Seit Mai 2001 nutzt die Leica Microsystems Nussloch GmbH ein neues B2B-Portal für den Vertrieb ihrer Laborgeräte, Zubehör- und Verbrauchsmaterialien. Die Vertriebspartner können via Internet direkt im ERP-System Bestellungen auslösen und erhalten Produkt- und Lieferinformationen in Echtzeit. Die Zuverlässigkeit von Lieferzusagen erreicht damit eine Quote von 100 Prozent. Das Unternehmen verwaltet in der Materialwirtschaft zirka 20.000 Artikel, zum Beispiel Mikrotome, Gefriermikrotome, Entwässerungsautomaten, Färbesysteme und andere Laborgeräte für den Einsatz in der klinischen Histologie und der industriellen Materialprüfung. Zusätzlich liefert es Verbrauchsmaterialien wie Farbstoffe, Kassetten und spezielle Einwegmesser für die oben genannten Anwendungen. Um die Ware zum Kunden zu bringen, stützt sich der Laborgeräte-Hersteller auf eine über Jahre gewachsene und bewährte Vertriebsstruktur, die aus Vertriebsniederlassungen und unabhängigen Händlern gebildet ist.

Das Ziel: Die Bestellungen der Vertriebspartner künftig nur noch über das Internet abzuwickeln. Ein neues Web-Portal greift dabei über die Software FRIDAweb direkt auf das eigene ERP-System zu. Über das Internet können Informationen über Produkte, Verfügbarkeit und Lieferzeit abgerufen und Bestellungen aufgegeben werden. Noch dient das Portal überwiegend als Auskunftssystem, aber bald sollen zumindest alle Händler auf den elektronischen Bestellweg umgestiegen sein und das Portal dann der weitgehend alleinige Bestellweg werden.

Seit 1994 wird mit der ERP-Software FRIDA der command ag aus Ettlingen gearbeitet. Die Portalsoftware FRIDAweb lernte das Unternehmen auf der CeBIT 2000 kennen. Die Geschäftsführung erkannte sofort die Chancen dieser Lösung und vereinbarte mit dem Softwarehersteller die Installation dieser im Rahmen eines Pilotprojektes. Dag Graupner, Geschäftsführer von Leica Microsystems Nussloch GmbH, erläutert den Hintergrund: „Unsere Kunden erwarten nicht mehr nur hervorragende technische Lösungen in überzeugender Qualität von uns, sondern auch begleitende Dienstleistungen – und da führt heute an einer leistungsfähigen Portallösung kein Weg mehr vorbei.“
Das Unternehmen erfüllte bereits einige wichtige Voraussetzungen für die Arbeit mit FRIDAweb, denn für einen bereits vorhandenen Internet-basierenden-Produkt- und Systeme-Katalog waren Bilder und beschreibende Texte für die einzelnen Geräte und Artikel schon vorhanden.

Durchgängig digitaler Datenfluss im Vertrieb

Durch das Internetportal beschleunigen und vereinfachen sich praktisch alle Vertriebsaktivitäten, von der ersten Informationsbeschaffung bis hin zur Rechnungsstellung. Wolfgang Gärtner, Logistik-Manager beim Laborgerätehersteller, umreißt die wesentlichen Vorteile: „Wir sind nicht mehr gezwungen, Aufträge, die über das Portal eingehen, manuell zu erfassen. Für den Auftraggeber liegt der Vorteil darin, dass er seine Bestellungen ebenfalls automatisieren kann und sämtliche Informationen sofort zur Verfügung hat.“

Ein weiterer Plus liegt in der Aktualität aller vertriebsrelevanten Daten und Bilder. Diese stammen direkt aus der zentralen Datenbank des ERP-Systems. Vor allem bei neuen Produkten ist das von Vorteil, denn der Vertriebspartner findet dort nicht nur Informationen zu Preisen und Lieferzeiten, sondern kann sich auch Angebotstexte und Abbildungen der Artikel direkt aus dem System herauskopieren.

Geht bei einem Händler die Anfrage eines Endverbrauchers ein, kann er online eine Verfügbarkeitsprüfung durchführen. Das System checkt dabei den vorhandenen Bestand und erteilt umgehend Auskunft, ob die angegebene Menge innerhalb der gewünschten Lieferfrist verfügbar ist. Dabei handelt es sich um Online-Auskünfte in Echtzeit, die je nach Bestelllage nach wenigen Minuten schon wieder anders aussehen. Das heißt: Erteilt der Händler online einen Auftrag, erhält er garantiert die auf der Website ausgewiesene Menge zu dem angegebenen Termin.
Bei der Gestaltung der Preisauskünfte auf der Website lässt das System dem Unternehmen völlig freie Hand. Jeder Anwender kann sich eine rollenspezifische Konfiguration des Portal-Angebots erstellen lassen, indem Datenfelder nach Belieben ein- oder ausgeblendet werden. Beispielsweise sieht ein Sachbearbeiter eines Händlers nur Listenpreise, keine Rabatte oder nur die Rabatte bestimmter Vertriebspartner.

Präzise Auftragsverfolgung via Internet

Bei Bestelleingang werden Daten wie Rechnungs- und Lieferanschrift automatisch aus den Kundenstamm des ERP-Systems übernommen. Das System weist dem Auftrag die nächste freie Auftragsnummer zu; allerdings kann der Kunde auch eigene Bestellnummern oder -texte vergeben und braucht bei späteren Abfragen die Leica-Auftragsnummer nicht zu kennen. Der Kunde kann also die Bezeichnung, unter der sein Auftrag geführt werden soll, schon vor der eigentlichen Bestellung festlegen und damit seinem eigenen System folgen.

Auch nach einer Bestellung versorgt das System die Anwender mit allen wichtigen Auskünften. So kann ein Händler jederzeit abfragen, wie viele Aufträge er aktuell offen hat und aus welchen Artikeln sie bestehen: das erspart ihm eine separate Verwaltung seiner Bestellungen. Das System räumt dem Händler überdies umfassende Möglichkeiten zur Auftragsverfolgung ein, denn er kann jederzeit sehen, in welchem Stadium der Abwicklung sich sein Auftrag gerade befindet.

Von der neuen Technik profitieren aber nicht nur die Händler: In den Aufträgen ist immer auch eine Kennziffer des für den Kunden verantwortlichen Außendienstmitarbeiters vermerkt. Sobald ein Spediteur mit der Lieferung beauftragt wird, erhält der Außendienstmitarbeiter direkt aus der ERP-Software automatisch eine Faxnachricht, ein E-Mail oder SMS, die ihm die unmittelbar bevorstehende Auslieferung ankündigt.
In Zukunft wird auch der Export durch FRIDAweb beschleunigt: So kann beispielsweise jedes Gerät oder System binnen vier Tagen in die USA ausgeliefert werden, sofern eine Rechnung vorhanden ist, die der Spediteur für die Vorverzollung des Produktes braucht. Bislang werden diese Belege von den Spediteuren an die ausländischen Zollämter gefaxt. Künftig erhält die Spedition per Mail eine Rechnung, im Anhang befinden sich alle benötigten Dokumente – diese lassen sich dann zeitsparend direkt vor Ort ausdrucken.

iSeries-Server als Herz der IT-Infrastruktur

Das Unternehmen stützt sich für seine Datenverarbeitung hauptsächlich auf einen IBM-Server der iSeries 1,5 Gigabyte Hauptspeicher und einem 92 Gigabyte Raid 5-Festplattenspeicher. Die Gebäude auf dem Firmengelände sind via Lichtwellenleiter verbunden, über die ein Fast Ethernet betrieben wird. Etwa 140 Anwender greifen über das Netz auf das ERP-System zu und nutzen dabei Anwendungen für die Bereiche Disposition, Einkauf, Verkauf, PPS, Lager, FIBU, Statistik, Nachkalkulation, Anlagenbuchhaltung oder Kostenträgerrechnung.

Für das Internetportal wird momentan noch ein Webserver unter Windows NT eingesetzt, der aber schon bald durch eine iSeries ersetzt wird. „Davon erwarten wir uns deutliche Performance-Steigerungen, da der Übergang zwischen iSeries- und Windows-Welt entfällt“, so Bernd Tiletschke, Projektleiter bei Leica Microsystems Nussloch GmbH für die Einführung von FRIDAweb. Der Grund für den Wechsel liegt nicht nur in der höheren Performance, sondern vor allem auch in der besseren Verfügbarkeit: Der Laborgerätehersteller kann und will sich keine Ausfälle seiner Website leisten, da dann die Anfragen sofort per Telefon eingehen und mit hohem Personaleinsatz beantwortet werden müssen.

Der iSeries-Server mit den Produktionsdaten (ERP-Server) soll hierbei innerhalb der Firewall betrieben werden, daher wird der Webserver bewusst vom ERP-Server getrennt und befindet sich somit außerhalb des vom Firewall geschützten Netzes. Zum Schutz der Datenbank des ERP-Systems gelangt der Datenstrom aus dem Internet zunächst bis zum Webserver, danach wird die Leitung zum Internet unterbrochen, und die Datenpakete werden an das FRIDA-System weitergeleitet. Dieses verarbeitet die Daten und schickt sie wieder an den Webserver zurück. Die Verbindung zwischen Internet und ERP-System ist also nie durchgängig offen, es besteht entweder eine Verbindung zwischen Internet und Webserver oder zwischen Web- und ERP-Server. Damit garantiert die neue Lösung eine maximale Sicherheit unternehmenskritischer Daten.

command ag

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