Dass eine Zeiterfassungssoftware neu eingeführt werden kann, ohne in eine neue Hardware investieren zu müssen, zeigt das Beispiel der Sparkasse Rhein-Nahe. Das Geldinstitut in Bad Kreuznach hat jetzt ihre Personalwirtschaft in ihr Workflow-Programm „Notes“ integriert. Die Mitarbeiter können trotzdem weiter an den bisherigen Lesegeräten der Firma Titze buchen. Die Lösung lieferte die AHB Electronic GmbH, Hemsbach, über eine speziell entwickelte Schnittstelle zur Hardware des Herstellers. Die Situation: Die 930 Mitarbeiter der Sparkasse Rhein-Nahe in Bad Kreuznach buchen ihre Zeiten über Terminals der Firma Titze. Insgesamt sind ca. 100 Lesegeräte an 63 Standorten dafür im Einsatz. Nach dem Auslaufen der Verträge mit dem Anbieter der bisher verwendeten Software sollte die Verwaltung der Arbeitszeiten sowie die Korrektur und die Genehmigungsvorgänge deutlich vereinfacht werden.

Workflowoptimierung

Der Abteilungsleiter der Betriebsorganisation Thomas Mayer sagt dazu: „Wir hatten den Wunsch, viele Vorgänge über Notes zu realisieren, um die aufwändige Zettelwirtschaft bei Anträgen oder Korrekturen zu beenden und um einen weitgehend automatisierten Workflow zu erreichen. Außerdem erhalten die Mitarbeiter schneller Informationen über ihre aktuellen Zeitsalden.“ Wichtigste Voraussetzung für dieses Vorhaben war allerdings, dass die Sparkasse weiter die bisherige Hardware einsetzen kann. „Schließlich hatten wir vor nicht all zu langer Zeit erhebliche Summen in die Lesegeräte investiert.“

Eine Lösung entwickelte die AHB Electronic, deren Zutrittskontrollsystem bereits seit 1984 in der Sparkasse Rhein-Nahe im Einsatz ist. Die AHB Zeiterfassungssoftware „Janus“ lässt sich in Notes einbinden. Mittels einer Schnittstelle zur bisherigen Hardware übernimmt und verarbeitet Janus jetzt alle Daten. Auf diese Weise buchen die Mitarbeiter nach wie vor am Titze-Terminal ihr „Kommen“ und „Gehen“. Hat jemand aber vergessen, am Ende des Arbeitstages sein „Gehen“ zu buchen, erhält er von Janus für Lotus Notes automatisch per e-Mail eine Erinnerung. Über die Mail gelangt er direkt in die Maske „Zeitkorrektur“ und kann Berichtigungen oder fehlende Buchungen für zurückliegende Tage eingeben und zur Freigabe weiterleiten. Dem Missbrauch oder der Manipulation wird durch definierte Freigabewege über Vorgesetzte oder über die Personalabteilung Einhalt geboten.

Auch der Urlaubsplan und die Urlaubsanträge werden über Janus verwaltet. Ihr Zeitsaldo und die Zahl ihrer verbleibenden Urlaubstage können Mitarbeiter jetzt direkt einsehen. Anträge für Urlaub oder Seminare genehmigen Vorgesetzte – nach einem schnellen Blick in die Abteilungsübersicht – „per Mausklick“. Verschiedene Übersichten und Statusinformationen bieten den Abteilungsleitern jetzt ein optimales Instrument für das Personalmanagement.

Vorgabe erfüllt

Für den AHB-Vertriebsleiter Michael Hofmann bedeutet die Entwicklung der Schnittstelle auch eine deutliche Flexibilisierung für Unternehmen, die eine Einbindung ihrer Zeiterfassung in Lotus Notes wünschen. „Zwar sollten im Idealfall Hard- und Software aus einer Hand kommen“, so Hofmann, „doch ist es heute möglich, für besondere Anforderungen die Hardware der Firma Titze und die Software Janus für Lotus Notes zusammen zu führen. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn für bestehende Zeiterfassungssysteme nachträglich Notes als Kommunikationsmedium genutzt werden soll.“

AHB Electronic GmbH

69502 Hemsbach

Telefon: (+49) 06201/4973-0

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