Selten waren Unternehmer, Führungskräfte und jeder einzelne Mitarbeiter so gefordert, Maßnahmen zu ergreifen, um den Erfolg und den Fortbestand des Unternehmens und damit auch den eigenen Arbeitsplatz zu sichern. Denn nur wer sich ständig weiter entwickelt, hat die Zukunft in der Hand und läuft nicht Gefahr, von ihr überrollt zu werden. Es tragen viele Faktoren dazu bei, Marktpositionen zu sichern sowie erfolgreich und effizient zu wirtschaften. Einen sehr elementaren Bestandteil stellen dabei die Werkzeuge dar, die den Mitarbeitern und Führungskräften zur Verfügung stehen, um dies zu unterstützen.
Damit rückt die Finanzbuchhaltung als Schaltzentrale für die empfindlichsten und elementarsten Unternehmensdaten immer mehr in den Mittelpunkt. Hier ist nicht nur Voraussetzung, dass die Anwendung mit weitgehend maschinellen Verarbeitungsroutinen die tägliche Arbeit erleichtert und optimiert. Im Besonderen ist und wird immer wichtiger, in welchem Umfang die Anwendung Möglichkeiten der Auswertbarkeit für den ganzheitlichen Überblick bietet. Um Entscheidungen treffen zu können, muss man zumindest die „nackten“ Fakten kennen und diese zu bekommen, darf keinen Aufwand bedeuten. So sind heutzutage keine Listen sondern Realtime-Dialoginformationen gefragt. Es ist Voraussetzung, dass die Darstellung in Echtzeit erfolgt und flexibel – z.B. von der G&V oder Bilanz-Position aus bis zum Beleg – nachzuvollziehen ist. Auch ist die zukunfts- und wachstumsorientierte Ausrichtung der Anwendung wichtig, um nicht mit dem Wachstum eines Unternehmens an die Leistungsgrenze der Software zu stoßen. Mandantenfähigkeit ist dabei die geringste Anforderung. Hier sind Konzernabbildungen, Sprachversion und elementar integriertes länderspezifisches Steuerrecht gefragt. Die Bilanzierung muss nach den jeweiligen Richtlinien sowohl des Landes als auch des Konzerns parallel möglich sein.
Neben den Funktionalitäten innerhalb der Anwendung rückt auch die Integrationsfähigkeit zu der weiteren Softwareumgebung immer mehr in den Vordergrund. Darauf ausgelegt, sollte eine Finanzbuchhaltung so flexibel sein, dass z.B. das WWS-System die Adressdatenbanken vorhält und der direkte Zugriff darauf aus der FiBu erfolgt. So können redundante Datenhaltungen und die damit verbundene Mehrfachpflege sowie darauf begründete Fehlerquellen eliminiert werden. Auch ist ein weitreichender Datenaustausch zwischen den Anwendungen nur von Vorteil. So können Buchhaltungsinformationen den Debitoren oder Kreditoren auch dem Vertrieb hinsichtlich Bonität, Zahlverhalten, Liefersperren, bezahlten/offenen Posten usw. zur Verfügung gestellt werden. Im Gegenzug sind der Buchhaltung wichtige Informationen über Limitvergaben, offene Aufträge oder Konditionen verfügbar. Auch dies dient wieder zur umfassenderen Auswertbarkeit der Daten.
Die Forderung von EDV-Leitern hinsichtlich eines weitgehend automatisierten Datenflusses innerhalb der Anwendungen wird immer lauter und ist mehr als begründet. Man kann sich vor Augen führen, welches Optimierungspotential und wie viel Arbeitszeitersparnis damit erreicht werden kann, wenn z.B. die Bankkontoauszüge elektronisch verarbeitet, die Positionen maschinell verbucht, die Zahlungen elektronisch abgewickelt sowie die AfA-, Faktura-, Lohn – und Gehaltsdaten maschinell in das System übergeben werden.
Es sind nicht nur Kundenanforderungen, die ein Softwarehaus zu erfüllen hat. Auch der Markt und die jeweilige wirtschaftliche Lage sind von dem Hersteller bei der Konzeption von Werkzeugen für die Kunden zu berücksichtigen. Derzeit liegt dabei der Schwerpunkt und der Hilferuf in der sich immer weiter verschlechterten Zahlungsmoral begründet. Da ist der Anbieter gefordert, seine Kunden mit effektiven und hilfreichen Werkzeugen zu unterstützen. Darauf ausgerichtet kann ein in die Anwendung integriertes, durchdachtes Forderungsmanagement entscheidend dazu beitragen, die Zahltage wieder auf ein angemessenes Niveau zu senken. Damit ist der Kapitalbedarf wieder in den Griff zu bekommen und unnötig hohe Kosten einzudämmen.
Eines sollte jedoch neben all den Funktionalitäten, die Voraussetzung sind, nicht vergessen oder unterbewertet werden: der Faktor „Mensch“! Wenn die Zusammenarbeit in dieser Kunden-Lieferantenbeziehung im Sinne einer partnerschaftlichen Beziehung gelebt wird, können beide Parteien optimal davon profitieren. Ein stetiger Dialog sorgt dabei für eine kunden- und marktgerechte Weiterentwicklung. Dem Kunden stehen hoch qualifizierte Mitarbeiter für die schnelle Beantwortung von Fragen zur Verfügung, Wünsche werden schnell und unbürokratisch umgesetzt. Auch diese Kriterien können entscheidend zur Zufriedenheit beitragen und dem Geschäft nutzen.
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