionen eingeschränkt werden. Flexible Software-Systeme wie SoftM Suite bieten darüber hinaus die Möglichkeit, ein eigenes Menü für den Prüfer zu definieren, so dass er nur die für Ihn relevanten Auswertungsprogramme sieht.

Bereitstellung im gewünschten Format

Eine weitere Option bietet die in den GDPdU ebenfalls geforderte Datenträgerüberlassung. Dabei sind die Daten für die von der Finanzverwaltung eingesetzte Software IDEA aufzubereiten. In dieses System werden die Daten mit einem XML-ähnlichen Beschreibungsstandard importiert. Dafür steht innerhalb der SoftM Suite-Produktfamilie ein Modul zur Verfügung, mit dem die steuerlich relevanten Daten in dem gewünschten Beschreibungsstandard bereitgestellt und auf Datenträger wie CD oder DVD kopiert werden können.

Dieses Tool arbeitet in zwei Schritten: Zunächst werden auf dem Server die Daten für IDEA aufbereitet. Im zweiten Schritt werden die aufbereiteten und vom Anwender selektierten Daten vom Server in ein PC-Verzeichnis geladen. Hierbei kann der Anwender entscheiden, welche steuerlich relevante Daten und Felder ausgegeben werden sollen. Das Tool teilt die Daten automatisch auf die Anzahl der benötigten Datenträger auf. Es wird pro Datenträger (CD/DVD) ein Verzeichnis angelegt. Die Speichergröße der Datenträger kann in einem Parameter hinterlegt werden. Die erstellten Verzeichnisse muss der Anwender dann nur noch auf den Datenträger brennen. Dies kann mit einem handelsüblichen Brennprogramm geschehen.

Fazit

Mit einer Datenträgerüberlassung, die vollständig, sicher und korrekt erfolgt, können die geforderten digitalen Unterlagen für die Steuerprüfung umfassend bereitgestellt werden. Sicherlich stellt diese Option die Zugriffsart mit dem geringsten Aufwand dar und sollte daher mit einem zuverlässigen Werkzeug, wie es das SoftM GDPdU-Modul darstellt, genutzt werden.

Autor: Olaf Bültmann, Produktmanager Finance und BI

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